Video Outlook Serienmail erstellen

Outlook-Adressen auswählen

Ausgangspunkt ist eine Adressdatei in Outlook 2016. (Gilt übrigens auch für andere Outlook-Versionen mit geringen Abweichungen der Dialogboxen). Es handelt sich im Video um eine reine Übungsdatei, alle Datensätze sind fiktiv, weshalb ich auf eine Unkenntlichmachung verzichte. Ähnlichkeiten mit wahren Namen sind zufällig.

Sie sehen die Anrede, Name, Vorname und im Video-Beispiel auch die Firma und die E-Mail-Adressen. Ich wähle zunächst einige Adressen aus, um diesen Personen eine E-Mail zu schreiben.

Nach der Adressenauswahl wählen Sie im Register Start den Menüpunkt Serien E-Mails.

Kontakte zusammenführen und Word starten

In der folgenden Dialogbox „Kontakte zusammenführen“ nehmen Sie Ihre Einstellungen vor.

Entscheiden Sie, Ihre E-Mails nur an die zuvor ausgewählten Kontakte zu senden, oder bei Bedarf alle Kontakte. Sie möchten in Word ein neues Dokument erstellen, oder sie können ein vorhandenes Dokument auswählen. Im Feld Dokumenttyp stellen Sie Serienbriefe ein. Das Ganze wird zusammengeführt in ein neues Word-Dokument.

Bestätigen Sie die Dialogbox mit OK.

Word öffnet sich automatisch und auch das Register Sendungen.

Word registriert, dass sie den Seriendruck starten möchten und die Empfänger aus Outlook ausgewählt haben.

Unter dem Menüpunkt Empfängerliste bearbeiten wäre hier bei Bedarf Ihre Outlookliste weiter zu modifizieren, zum Beispiel weitere Filter einstellen.

Seriendruckfelder einfügen

Auf Ihrem weißen Blatt Papier werden nun die Seriendruckfelder eingefügt.

Mit einem Klick auf Seriendruckfelder einfügen sehen Sie alle 90 Felder, was nicht sonderlich hilfreich ist.

Seriendruckfeld Symbol

Besser ist folgende Vorgehensweise: Sie klicken im oberen Teil des Befehls Seriendruckfeld einfügen auf das Symbol.

Wieder öffnet sich eine Dialogbox mit dem Namen „Seriendruckfeld einfügen“, aber mit der zusätzlichen Option, „Adressfelder“ wählen zu können. Damit sehen Sie nur die Felder, die für Sie wichtig sind, wie Anrede, Vornahme und Nachname.

Bitte zunächst auf Abbrechen klicken, denn zuvor erstellen wir noch eine Regel.

Regel für personalisierte Anrede erstellen

Eine Regel erstellen Sie mit dem Befehl „Regeln“ und wählen: „wenn dann sonst“.

Das Fenster „Bedingungsfeld einfügen:

Stellen Sie für Feldname die Anrede ein
Vergleich. gleich
Vergleichen mit: hier tragen Sie Frau ein

Lesart: Wenn im Feld Anrede Frau steht, dann soll – sehr geehrte Frau – eingefügt werden.

Sonst diesen Text einfügen, d.h wenn im Feld Anrede nicht Frau steht, dann wird – Sehr geehrter Herr – eingefügt.

Mit OK bestätigen Sie.

Hier wird einmal mehr deutlich, wie wichtig eine gute Datenbankpflege ist. Anredefeld ohne Frau bedeutet mit dieser Regel immer eine Anrede mit „Sehr geehrter Herr“, auch wenn in der Anrede nichts steht oder z.B. Familie, Eheleute, Dr., Dipl.-Ing. etc. Nur zur Info: Die Wenn-Funktion lässt sich mehrfach verschachteln, um mehr als zwei Anredeformen zu generieren. Das zu erklären bedarf eines Extra-Videos.

Name und Vorname einfügen

Fehlt noch der Name der Person. Dafür klicken Sie wieder auf das Icon im oberen Teil des Befehls Seriendruckfeld einfügen.

Wie gehabt die Option Adressfelder markieren und in diesem Fenster nacheinander die Felder Vorname und Nachname mit dem Einfügen-Button einstellen.

Dialogbox schließen.

Achten Sie auf das Leerzeichen zwischen Vor- und Nachname.

Wir sind immer noch im gleichen Register und lassen uns mit einem Klick auf Vorschauergebnisse das Ergebnis anzeigen.

E-Mail Text schreiben und Prüfung

Ergänzen Sie Ihre Anrede noch mit einem Satzzeichen und schreiben Ihren E-Mail Text.

Dieser Seriendruck wird jetzt noch einmal überprüft.

Im Modul Vorschau-Ergebnisse prüfen Sie über die Funktionen der Datensätze ihre einzelnen Datensätze mit Klick auf die Vor- und Zurückpfeile.

Fertigstellen und senden

Zum Versenden der Serien E-Mail klicken Sie auf  Fertig stellen zusammenführen > E-Mail Nachrichten senden.

Im Fenster „Seriendruck in E-Mail“ die Betreffzeile eingeben.

Seriendruck in Email

Datensatzauswahl: Eine Auswahl findet selbstverständlich nur unter den Datensätzen statt, die Sie zu Beginn ausgewählt haben. In unserem Video-Beispiel sind das fünf Datensätze.

Wenn Sie jetzt auf den Befehl OK klicken, wird Ihre Serien E-Mail sofort versendet. Beobachten Sie, wie sich die Anrede laufend verändert bis alle Serien E-Mails gesendet sind.

In Outlook im Ordner gesendete Objekte prüfen Sie den Ausgang ihrer E-Mail-Adressen.

Vielen Dank. Gutes Gelingen und weiterhin viel Erfolg mit Outlook.

