Vorlagen in Outlook 365 erstellen

von | 22/03/2022 | Outlook | 0 Kommentare

Vorlage in Outlook 365 erstellen

 

Mit folgenden Schritten wird eine Outlook 365 Vorlage erstellt:

  1. Start – Neue E-Mail
  2. Schreiben der E-Mail mit dem gewünschten Inhalt.
  3. Bei Bedarf anfügen einer Anlage
  4. Das Speichern erfolgt über „Datei“ – „Speichern unter“ – Name für die Vorlage eintragen
  5. „Dateityp“ muss die „Outlook-Vorlage“ sein. Die Erweiterung lautet .oft
  6. Speicherort ist der Ordner „Templates“ 
  7. Speichern

     

    Damit ist die Outlook Vorlage erstellt.

Das Video zum Thema Vorlagen in Outlook 365 erstellen

Mit der Outlook-Vorlage eine E-Mail erstellen

 

Jetzt soll die Vorlage genutzt werden, um eine E-Mail zu erstellen.

Vorgehensweise:

  1. Menü Start
  2. Punkt „Neue Elemente“
  3. Weitere Elemente
  4. Formular auswählen

Speicherort ist „Vorlagen im Dateisystem“

 

Vor dem Versand der E-Mail, kann der Vorlageninhalt beliebig verändert und angepasst werden.

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Outlook Signaturen exportieren in anderen PC

von | 26/04/2021 | Outlook | 5 Kommentare

Outlook Signaturen exportieren in anderen PC oder Laptop

 

Outlook bietet keine Möglichkeit, Signaturen von einem PC auf einen anderen PC zu übertragen, z. B. beim Umzug auf einen neuen Rechner. Wer keine spezielle Software einsetzt, zum Beispiel MoBackup, kann das Problem relativ einfach lösen unter Zuhilfenahme eines USB-Sticks. Sollen Signaturen auf einen anderen PC übertragen werden, muss dazu der Inhalt des Ordners SIGNATURES kopiert werden, um ihn anschließend in den anderen Computer/Userprofil einzufügen.

Der Ordner Signatures

 

Ich zeige hier und im Video, wie ich Signaturen von meinem Computer unter dem User „Othmar1“ in einen anderen Computer bzw. in ein anderes Userprofil exportiere.

Der Ordner SIGNATURES befindet sich bei der Standardinstallation von Outlook 365 in folgendem Pfad:

C:\Users\<Ihr Name>\AppData\Roaming\Microsoft

Für <Ihr Name> steht  der Name, mit dem Sie sich in Windows angemeldet haben.  Der AppData-Ordner ist Bestandteil Ihres User-Profils und der Eigenen Dateien. Allerdings nicht sichtbar in den Standardeinstellungen. Das könnte man ändern. Allerdings ist dieser Ordner nicht ohne Grund unsichtbar und meistens haben Sie als User in den Firmen keinen Zugriff auf diesen Ordner.

Wie komme ich nun in den Signatures Ordner?

 

  1. Geben Sie in das Suchfeld unten links in der Startleiste (Lupe) folgende Suchphrase ein: %appdata%\microsoft\signatures
  2. Bestätigen Sie mit ENTER.

 

Sie gelangen direkt zu den einzelnen Signaturen, also dem kompletten Inhalt des Ordners Signatures, auch wenn dieser Ordner in der Regel ausgeblendet ist.

Zum Video Outlook Signaturen exportieren

 

TIPP

Den Backslash \ stellen Sie dar mit der Tastenkombination AltGr + ß

oder

Sie kopieren einfach die Suchphrase: Markieren – STRG C + STRG V

Schritt für Schritt den Ordner Signatures exportieren

 

Wie oben beschrieben, steuern Sie den Ordner Signatures an.

  1. Kopieren Sie den kompletten Inhalt des Ordners Signatures z.B. auf einen USB-Stick, mit dem Shortcut STRG+A für alles markieren – Rechtsklick auf die Markierung – Senden an den Stick, der im PC steckt.
  2. Im anderen Computer steuern Sie ebenfalls wieder diesen Pfad an: C:\…\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
  3. Kopieren Sie nun die Inhalte vom Stick in den Ordner Signatures des anderen Computers.  Achten Sie darauf in den richtigen USER-Ordner zu kopieren, falls dort mehrere Nutzer angemeldet sind.
  4. Damit sind alle Outlook Signaturen exportiert auf einen weiteren Computer.

