Vorlagen in Outlook 365 erstellen

von Othmar Wrana | 22/03/2022 | Outlook | 0 Kommentare

Vorlage in Outlook 365 erstellen

Mit folgenden Schritten wird eine Outlook 365 Vorlage erstellt:

Start – Neue E-Mail
Schreiben der E-Mail mit dem gewünschten Inhalt.
Bei Bedarf anfügen einer Anlage
Das Speichern erfolgt über „Datei“ – „Speichern unter“ – Name für die Vorlage eintragen
„Dateityp“ muss die „Outlook-Vorlage“ sein. Die Erweiterung lautet .oft
Speicherort ist der Ordner „Templates“
Speichern

Damit ist die Outlook Vorlage erstellt.

Das Video zum Thema Vorlagen in Outlook 365 erstellen

Mit der Outlook-Vorlage eine E-Mail erstellen

Jetzt soll die Vorlage genutzt werden, um eine E-Mail zu erstellen.

Vorgehensweise:

Menü Start
Punkt „Neue Elemente“
Weitere Elemente
Formular auswählen

Speicherort ist „Vorlagen im Dateisystem“

Vor dem Versand der E-Mail, kann der Vorlageninhalt beliebig verändert und angepasst werden.

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Outlook Signaturen exportieren in anderen PC

von Barbara | 26/04/2021 | Outlook | 5 Kommentare

Outlook Signaturen exportieren in anderen PC oder Laptop

Outlook bietet keine Möglichkeit, Signaturen von einem PC auf einen anderen PC zu übertragen, z. B. beim Umzug auf einen neuen Rechner. Wer keine spezielle Software einsetzt, zum Beispiel MoBackup, kann das Problem relativ einfach lösen unter Zuhilfenahme eines USB-Sticks. Sollen Signaturen auf einen anderen PC übertragen werden, muss dazu der Inhalt des Ordners SIGNATURES kopiert werden, um ihn anschließend in den anderen Computer/Userprofil einzufügen.

Der Ordner Signatures

Ich zeige hier und im Video, wie ich Signaturen von meinem Computer unter dem User „Othmar1“ in einen anderen Computer bzw. in ein anderes Userprofil exportiere.

Der Ordner SIGNATURES befindet sich bei der Standardinstallation von Outlook 365 in folgendem Pfad:

C:\Users\<Ihr Name>\AppData\Roaming\Microsoft

Für <Ihr Name> steht der Name, mit dem Sie sich in Windows angemeldet haben. Der AppData-Ordner ist Bestandteil Ihres User-Profils und der Eigenen Dateien. Allerdings nicht sichtbar in den Standardeinstellungen. Das könnte man ändern. Allerdings ist dieser Ordner nicht ohne Grund unsichtbar und meistens haben Sie als User in den Firmen keinen Zugriff auf diesen Ordner.

Wie komme ich nun in den Signatures Ordner?

Geben Sie in das Suchfeld unten links in der Startleiste (Lupe) folgende Suchphrase ein: %appdata%\microsoft\signatures
Bestätigen Sie mit ENTER.

Sie gelangen direkt zu den einzelnen Signaturen, also dem kompletten Inhalt des Ordners Signatures, auch wenn dieser Ordner in der Regel ausgeblendet ist.

Zum Video Outlook Signaturen exportieren

TIPP

Den Backslash \ stellen Sie dar mit der Tastenkombination AltGr + ß

oder

Sie kopieren einfach die Suchphrase: Markieren – STRG C + STRG V

Schritt für Schritt den Ordner Signatures exportieren

Wie oben beschrieben, steuern Sie den Ordner Signatures an.

Kopieren Sie den kompletten Inhalt des Ordners Signatures z.B. auf einen USB-Stick, mit dem Shortcut STRG+A für alles markieren – Rechtsklick auf die Markierung – Senden an den Stick, der im PC steckt.
Im anderen Computer steuern Sie ebenfalls wieder diesen Pfad an: C:\…\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
Kopieren Sie nun die Inhalte vom Stick in den Ordner Signatures des anderen Computers. Achten Sie darauf in den richtigen USER-Ordner zu kopieren, falls dort mehrere Nutzer angemeldet sind.
Damit sind alle Outlook Signaturen exportiert auf einen weiteren Computer.

