Outlook Serienmail ohne Anrede

Outlook Serienmail ohne Anrede

Die Outlook Serienmail ohne Anrede wäre nicht so ansprechend, oder? Es geht hier auch nicht darum, auf die Anrede gänzlich zu verzichten. Vielmehr möchten wir Ihnen im Video vorstellen wie es aussehen könnte, die Serienmail mit einer ganz anderen Anrede zu versenden.

Oft sehen wir „sehr geehrte Frau Schmidt“ und „sehr geehrter Herr Müller“. Im Video Mit Outlook Serienmail erstellen zeigen wir Ihnen die übliche Anrede. Sofern man in den Outlook-Kontakten jeden Datensatz mit Herr und Frau vervollständigt hat. Aber, solche vollständigen Datensätze begegnen uns eher in den Excel- und Word-Tabellen und Access-Datenbanken. Weniger in den Outlook-Kontakten.

Alternativer Vorschlag: Guten Tag Helga Schmidt – Guten Tag Wolfgang Müller

Herr und Frau ist in diesem Fall egal, allerdings benötigen Sie Vorname und Nachname.

Im Video zeigen wir kurz für 4 Minuten, wie man es genau macht.

Mit Outlook SerienMail erstellen

Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Outlook Serienmail mit einer persönlichen Anrede erstellen.

Für diese Outlook Serienmail benötigen Sie Outlook-Kontakte, die ein ausgefülltes Anredefeld mit Herr und Frau vorweisen können.

Wichtiger Hinweis

Falls Ihre Outlook Kontakte nicht mit den Anreden Herr und Frau erweitert wurden, erfahren Sie in einem Ergänzungsvideo zu diesem Beitrag, wie Sie eine Serienmail trotzdem ansprechend zu Ihren Empfängern bringen können.

Hier geht es zum Ergänzungsvideo Outlook Serienmail ohne Anrede

Video Outlook Serienmail erstellen

Outlook-Adressen auswählen

Ausgangspunkt ist eine Adressdatei in Outlook 2016. (Gilt übrigens auch für andere Outlook-Versionen mit geringen Abweichungen der Dialogboxen). Es handelt sich im Video um eine reine Übungsdatei, alle Datensätze sind fiktiv, weshalb ich auf eine Unkenntlichmachung verzichte. Ähnlichkeiten mit wahren Namen sind zufällig.

Sie sehen die Anrede, Name, Vorname und im Video-Beispiel auch die Firma und die E-Mail-Adressen. Ich wähle zunächst einige Adressen aus, um diesen Personen eine E-Mail zu schreiben.

Nach der Adressenauswahl wählen Sie im Register Start den Menüpunkt Serien E-Mails.

Kontakte zusammenführen und Word starten

In der folgenden Dialogbox „Kontakte zusammenführen“ nehmen Sie Ihre Einstellungen vor.

Entscheiden Sie, Ihre E-Mails nur an die zuvor ausgewählten Kontakte zu senden, oder bei Bedarf alle Kontakte. Sie möchten in Word ein neues Dokument erstellen, oder sie können ein vorhandenes Dokument auswählen. Im Feld Dokumenttyp stellen Sie Serienbriefe ein. Das Ganze wird zusammengeführt in ein neues Word-Dokument.

Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK.

Word öffnet sich automatisch und auch das Register Sendungen.

Word registriert, dass sie den Seriendruck starten möchten und die Empfänger aus Outlook ausgewählt haben.

Unter dem Menüpunkt Empfängerliste bearbeiten wäre hier bei Bedarf Ihre Outlookliste weiter zu modifizieren, zum Beispiel weitere Filter einstellen.

 

 

Seriendruckfelder einfügen

Auf Ihrem weißen Blatt Papier werden nun die Seriendruckfelder eingefügt.

Mit einem Klick auf Seriendruckfelder einfügen sehen Sie alle 90 Felder, was nicht sonderlich hilfreich ist.

Seriendruckfeld Symbol

Seriendruckfeld Symbol

Besser ist folgende Vorgehensweise: Sie klicken im oberen Teil des Befehls Seriendruckfeld einfügen auf das Symbol.

 

 

 

Wieder öffnet sich eine Dialogbox mit dem Namen „Seriendruckfeld einfügen“, aber mit der zusätzlichen Option, „Adressfelder“ wählen zu können. Damit sehen Sie nur die Felder, die für Sie wichtig sind, wie Anrede, Vornahme und Nachname.

Bitte zunächst auf Abbrechen klicken, denn zuvor erstellen wir noch eine Regel.