Das gleiche Verfahren gilt auch, wenn Sie die Signaturen einem anderen Nutzer zukommen lassen möchten. Also derselbe Computer, aber einem anderen Nutzer.

HINWEIS: In Firmen dürfen häufig keine Sticks o.ä. Datenträger angeschlossen werden. Fragen Sie Ihre Admins!

 

Viel Erfolg

Ihr Othmar Wrana

Serien-Emails mit Outlook 365 erstellen

von | 19/01/2021 | Microsoft 365, Outlook | 0 Kommentare

Serien-Emails mit Outlook 365

Serien-Emails sind Nachrichten, die an viele Empfänger aus den Outlook Kontakten versendet werden. Bis auf wenige Stellen enthält die Nachricht einen identischen Inhalt, z. B eine Einladung oder eine Umfrage zu einem Thema. Darüber hinaus können die Empfänger mit einer persönlichen Anrede angesprochen werden.

Zum Video

Kontakte in Outlook mit Anrede

Sollen die E-Mail mit einer personalisierten Anrede erstellt werden, muss in den Kontakten auch eine Anrede erfasst sein. Dazu muss das Feld Name.. im Kontakt geöffnet sein und die Anrede wird ausgewählt.

Auswahl der gewünschten Kontakte

Zunächst müssen in den Outlook Kontakten die gewünschten Empfänger gewählt werden. Dazu wird Outlook gestartet und das Modul Personen aktiviert. 
Empfehlenswert ist die Listen Ansicht. Sie wird aktiviert über das Menü ANSICHT – Ansicht ändern – Liste

Für die  Auswahl von verschiedenen  Kontakten muss die STRG-Taste gedrückt werden = die Mehrfachauswahl

Seriendruck starten in Outlook

Nach Auswahl der gewünschten Kontakte wird der Seriendruck  in Outlook gestartet. Im Register START befindet sich das Icon Serien-Emails.

Mit Klick auf das Icon folgt diese Dialogbox:

In dieser Dialogbox können  verschiedene Optionen gewählt werden. Die Emails werden z. B. nur an die ausgewählten Kontakte versendet und es wird ein neues Dokument in Word erstellt 
Als Dokument-Typ muss Serienbriefe gewählt werden und am Ende werden die Daten per E-Mail zusammengeführt.
Mit OK wird das Programm Word gestartet.

E-Mail in Word schreiben

In Word wird ein leeres Dokument geöffnet und die E-Mail kann geschrieben werden. 

Um eine persönliche Anrede zu erstellen, muss das Fedl NAME eingefügt werden. Dies geschieht über den Befehl SENDUNGEN und das Icon Seriendruckfeld einfügen. Es öffnet sich dann eine Liste mit allen Feldnamen aus den Outlook Kontakten.

Hier können bei Bedarf auch die Felder NAME, NACHNAME, VORNAME oder ANREDE gewählt werden.

Fertigstellen und zusammenführen

Nachdem die E-Mail geschrieben ist, folgt noch das Versenden der E-Mail an die gewählten Kontakte. Dazu wird im Register Sendungen der Befehl Fertigstellen und zusammenführen gewählt. 

 

Über den Button Fertigstellen und zusammenführen  wird der Befehl E-Mail Nachrichten senden… gewählt.

 

In dieser letzten Dialogbox muss der Betreff eingetragen werden. Bei Bedarf kann nur eine bestimmte Anzahl von Datensätzen gesendet werden. Das ist hilfreich wenn man eine Testsendung starten möchte.  Üblicherweise wird die Funktion Alle gewählt.

Mit OK erfolgt der Versand der E-Mails.

Viel Erfolg mit Ihren Serien-Emails

wünscht Othmar Wrana

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Termine per HOL-Datei in Outlook Kalender importieren

von | 18/12/2020 | Outlook | 0 Kommentare

Termine per Datei in Outlook Kalender importieren

Möchten Sie auch Kalenderdaten, wie Geburtstage, Hochzeitstage, irgendwelche Jahrestage der Verwandten, Veranstaltungen und andere Events im Outlook-Kalender abbilden? Auch Firmenevents, die lange in der Vorausplanung stehen, möchte man am liebsten in einem Rutsch in den Kalender schreiben.

Ich kann Ihnen versichern, der Rutsch kommt später. Zunächst müssen Sie so oder so alle gewünschten Termin aufschreiben. Das in einer bestimmten Sytanx. Trotzdem geht es fixer, als jedes einzelne Event in den Kalender einzutragen. 