Das gleiche Verfahren gilt auch, wenn Sie die Signaturen einem anderen Nutzer zukommen lassen möchten. Also derselbe Computer, aber einem anderen Nutzer.

HINWEIS: In Firmen dürfen häufig keine Sticks o.ä. Datenträger angeschlossen werden. Fragen Sie Ihre Admins!

Viel Erfolg

Ihr Othmar Wrana

Serien-Emails mit Outlook 365 erstellen

von Othmar Wrana | 19/01/2021 | Microsoft 365, Outlook | 0 Kommentare

Serien-Emails mit Outlook 365

Serien-Emails sind Nachrichten, die an viele Empfänger aus den Outlook Kontakten versendet werden. Bis auf wenige Stellen enthält die Nachricht einen identischen Inhalt, z. B eine Einladung oder eine Umfrage zu einem Thema. Darüber hinaus können die Empfänger mit einer persönlichen Anrede angesprochen werden.

Zum Video

Kontakte in Outlook mit Anrede

Sollen die E-Mail mit einer personalisierten Anrede erstellt werden, muss in den Kontakten auch eine Anrede erfasst sein. Dazu muss das Feld Name.. im Kontakt geöffnet sein und die Anrede wird ausgewählt.

Auswahl der gewünschten Kontakte

Zunächst müssen in den Outlook Kontakten die gewünschten Empfänger gewählt werden. Dazu wird Outlook gestartet und das Modul Personen aktiviert.
Empfehlenswert ist die Listen Ansicht. Sie wird aktiviert über das Menü ANSICHT – Ansicht ändern – Liste

Für die Auswahl von verschiedenen Kontakten muss die STRG-Taste gedrückt werden = die Mehrfachauswahl

Seriendruck starten in Outlook

Nach Auswahl der gewünschten Kontakte wird der Seriendruck in Outlook gestartet. Im Register START befindet sich das Icon Serien-Emails.

Mit Klick auf das Icon folgt diese Dialogbox:

In dieser Dialogbox können verschiedene Optionen gewählt werden. Die Emails werden z. B. nur an die ausgewählten Kontakte versendet und es wird ein neues Dokument in Word erstellt
Als Dokument-Typ muss Serienbriefe gewählt werden und am Ende werden die Daten per E-Mail zusammengeführt.
Mit OK wird das Programm Word gestartet.

E-Mail in Word schreiben

In Word wird ein leeres Dokument geöffnet und die E-Mail kann geschrieben werden.

Um eine persönliche Anrede zu erstellen, muss das Fedl NAME eingefügt werden. Dies geschieht über den Befehl SENDUNGEN und das Icon Seriendruckfeld einfügen. Es öffnet sich dann eine Liste mit allen Feldnamen aus den Outlook Kontakten.

Hier können bei Bedarf auch die Felder NAME, NACHNAME, VORNAME oder ANREDE gewählt werden.

Fertigstellen und zusammenführen

Nachdem die E-Mail geschrieben ist, folgt noch das Versenden der E-Mail an die gewählten Kontakte. Dazu wird im Register Sendungen der Befehl Fertigstellen und zusammenführen gewählt.

Über den Button Fertigstellen und zusammenführen wird der Befehl E-Mail Nachrichten senden… gewählt.

In dieser letzten Dialogbox muss der Betreff eingetragen werden. Bei Bedarf kann nur eine bestimmte Anzahl von Datensätzen gesendet werden. Das ist hilfreich wenn man eine Testsendung starten möchte. Üblicherweise wird die Funktion Alle gewählt.

Mit OK erfolgt der Versand der E-Mails.

Viel Erfolg mit Ihren Serien-Emails

wünscht Othmar Wrana