Regel für personalisierte Anrede erstellen

Eine Regel erstellen Sie mit dem Befehl „Regeln“ und wählen: „wenn dann sonst“.

Das Fenster „Bedingungsfeld einfügen:

Stellen Sie für Feldname die Anrede ein
Vergleich. gleich
Vergleichen mit: hier tragen Sie Frau ein

Lesart: Wenn im Feld Anrede Frau steht, dann soll – sehr geehrte Frau – eingefügt werden.

Sonst diesen Text einfügen, d.h wenn im Feld Anrede nicht Frau steht, dann wird – Sehr geehrter Herr – eingefügt.

Mit OK bestätigen Sie.

Hier wird einmal mehr deutlich, wie wichtig eine gute Datenbankpflege ist. Anredefeld ohne Frau bedeutet mit dieser Regel immer eine Anrede mit „Sehr geehrter Herr“, auch wenn in der Anrede nichts steht oder z.B. Familie, Eheleute, Dr., Dipl.-Ing. etc. Nur zur Info: Die Wenn-Funktion lässt sich mehrfach verschachteln, um mehr als zwei Anredeformen zu generieren. Das zu erklären bedarf eines Extra-Videos.

Name und Vorname einfügen

Fehlt noch der Name der Person. Dafür klicken Sie wieder auf das Icon im oberen Teil des Befehls Seriendruckfeld einfügen.

Wie gehabt die Option Adressfelder markieren und in diesem Fenster nacheinander die Felder Vorname und Nachname mit dem Einfügen-Button einstellen.

Dialogbox schließen.

Achten Sie auf das Leerzeichen zwischen Vor- und Nachname.

Wir sind immer noch im gleichen Register und lassen uns mit einem Klick auf Vorschauergebnisse das Ergebnis anzeigen.

 

E-Mail Text schreiben und Prüfung

Ergänzen Sie Ihre Anrede noch mit einem Satzzeichen und schreiben Ihren E-Mail Text.

Dieser Seriendruck wird jetzt noch einmal überprüft.

Im Modul Vorschau-Ergebnisse prüfen Sie über die Funktionen der Datensätze ihre einzelnen Datensätze mit Klick auf die Vor- und Zurückpfeile.

Fertigstellen und senden

Zum Versenden der Serien E-Mail klicken Sie auf  Fertig stellen zusammenführen > E-Mail Nachrichten senden.

Im Fenster „Seriendruck in E-Mail“ die Betreffzeile eingeben.

seriendruck in email

Seriendruck in Email

Datensatzauswahl: Eine Auswahl findet selbstverständlich nur unter den Datensätzen statt, die Sie zu Beginn ausgewählt haben. In unserem Video-Beispiel sind das fünf Datensätze.

Wenn Sie jetzt auf den Befehl OK klicken, wird Ihre Serien E-Mail sofort versendet. Beobachten Sie, wie sich die Anrede laufend verändert bis alle Serien E-Mails gesendet sind.

 

In Outlook im Ordner gesendete Objekte prüfen Sie den Ausgang ihrer E-Mail-Adressen.

Vielen Dank. Gutes Gelingen und weiterhin viel Erfolg mit Outlook.

Ihr Othmar Wrana

Schnellbausteine in Outlook

Schnellbausteine in Outlook anlegen

Smarter e-mailen mit Schnellbausteinen und AutoText. Schnellbausteine in Outlook helfen Ihnen dabei, Texte automatisch, schnell und bequem einzufügen, ohne auf die Signaturfunktion zugreifen zu müssen. Speichern Sie Textabsätze, Logos oder Tabellen als Schnellbausteine. Wie in WORD (Word-Beitrag dazu hier) stehen dafür auch in OUTLOOK drei Wege zur Verfügung.

Wir beschreiben im Video das Anlegen der Bausteine in Outlook 2016. Keine Sorge, diese Beschreibung gilt auch für Outlook 2010 und Outlook 2013.

Schnellbaustein anlegen über das Einfügen-Menü

  1. Starten Sie mit einer neuen Mail. Entweder über die Tastenkombination „Strg“ + „N“, oder über das Start-Register mit „Neue E-Mail“. Schreiben Sie Text oder ein anderes Element, das Sie als Schnellbaustein speichern möchten.
  2. Markieren – ohne markieren geht nichts.
  3. Registerkarte „Einfügen“ > „Schnellbausteine„> „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern
  4. Im Fenster „Neuen Baustein erstellen“ die Felder ausfüllen.
    Geben Sie dem Baustein einen aussagekräftigen Namen.
    Die Felder sind selbsterklärend.
    Die Kategorie fülle ich meistens aus, damit ich meine Vorlagen schneller finde.
  5. Mit Klick auf „OK“ wird der Baustein gespeichert.