Eine Datei mit der Endung .hol anlegen

 

Ausgangspunkt ist eine Textdatei, die über einen Editor erstellt werden muss. Die Datei-Erweiterung muss die Endung .hol aufweisen; hol steht für Holiday und wird nur so von Outlook in den Kalender eingelesen.

Als Texteditor verwende ich den Editor aus dem Windows Zubehör. Am besten geben Sie den Begriff EDITOR in die Suchleiste ein und wählen ihn oben in den Suchergebnissen aus.

VIDEO: Termine per HOL-Datei in Outlook Kalender importieren

Die Holiday-Datei anlegen – xxx.hol

 

Es geht um Firmenevents. Deshalb soll meine Datei unter dem Begriff Veranstaltungen angelegt werden.

Dieser Titel muss in eckigen Klammern eingeschlossen werden und sieht so aus  [Veranstaltungen] .

Die eckigen Klammern werden mit folgender Tastenkombination erzeugt:

ALtGr + 8  für Klammer auf bzw. AltGr + 9  für Klammer zu.

Danach muss die Anzahl der Termine eingetragen werden, die erfasst werden sollen,  hier z. B. 11 Termine

Die gewünschten Termine bzw. Jahrestage müssen in folgender Schreibweise und Reihenfolge erfasst werden:

  1. Bezeichnung des Termins, gefolgt von Komma und Leerzeichen
  2. Datum in der US schreibweise, also Jahreszahl/Monat/Tag
  3. Getrennt wird das Ganze mit dem Schrägstrich „/“, aber natürlich ohne die Anführungszeichen.

Beispiel: Geburtstag Chefin, 2020/11/15

Dieser Eintrag erstellt nur einen Termin. Für die weiteren Jahre, muss diese Zeile kopiert werden und so oft eingefügt werden, wie Termine geplant sind. Die endgültige Datei hat folgendes Aussehen:

 

Speichern der Datei

Die Datei wird gespeichert unter dem Namen Veranstaltungen und die Erweiterung muss HOL lauten, für Holiday, also Veranstaltungen.hol

Datei in Outlook Kalender übertragen

Die Datei Veranstaltungen.hol mit den Terminen muss jetzt in einem Rutsch in den Kalender von Outlook übertragen werden. Dazu wird der Dateiname mit einem Doppelklick aktiviert. Durch den Doppelklick folgt automatisch die im Bild dargestellte Dialogbox.

Die „Veranstaltungen“ müssen mit der Checkbox aktiviert werden und mit OK werden die Termine in den Outlook Kalender übertragen.

 

VIel Erfolg mit Outlook

Ihr Othmar Wrana

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Serienmail Outlook 2016 wenn Herr und Frau fehlt

von | 14/12/2020 | Outlook | 0 Kommentare

Serienmail Outlook 2016 wenn Herr und Frau fehlt

Die Outlook Serienmail ohne Anrede wäre nicht so ansprechend, oder? Es geht hier auch nicht darum, auf die Anrede gänzlich zu verzichten. Vielmehr möchten wir Ihnen im Video vorstellen wie es aussehen könnte, die Serienmail mit einer ganz anderen Anrede zu versenden.

Oft sehen wir „sehr geehrte Frau Schmidt“ und „sehr geehrter Herr Müller“. Im Video Mit Outlook Serienmail erstellen zeigen wir Ihnen die übliche Anrede. Sofern man in den Outlook-Kontakten jeden Datensatz mit Herr und Frau vervollständigt hat. Aber, solche vollständigen Datensätze begegnen uns eher in den Excel- und Word-Tabellen und Access-Datenbanken. Weniger in den Outlook-Kontakten.

Alternativer Vorschlag: Guten Tag Helga Schmidt – Guten Tag Wolfgang Müller

Herr und Frau ist in diesem Fall egal, allerdings benötigen Sie Vorname und Nachname.

Im Video zeigen wir kurz für 4 Minuten, wie man es genau macht.

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E-Mails im Posteingang farbig hervorheben und E-Mail Postfach organisieren

von | 08/09/2020 | Outlook | 10 Kommentare

E-Mail Postfach organisieren. Im Posteingang werden E-Mails farbig markiert

Gilt für Outlook 363/2016

Bei der täglichen E-Mail Flut kann es vorkommen, dass eine wichtige Nachricht übersehen wird. Die Lösung: Verpassen Sie bestimmten E-Mails eine Farbe im Posteingang. Das ist nur eine Maßnahme, mit der Sie Ihr E-Mail Postfach organisieren.