Ihr Othmar Wrana

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Schnellbausteine in Outlook anlegen

Smarter e-mailen mit Schnellbausteinen und AutoText. Schnellbausteine in Outlook helfen Ihnen dabei, Texte automatisch, schnell und bequem einzufügen, ohne auf die Signaturfunktion zugreifen zu müssen. Speichern Sie Textabsätze, Logos oder Tabellen als Schnellbausteine. Wie in WORD (Word-Beitrag dazu hier) stehen dafür auch in OUTLOOK drei Wege zur Verfügung.

Wir beschreiben im Video das Anlegen der Bausteine in Outlook 2016. Keine Sorge, diese Beschreibung gilt auch für Outlook 2010 und Outlook 2013.

Schnellbaustein anlegen über das Einfügen-Menü

1. Starten Sie mit einer neuen Mail. Entweder über die Tastenkombination „Strg“ + „N“, oder über das Start-Register mit „Neue E-Mail“. Schreiben Sie Text oder ein anderes Element, das Sie als Schnellbaustein speichern möchten.
2. Markieren – ohne markieren geht nichts.
3. Registerkarte „Einfügen“ > „Schnellbausteine„> „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern„
4. Im Fenster „Neuen Baustein erstellen“ die Felder ausfüllen.
   Geben Sie dem Baustein einen aussagekräftigen Namen.
   Die Felder sind selbsterklärend.
   Die Kategorie fülle ich meistens aus, damit ich meine Vorlagen schneller finde.
5. Mit Klick auf „OK“ wird der Baustein gespeichert.

Schnellbaustein in Text einfügen

Erst bei einem Klick in das Textfeld der E-Mail-Maske können gespeicherte Bausteine eingefügt werden.
In der Betreffzeile ist das nicht möglich.

Kürzel tippen und F3-Taste sofort drücken – der Schnellbaustein ist damit ausgelöst

AutoText Baustein in Outlook mit Tastenkombination ALT+F3 anlegen

Probieren Sie – wie in Word – die Tastenkombination ALT + F3 und leiten damit die AutoText Funktion ein.
Sehr schneller Vorgang.

1. Markieren Sie das Element
2. Tippen Sie gleich danach die Tastenkombination ALT + F3

Sie speichern den Baustein als AutoText Eintrag automatisch im Katalog AutoText und in der Kategorie Allgemein – wenn Sie daran nichts ändern.

Sie dürfen hier ändern! Das empfehle, denn wählen Sie im Feld Katalog Schnellbausteine aus, erhalten Sie gleichzeitig Ihre zuvor angelegte Kategorie zur Auswahl. Die Übersicht bleibt damit erhalten.

AutoText-Baustein mit ALT F3 anlegen

AutoText Baustein in Text einfügen

Kürzel schreiben und anschließend sofort die Taste F3 drücken. (ohne ALT)

Schnellbaustein in Outlook bearbeiten und löschen

! Abweichung von Word (falls das jetzt jemand im Kopf haben sollte) , siehe auch Abbildung unten.

In vier Schritten gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus für die Schnellbausteine:

1. Einfügen> Schnellbausteine
2. Rechtsklick auf einen Baustein
3. Klick auf „Organisieren und löschen“

Damit haben Sie alle Schnellbausteine in einer Liste aufgeführt und nehmen nun die notwendigen Bearbeitungen vor.

Einen einzelnen Baustein bearbeiten Sie, wenn nach Schritt 3 „Eigenschaften bearbeiten“ auswählen.

Schnellbaustein in Outlook über AutoKorrektur-Option erstellen.

Es bieten sich Grußformeln an, aber auch Tabellen und Bilder sind möglich, genauso wie in Word.

1. Markieren Sie zuerst alle gewünschten Elemente.
2. Datei>Optionen>E-Mail>Rechtschreibung und AutoKorrektur>Dokumentprüfung>AutoKorrektur-Optionen.

Zugegeben – ziemlich langer Weg, aber Sie legen Ihren Schnellbaustein einmalig an. Dafür lösen Sie ihn viel schneller aus, nämlich mit einer Leertaste, Tab oder Enter, ohne Ihre Finger in die oberste Reihe der Tastatur bewegen zu müssen.

Im Fenster „AutoKorrektur in E-Mail“ vergeben Sie für Ihren Baustein im Feld „Ersetzen“ ein Kürzel.

Dieses Kürzel steht für den zuvor markierten Text. Das Kürzel sollte so gewählt sein, dass es in Ihrem normalen Text nicht zur Anwendung kommt. Denken Sie daran, dass eine Leertaste reicht, um diesen Schnellbaustein mit seinem gesamten Text in der Folge auszulösen.

Achten Sie auf die Option „Formatierter Text“.

Bearbeiten oder Löschen in der AutoKorrektur

Wieder der lange Weg in die AutoKorrektur:
Datei>Optionen>E-Mail>Rechtschreibung und AutoKorrektur>Dokumentprüfung>AutoKorrektur-Optionen

Suchen Sie Ihr Kürzel, das alphabetisch abgelegt ist,
markieren die Zeile und ersetzen oder löschen diesen Eintrag.

Fazit

Schnellbausteine in Outlook werden m.E. immer noch stiefmütterlich genutzt. Vielleicht kennen viele Nutzer diese Funktion für Outlook nicht oder glauben, dass sie lediglich in der Textverabeitung WORD angewendet werden kann? Jetzt wissen Sie, das dem nicht so ist und schreiben zukünftig Ihre E-Mails ebenso fix wie in WORD.

Hier geht es zum Beitrag Schnellbausteine in WORD.

Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit und wünsche weiterhin viel Spaß und Erfolg mit Outlook.

Ihre Barbara Wrana

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