Schnellbaustein in Text einfügen

Erst bei einem Klick in das Textfeld der E-Mail-Maske können gespeicherte Bausteine eingefügt werden.
In der Betreffzeile ist das nicht möglich.

Kürzel tippen und F3-Taste sofort drücken – der Schnellbaustein ist damit ausgelöst

AutoText Baustein in Outlook mit Tastenkombination ALT+F3 anlegen

Probieren Sie – wie in Word – die Tastenkombination ALT + F3 und leiten damit die AutoText Funktion ein.
Sehr schneller Vorgang.

  1. Markieren Sie das Element
  2. Tippen Sie gleich danach die Tastenkombination ALT + F3

Sie speichern den Baustein als AutoText Eintrag automatisch im Katalog AutoText und in der Kategorie Allgemein – wenn Sie daran nichts ändern.

Sie dürfen hier ändern! Das empfehle, denn wählen Sie im Feld Katalog Schnellbausteine aus, erhalten Sie gleichzeitig Ihre zuvor angelegte Kategorie zur Auswahl. Die Übersicht bleibt damit erhalten.

AutoText-Baustein mit ALT F3 anlegen

AutoText-Baustein mit ALT F3 anlegen

AutoText Baustein in Text einfügen

Kürzel schreiben und anschließend sofort die Taste F3 drücken. (ohne ALT)

Schnellbaustein in Outlook bearbeiten und löschen

! Abweichung von Word (falls das jetzt jemand im Kopf haben sollte) , siehe auch Abbildung unten.

In vier Schritten gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus für die Schnellbausteine:

  1. Einfügen> Schnellbausteine
  2. Rechtsklick auf einen Baustein
  3. Klick auf „Organisieren und löschen“

Damit haben Sie alle Schnellbausteine in einer Liste aufgeführt und nehmen nun die notwendigen Bearbeitungen vor.

Einen einzelnen Baustein bearbeiten Sie, wenn nach Schritt 3 „Eigenschaften bearbeiten“ auswählen.

Schnellbaustein in Outlook über AutoKorrektur-Option erstellen.

Es bieten sich Grußformeln an, aber auch Tabellen und Bilder sind möglich, genauso wie in Word.

  1. Markieren Sie zuerst alle gewünschten Elemente.
  2. Datei>Optionen>E-Mail>Rechtschreibung und AutoKorrektur>Dokumentprüfung>AutoKorrektur-Optionen.

Zugegeben – ziemlich langer Weg, aber Sie legen Ihren Schnellbaustein einmalig an. Dafür lösen Sie ihn viel schneller aus, nämlich mit einer Leertaste, Tab oder Enter, ohne Ihre Finger in die oberste Reihe der Tastatur bewegen zu müssen.

Im Fenster „AutoKorrektur in E-Mail“ vergeben Sie für Ihren Baustein im Feld „Ersetzen“ ein Kürzel.

Dieses Kürzel steht für den zuvor markierten Text. Das Kürzel sollte so gewählt sein, dass es in Ihrem normalen Text nicht zur Anwendung kommt. Denken Sie daran, dass eine Leertaste reicht, um diesen Schnellbaustein mit seinem gesamten Text in der Folge auszulösen.

Achten Sie auf die Option „Formatierter Text“.

Bearbeiten oder Löschen in der AutoKorrektur

Wieder der lange Weg in die AutoKorrektur:
Datei>Optionen>E-Mail>Rechtschreibung und AutoKorrektur>Dokumentprüfung>AutoKorrektur-Optionen

Suchen Sie Ihr Kürzel, das alphabetisch abgelegt ist,
markieren die Zeile und ersetzen oder löschen diesen Eintrag.

Fazit

Schnellbausteine in Outlook werden m.E. immer noch stiefmütterlich genutzt. Vielleicht kennen viele Nutzer diese Funktion für Outlook nicht oder glauben, dass sie lediglich in der Textverabeitung WORD angewendet werden kann? Jetzt wissen Sie, das dem nicht so ist und schreiben zukünftig Ihre E-Mails ebenso fix wie in WORD.

Hier geht es zum Beitrag Schnellbausteine in WORD.

Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit und wünsche weiterhin viel Spaß und Erfolg mit Outlook.