Aufgabe: Zum Beispiel sollen von bestimmten Personen eingehende E-Mails rot gekennzeichnet werden.

 

Das Video zum Thema

Achtung Phishing – bitte wachsam bleiben

Wir unterstützen Betrugstest.com und möchten Sie sensibilisieren, Merkmale von Phishing-Mails zu erkennen.

Aus diesem Grund zeigen wir am Ende dieses Beitrags eine Infografik von betrugstest.com zu diesem Thema.  Die Infografik vermittelt einfach und bildhaft wichtige Informationen, die Sie im Ernstfall vor Pishing-Mails schützen können.

Springen Sie direkt dorthin.

Die Vorgehensweise, um E-Mails farbig zu markieren

1. Wählen Sie das Register Ansicht
2. Ansichtseinstellungen

Sie erhalten die folgende Dialogbox

3. Wählen Sie den Punkt Bedingte Formatierung

Es folgt diese Dialog-Box; die vorhandenen Regeln können nicht gelöscht werden, aber sie könnten bei Bedarf anders formatiert werden.

4. Mit Hinzufügen vergeben Sie einen Namen und wählen die gewünschte Formatierung aus.

Es kann eine Schrift-Farbe gewählt werden, sowie die Schriftgröße und der Schriftschnitt.

5. Legen Sie im letzten Schritt fest

welche Bedingung gelten soll, um die E-Mail farblich zu kennzeichnen. Hier soll ein bestimmter Absender hervorgehoben werden.

Mit dem Befehl BEDINGUNG folgt die Box wie rechts zu sehen

Die Adresse wird unter Von ausgewählt.  Schließend Sie den Dialog mit Ok.

Im Beispiel werden eingehende E-Mails von Othmar Wrana jetzt rot hervorgehoben, wenn die von Ihnen festgelegte Bedingung erfüllt ist.

Im Video zeige ich ein weiteres Beispiel für die Hervorhebung einer Betreffzeile. Diese Maßnahmen bilden nur einen kleiner Teil vieler Möglichkeiten, den E-Mail Posteingang zu organisieren.

Gutes Gelingen und Spaß mit Outlook

Ihr Othmar Wrana

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Achtung Phishing – Wachsam bleiben

 


(via www.betrugstest.com)

Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

von | 12/05/2020 | Microsoft 365, Outlook | 0 Kommentare

Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

 

Der Titel lässt es erahnen. Hier geht es nicht um Einstellungen des Kontos in der Desktop-Version, sondern um Einstellungsmöglichkeiten in der Cloud. In diesem Beitrag/ Video werden keine Postfach-Einrichtungen erläutert (POP und IMAP etc.), sondern Einstellungen für Optik und Funktionen, wie Signaturen etc.

Viele von Ihnen kennen bereits die Einstellungen. Wenn man erst einmal den Weg gefunden hat, richten Sie auch eine Signatur problemlos ein. 

Mit einem Klick auf das Einstellungsrad in der obersten Menüleiste finden Sie die Einstellungen, die Ihnen in der Cloud das Outlook-Leben erleichtern können. Sie sehen die sogenannten Schnelleinstellungen. Stellen Sie hier den  „Dunkler Modus“ ein und schalten die „Desktop-Benachrichtigungen“ für ungestörtes Arbeiten einfach ab. Mit einem Klick auf „Alle Anzeigen“ öffnen Sie weitere Designs. Ein einfaches Scrollen führt Sie in die Einstellungen wie  „Unterhaltungsansicht“ und „Lesebereich“. Gerade beim Online-Arbeiten haben wir nicht immer größere Bildschirmansichten zur Verfügung und umso wichtiger ist eine komfortable Ansicht.

Am Ende der Outlook Einstellungen befindet sich der Link zu Alle Outlook -Einstellungen anzeigen. Dieser Punkt führt uns in weitere Einstellungsmöglichkeiten, auf die ich nur kurz eingehe.

Alle Outlook 365 Einstellungen

 

Wie bereits oben beschrieben, mit einem Klick auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen öffnet sich ein neues Fenster. Es besteht aus 3 Spalten.