Ihre Barbara Wrana

Outlook Regeln erstellen

Outlook Regeln erstellen

Erhalten Sie viele E-Mails als Kopie, die sogenannten  „CC-Mails“? Manchmal sind sie gar nicht wichtig und einige CC-Mails muss man nicht sofort lesen, sondern vielleicht erst viel später, wenn es im Büro etwas ruhiger zugeht. Die Absender von CC-E-Mails möchten sicher gehen, dass ALLE die Informationen erhalten und setzten Sie einfach auf die „CC-Liste“. Leider ist dieser Absender nicht der einzige Absender mit „ganz wichtigen“ Infos und so verstopfen unzählige E-Mails Ihr Postfach. Die CC-Funktion in Outlook derart missbraucht, führt zu diesem hausgemachten Datenmüll, der mit Outlook Regeln erstellen beseitigt werden kann.

Alle CC E-Mails werden automatisch beim Abholen in einen Unterordner verschoben. Bestimmt fallen Ihnen noch mehr mögliche „Störenfriede“ ein, die Sie erst einmal am liebsten aus Ihrem Postfach verbannen würden. Dann klappt es wieder mit dem Überblick im Outlook-Postfach.

Mit Outlook Regeln erstellen ist wirklich nicht schwer. Wir stellen Ihnen den Regelassistenten vor. Weiter unten im Text stellen wir Ihnen noch weitere mögliche Regeln vor und geben Tipps, was Sie unbedingt beachten sollten, bevor Sie Regeln in Outlook erstellen.

Regelassistent in Outlook 2007 erreichen Sie unter EXTRAS  > REGELN
Outlook Versionen 2013 und 2016 sind identisch mit 2010

Wir zeigen Ihnen im Video eine Regelerstellung in Outlook 2010 die dafür sorgt, dass alle E-Mails, die Ihnen als Kopie zugesandt werden, in einen dafür bestimmten Extra-Ordner automatisch abgelegt werden. Prinzipiell können Sie danach selbstverständlich andere Regeln erstellen.

Ein Beispiel wäre, immer einen bestimmten Absender, wie die E-Mails eines Kollegen, gleich in den dafür vorgesehen Ablageordner zu sortieren. In unserem Video geht es um die einfache Regel ohne Ausnahme.

Ordner erstellen:

Zunächst erstellen Sie bitte im Posteingang einen Unterordner mit der gewünschten Bezeichnung, in unserem Beispiel ist das „CC“, das übrigens für Carbon Copy steht. Der Ordner CC ist noch ohne Inhalt. Das Erstellen des neuen Ordners kann auch im weiteren Verlauf der Regelerstellung im Assistenten vorgenommen werden. Muss also nicht unbedingt gleich am Anfang geschehen.

CC Ordner anlegen

CC Ordner im Posteingang anlegen

Regelassistenten aktivieren:

Der Regelassistent wird aktiviert mit einem Klick im
Register Start > Regeln > Regel erstellen – im neuen Fenster Klick unten rechts auf  > erweiterte Optionen.

Regelassistent in Outlook 2007 erreichen Sie unter EXTRAS –REGELN, Outlook Versionen 2013 und 2016 sind identisch mit 2010.

Welche Bedingungen möchten Sie überprüfen:

Schritt 1: Sie sehen in dieser Dialogbox welche Bedingungen Outlook prüfen kann, wenn eine Email eintrifft. In unserem Fall soll geprüft werden, ob mein Name im Feld CC enthalten ist. Daher wird diese Option aktiviert. WEITER…

CC regel im Regelassistenten anlegen

CC regel im Regelassistenten anlegen

Was soll mit dieser Nachricht passieren:

Schritt1: Ich will diese Email in einen ZIEL Ordner verschieben und wähle daher die erste Option aus.
Schritt 2: Nun muss noch der Zielordner bestimmt werden, dies geschieht im unteren Teil der Dialogbox. Mit einem KLICK auf das blaue Wort ZIELORDNER werden alle vorhandenen Ordner gezeigt. Gut, wenn Sie jetzt wie im Absatz oben „Ordner erstellen“ bereits einen Unterordner erstellt haben. Andernfalls klicken Sie jetzt bitte auf den Button „NEU“ und legen jetzt einen Ordner an. Ich wähle hier den Ordner CC aus und bestätige mit OK. WEITER…

was soll mit der Nachricht passieren

was soll mit der Nachricht passieren

Möchten Sie Ausnahmen festlegen?