Die linke Spalte nimmt die Komponenten auf wie Allgemein, E-Mail, Kalender, Personen und im Bild „Premium“. Hier im letzten Punkt handelt es sich rund um die Funktionen in Ihrem Abonnement, sofern vorhanden. Im Bild darunter findet man diesen Punkt nicht. Mit einem Klick auf die jeweilige Komponente öffnen sich in der zweiten Spalte die dazugehören Details, oder Unterpunkte, die Sie einstellen können.

Zum Schluss finden Sie den Link „Schnelleinstellungen anzeigen“, der Sie wieder zurückführt.

Im Punkt „E-Mail“ sind folgende Outlook 365 Einstellungen hervorzuheben

 

  • Signatur einrichten über „Verfassen und Antworten“
  • Vorgaben für das Teilen (Freigeben) von Dokumenten
  • Die umfangreiche Regelerstellung
  • Weiterleitung von E-Mails an andere Postfächer
  • Automatische Antworten bei Abwesenheit.

 

Zum Punkt „Regeln“ werde ich ein EXTRA-Video erstellen. Regeln sind sehr umfangreich!

Das nur um die wichtigsten Outlook 365 Einstellungen Punkte zu nennen.

Video Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

Weiterführender Link zu Outlook 365 Einstellungen

Ändern von Kontoeinstellungen in Microsoft 365 Business

 

Viel Erfolgt mit Outlook 365 wünscht Ihnen

Othmar Wrana

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Outlook 365 ONLINE E-Mail schreiben

von | 06/03/2020 | Outlook | 0 Kommentare

E-Mail schreiben Outlook 365 online

 

Es geht um die Variante Outlook 365 ONLINE. Die Online-Variante unterscheidet sich etwas vom offline installierten Outlook 365. Auf das grundsätzliche E-Mail schreiben gehe ich im Video ein. Ich beschreibe es aber nicht schriftlich, weil es so unterschiedlich zur Offline-Installation nicht ist.  Hier geht es vor allem um die kleinen Unterschiede der Online-Variante von Outlook 365 zur Offline-Installation.

Das Video zu Outlook 365 Online

 

Immer wieder das BCC-Feld – wo ist das in Outlook 365 online?

 

Die Blind-Carbon-Copy, das BCC-Feld, wird häufig falsch oder gar nicht genutzt. Dabei ist vor dem Hintergrund der steigenden Datenschutzmaßnahmen dieses eine Feld besonders wichtig – und dabei am einfachsten umzusetzen. Nur wo ist es? Direkt vor Ihrer Nase und trotzdem gibt es zahlreiche Anfragen, wie das BCC-Feld sichtbar wird. 

Oben rechts im Nachrichtenfenster klicken Sie auf BCC. Möglich ist auch, dass Sie dort noch das CC-Feld einstellen müssen, falls Sie Outlook 365 Online zum ersten Mal einrichten oder starten.

Das Drei-Punkt-Menü 

Das Drei-Punkt-Menü befindet sich an zwei Stellen im Nachrichtenfenster. Erste Stelle wir oben im Bild direkt neben dem Papierkorb (Verwerfen) und an der zweiten Stelle unten in der sog. Statuszeile.

Mit Klick auf die 3 Punkte erhalten Sie weitere Befehle wie z.B.  E-Mail als Entwurf speichern, eine Signatur einfügen, die Wichtigkeit festlegen oder Nachrichten Optionen bestimmen.

Nachrichten formatieren

Es gibt neue Möglichkeiten eine E-Mail in Outlook 365 Online optisch zu gestalten, die in der Offline-Variante von Outlook nicht gegeben sind. Standardmäßig ist unten die Formatierungsleiste eingeblendet. Wer das abstellen möchte, bedient den Schalter Formatierungsoptionen ausblenden.

Emojis und Gifs einfügen

In der Statusleiste, unterhalb der Formatierungsleiste, finden Sie die Emojis und Gifs. Die Handhabung ist selbsterklärend und gehört zu den Zeitdieben 😉

Interessant ist der EDITOR-Stift. Hier verbirgt sich eine Korrekturhilfe für Rechtschreibung und Grammatik.

Speicherorte in Outlook 365 Online

Dateianhänge speichern Sie nach wie vor auf Ihren Laufwerken oder in der Cloud – ein Cloudspeicherorte wie OneDrive zum Beispiel.  Andere Cloudspeicher wie BOX, Dropbox und Google Drive können nur angesprochen werden, wenn eine entsprechende Installation dieses Cloudspeichers vorhanden ist. 

  1. Anfügen
  2. Cloudspeicherorte durchsuchen
  3. Konto hinzufügen

Selbstverständlich können Sie aus dem Cloudspeicher umgekehrt Dateien hochladen um sie mit Ihrer E-Mail zu versenden.

Viel Spaß und Erfolg mit Outlook 365 in der Online-Variante

Ihr Othmar Wrana

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Posteingang Outlook 2016 organisieren

von | 15/01/2020 | Outlook | 0 Kommentare

Posteingang Outlook 2016 organisieren

Es geht um die Vielzahl von E-Mails, die täglich das Postfach erreichen. Auf welche Art und Weise lassen sich die E-Mails ablegen bzw. organisieren, um sie bei Bedarf wieder zu finden?

Im Video wird erklärt, wie mit Ordnern und Regeln E-Mails abgelegt werden können.

HINWEIS: Diese Funktionen sind ab Outlook 2010 möglich.

VIDEO Posteingang Outlook 2016 – Organisieren

Ordner erstellen

Ausgangspunkt ist der Ordner POSTEINGANG. Je nach Aufgabenstellung ist es hilfreich, Unterordner anzulegen. Es gibt dafür leider keinen allgemeingültigen Königsweg. Es kommt immer auf den Einzelfall an.

Ein Ordner kann erstellt werden per Rechtsklick auf POSTEINGANG, in der folgenden Dialogbox wählt man „Neuer Ordner…“ und vergibt einen Namen.

E-Mails manuell in Ordner verschieben nach Absendern

Dazu ist es nützlich, wenn der Posteingang nach der Absender-Spalte sortiert ist. Einfach auf das Wort VON mit der linken Maustaste klicken und die Spalte ist aufsteigend sortiert. Ein erneuter Klick sortiert die Spalte absteigend.

Um alle E-Mails eines Absenders manuell zu verschieben, genügt es, die blaue Kopfzeile per drag and drop in den gewünschten Ordner zu verschieben.

Regel erstellen

Mit einer Regel werden automatisch alle E-Mails, die einem bestimmten Kriterium entsprechen automatisch in einen Ordner verschoben. Alternativ kann eine  eine andere Aktion durchgeführt werden. Im folgenden Beispiel sollen alle E-Mails mit einer Größe zwischen 1-9 MB in einen extra Ordner verschoben werden.

DATEI – Regeln und Benachrichtigungen

Der Einstieg erfolgt über den Befehl DATEI – Regeln und Benachrichtigungen.

Es empfiehlt sich, die Regel ohne Vorlage zu beginnen, damit stehen später alle möglichen Aktionen zur Verfügung.

Im Video werden E-Mails gesucht die eine Größe von 1-9 MB aufweisen. Diese sollen dann in den Ordner „GROßE DATEIEN“ verschoben werden.

 

Kriterium wählen (Bedingung)

Die gewünschte Größe wird im unteren Teil der Dialogbox vorgegeben per Klick auf den blauen Link.

Im nächsten Schritt wird die Aktion ausgewählt, die von der Regel durchgeführt wird.

Aktionen auswählen

Hier wir bestimmt, was mit den E-Mails passieren soll, die das Kriterium erfüllen. In den meisten Fällen sollen die E-Mails in einen bestimmten Ordner verschoben werden. Denkbar wäre auch, dass unerwünschte E-Mails gleich gelöscht werden.

Regel anwenden

Im letzten Schritt wird festgelegt, dass die Regel auf bereits vorhandene E-Mails angewendet werden soll. 

Mit dem Befehl „Fertig stellen“ werden alle E-Mails mit der Größe zwischen 1-9 MB in den Ordner „Große Dateien“ verschoben.

Alle neu eingehenden E-Mails mit dieser Größe werden danach sofort den Zielordner verschoben. Auch hier zeigt eine blaue Zahl die ungelesenen E-Mails an.

E-Mail mit Farbe hervorheben

Eine weitere Möglichkeit, den Posteingang zu organisieren besteht im Einsatz von Farben.

Hier sollen alle E-Mails in grün gezeigt werden, wenn der Betreff das Word „Seminar“ enthält.

Register ANSICHT:  Ansichtseinstellungen

In der Bedingten Formatierung werden die notwendigen Parameter definiert.