Haben Sie keine Ausnahmen, gibt es nichts einzustellen. Lesen Sie sich ruhig einmal durch, welche Ausnahmen Sie dieser Regel hinzufügen können. Im Video gehe ich nicht weiter darauf ein. WEITER…

Regelassistent – letztes Fenster:

Schritt 1: Sie können der Regel einen Namen geben für späteres leichtes Auffinden, oder einfach so stehen lassen.
Schritt 2: Legen Sie mit dem ersten Häkchen fest, dass die Regel auf bereits vorhandene E-Mails angewendet wird und mit dem zweiten Häkchen ist die Regel für die Zukunft aktiviert.

Ein Klick auf FERTIGSTELLEN

startet die Regel und alle bereits vorhandenen CC-Mails werden in den Ordner CC verschoben. Je nach Anzahl der CC Mails kann das einen kleinen Moment dauern.

Zukünftig werden alle CC-E-Mails automatisch in den CC-Ordner verschoben.

Bestimmt können Sie sich jetzt vorstellen, dass noch einige andere Regeln Ihnen die Arbeit abnehmen und erleichtern könnten im täglichen Kampf gegen die E-Mail-Fluten. Wir haben ein paar Ideen dafür, die wir Ihnen nicht vorenthalten werden.

Regel fertigstellen

Regel fertigstellen

Weitere Tipps gegen die E-Mail-Fluten

  1. E-Mails per Regel eine Kategorie zuweisen, z.B. alle E-Mails die ein bestimmtes Projekt betreffen, werden in GRÜN dargestellt.
  1. E-Mails von einer bestimmten Firma zeichnen sich meistens durch einen Domainnamen in der Emailadresse aus. Also warum nicht einen Firmenordner anlegen und alle diese E-Mails der Firma in einen Firmenordner fließen lassen?
  1. Newsletter verschieben. Diese Newsletter habe ich bestellt und die will ich haben. Jedoch kann ich sie auch zu einem späteren Zeitpunkt lesen und benötige sie nicht direkt im Posteingang. Die Newsletter können gut nach den Adressen gefiltert werden. Will ich alle Newsletter gesammelt in einem Newsletter-Ordner ablegen, muss ich nach einem Stichwort suchen lassen und nicht nach Adressen filtern. Gute Stichwörter wären z.B. unsubscribe, Abmeldung, abmelden. Meistens sind diese Wörter am Ende eines (seriösen) Newsletters enthalten.
  1. Regeln können auch für den Ordner „Gesendete Objekte“ erstellt werden. Zum Beispiel bei den Anfragen für Angebote. Das Schlüsselwort bleibt Ihnen überlassen, aber egal was für ein Suchwort, es kann im Betreff und im Textfeld vorkommen.
  1. Nur die wichtigsten Emails sollen Sie unterbrechen dürfen. Sie können die Mailbenachrichtigungen komplett ausschalten. Die E-Mails Ihres Vorgesetzten, wichtiger Kunden oder die des Ehepartners möchten Sie schon sehen und darüber benachrichtigt werden. Mit Regeln in Outlook schalten Sie diese Benachrichtigungsfunktion partiell wieder ein.
  1. Regeln für häufig wiederkehrende Aufgaben: Sie wissen am besten selbst, welche Aufgaben sich an Ihrem Arbeitsplatz ständig wiederholen. Zum Beispiel die „Anmeldung für das Seminar XY“ ausdrucken und ablegen. Die Regel könnte z.B. lauten: Alle E-Mails, die im Betreff oder Text (Bedingung mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text) die Wörter Anmeldung, Seminaranmeldung oder Seminarbestätigung enthalten, diese drucken (was soll mit der Nachricht passieren) und anschließend in den Ordner Seminaranmeldungen verschieben.

Allgemeine Informationen zum Thema Regeln erstellen in Outlook

Seien Sie so präzise wie möglich beim Formulieren Ihrer Outlook-Regeln, ohne das Kind mit dem Bade auszuschütten. Was soll das bedeuten?

Sind Sie zu genau, brauchen Sie viele einzelne Regeln. Sind Sie ungenau, erwischt es E-Mails die Sie gar nicht berücksichtigen wollten. Also überlegen Sie wirklich gut und formulieren dann die Regeln. Selbstverständlich können Sie eine bestehende Regel ändern oder löschen, falls Ihnen ein Fehler unterlaufen ist.

Wenn ich eine Regel wieder lösche, wird dann alles rückgängig gemacht?
NEIN. Jede ausgeführte Regel bleibt ausgeführt. Die Löschung einer Regel wirkt sich nur auf zukünftige E-Mails aus. Ebenso bei einer Änderung der Regel.