Bedingung festlegen

Im nächsten Schritt wird die Bedingung definiert wann dieses Format Gültigkeit hat. Hier soll im Betreff oder Nachrichtentext das Word „Seminar“ vorhanden sein.

 

Zusammenfassung

Für die Organisation des Posteingangs in Outlook 2016 haben Sie zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie mittels Anlage von Ordnern die E-Mails nach Projekten, Themen oder anderen Kriterien ablegen. Die Ablage kann manuell erfolgen mit drag and drop oder durch Erstellen von Regeln,

Als zweite Option können E-Mails farblich hervorgehoben werden.

HINWEIS: Diese Funktionen sind ab Outlook 2010 möglich.

Ich wünsche viel Erfolg beim Organisieren in Outlook.

Ihr Othmar Wrana

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Outlook 2016 für Einsteiger

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Outlook 2016 für Einsteiger

 

Das Video behandelt das Thema Outlook 2016. Es ist gedacht für Anwender, die von Programmen wie Groupewise oder Lotus Notes auf Outlook umsteigen oder für Anwender ohne Outlook Vorkenntnisse. 

VIDEO Outlook 2016 – Einsteiger

Aufbau Oberfläche in Outlook 2016

Sie sehen zunächst den typischen Aufbau wie bei allen Office-Programmen, d. h. oben die Register wie Senden, Empfangen usw., darunter das Menü-Band mit den diversen Symbolen. Im linken Teil des Bildschirms wird die Ordnerstruktur von Outlook gezeigt und am unteren Teil des Bildschirmes werden die Symbole für E-Mail, Kalender und Personen oder Kontakte angezeigt. Der Hauptteil des Bildschirms zeigt die eingegangenen E-Mails; die blauen E-Mails sind noch ungelesen. Diese Bildschirmansicht kann beliebig verändert werden.

Befehl ANSICHT

Dazu dient im Programm der Befehl Ansicht. Viele Anwender wollen am rechten Bildschirmrand die E-Mail gleich lesen können. Das geschieht über den Befehl Lesebereich. Der Fensterbereich kann beliebig größer oder kleiner gemacht werden. Eine zweite Möglichkeit der Vorschau besteht in der Anzeige von maximal drei Zeilen der E-Mail. Dazu dient der Befehl Nachrichten Vorschau. Sofern man mit diversen Terminen oder Aufgaben arbeitet kann neben dem Lesebereich auch die Aufgabenleiste gezeigt werden.

E-Mail erstellen

Wie wird nun in Outlook eine E-Mail erstellt?

Wir beginnen beim Befehl Start und dem Symbol neue E-Mail. Es erscheint das E-Mail-Fenster, um eine Nachricht zu schreiben. Mit dem Befehl AN verzweige ich zu meinem Adressbuch – hier meine Kontakte.

In einer Firma wird die globale Adressliste mit allen Mitarbeitern der Firma gezeigt. Als Empfänger wähle ich Anna Müller per Doppelklick aus. Sie erscheint im Feld AN. Soll eine Kopie an  Othmar Wrana gesendet werden, klicke ich auf den Namen und dann auf CC. Mit OK wird die Box beendet.

Anlagen anhängen

Der Betreff enthält meine Einladung zum Outlook Seminar. Danach wird der Text geschrieben. Was sind nun Besonderheiten beim E-Mail-Versand? Sie haben bei Outlook die Möglichkeit, Dateien anzuhängen. Dafür dient das Symbol der Büroklammer für Datei anfügen. In der neuen Outlook Version sieht man die letzten 10 Dateien, mit denen man gearbeitet hat.

Für andere Dateien gehen Sie über den Befehl Diesen PC durchsuchen; der typische Windows Explorer wird gezeigt. Neben der Datei-Anlage erlaubt Outlook auch jedes andere Element anzufügen.

Kalender anfügen

Der Empfänger soll meine freien Termine im Kalender sehen. Dazu dient der Befehl Element anfügen – Kalender. Der Empfänger soll für die nächsten sieben Tage sehen, wie ich verfügbar bin.

 

SENDEN 

Die ganze Nachricht soll mit der Wichtigkeit hoch gesendet werden. Dazu dient im Menüband der Befehl Wichtigkeit hoch. Die E-Mail erhält ein rotes Ausrufezeichen beim Empfänger.
Klicken Sie auf den Befehl SENDEN.

Die gesendete E-Mail befindet sich im Ordner Gesendete Objekte.

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