Excel sortieren Funktion in Excel 365

Excel sortieren Funktion in Excel 365

In diesem Beitrag wird die neue Funktion SORTIEREN in der Excel 365 Version vorgestellt. Entscheidend dabei ist die Möglichkeit, die Daten nicht im aktuellen Bereich zu sortieren, sondern die Sortierung in einem neuen Bereich vorzunehmen. Der neue Bereich ist verknüpft mit den Original Daten, so dass bei einer Änderung in den Original-Daten auch der neue sortierte Bereich sofort aktualisiert wird. (Dynamische Verbindung)

Hinweis: Diese Funktion ist zurzeit nur für Microsoft 365-Abonnenten verfügbar, sofern der monatliche Kanal abonniert ist.

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Die Syntax der SORTIEREN-Funktion:

Die Funktion besitzt folgende Argumente

  1. Matrix: Der Zellbereich, der sortiert zurückgegeben werden soll
  2. Sortierindex Die Spalte nach der sortiert werden soll; Standardwert 1

bedeutet, es wird nach der ersten Spalte der Matrix sortiert.

  1. Sortierreihenfolge 1= aufsteigende Sortierung; -1 = absteigende Sortierung
  2. Nach Spalte WAHR = nach Spalten sortieren. FALSCH = nach Zeilen sortieren

Statt WAHR kann auch 1 eingetragen werden, statt Falsch gilt der Wert 0

Die Argumente 2-4 sind optional.

Werden diese Argumente nicht benutzt, wird die neue Tabelle immer aufsteigend nach der ersten Spalte sortiert.

Eine Spalte aus einer Matrix in einen neuen Bereich sortieren

Ziel ist es, die Spalte „NAME“ in ein neues Tabellenblatt sortiert zu übernehmen. (s. rechte Tabelle)

Diese Tabelle wurde als dynamische Tabelle formatiert mit dem Befehl: „Als Tabelle formatieren“. Zunächst soll nur die Name-Spalte in ein neues Blatt kopiert und sortiert werden.

Sortierfunktion

Beginn auf einem neuen Blatt mit der  Funktion „SORTIEREN“ in A2 .

Die Spaltenüberschrift wird manuell eingetragen.

Vorgehensweise

Nach Aufruf der Funktion SORTIEREN markiere ich die gesamte Tabelle. Als Matrix wird der Tabellenname mit dem Parameter ALLE gezeigt. Da ich nur die Namen-Spalte sortieren möchte, ändere ich ALLE in NAME ab.

Das nächste Argument „Sortierindex“ wird hier zunächst übersprungen durch Eingabe eines Semikolons.

Es folgt die Sortierfolge, hier „Aufsteigend“. Dafür steht die 1. Für „Absteigend“ sortieren ist der Parameter „-1“ einzutragen.

Das letzte Argument entscheidet, ob Spalten oder Zeilen sortiert werden sollen. Da hier die Zeilen sortiert werden sollen, kommt das Argument „Falsch“ oder „0“ zum Einsatz.

Mit Enter wird die Funktion abgeschlossen und die Namen-Spalte ist aufsteigend sortiert in einem neuen Tabellenblatt.

Was sind die Vorteile?

Wenn im Original-Blatt ein neuer Name eingetragen wird, z. B. „Musterfrau“, dann wird der neue Name sofort in die neue Liste richtig einsortiert. Beispiel: Neue Einträge sind Musterfrau und Aab, am Ende der Ursprungstabelle. Wird im Original ein Name nur korrigiert, erscheint die Korrektur auch in der sortierten Liste.

In der sortierten Tabelle sind die neuen Namen richtig „einsortiert“.

SORTIEREN mit SORTIER-INDEX

Im nächsten Fall soll nicht nur eine Spalte sortiert werden, sondern die gesamte Tabelle. Ich starte einen neuen Bereich und erstelle zunächst nur die Überschriften pro Spalte.

Die Funktion SORTIEREN besitzt bekanntlich folgende Argumente:

Die Funktion SORTIEREN wird gestartet, entweder per Assistent oder manuelle Eingabe.

Im ersten Schritt wird die gesamte Tabelle markiert.

Der Parameter #ALLE übernimmt auch die Spalten Überschriften.

Der Parameter #Daten übernimmt nicht die Spalten-Überschriften, sondern nur die Daten.

Bedeutung der letzten 3 Argumente

4 = Sortierindex; d. h. es wird nach der 4. Spalte der Original-Matrix sortiert

1 = Sortierreihenfolge; 1 bedeutet aufsteigend sortieren;  -1 bedeutet absteigend sortieren

0 = Es wird nach Zeile sortiert; dafür kann auch das Wort „Falsch“ eingetragen werden. Wird der Wert 1 eingetragen, wird nach Spalten sortiert.

Funktions-Assistent

Sofern mit dem Funktions-Assistenten gearbeitet wird, hat die Funktions Eingabe dieses Aussehen.

Zusammenfassung

Der Nutzen dieser SORTIEREN-Funktion liegt u. a. darin, dass die Originaldaten unverändert bestehen bleiben können, also in der ursprünglichen Eingabe-Reihenfolge. In einem neuen Bereich können jetzt diese Daten beliebig sortiert werden. Da die neue Tabelle dynamisch mit den Original-Daten verknüpft ist, werden Korrekturen sofort in die neue, sortierte Tabelle übernommen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit der neuen SORTIEREN Funktion von Excel 365

Ihr Othmar Wrana

Word Seitennummerierung nach Abschnittswechsel fortsetzen

Word Seitennummerierung nach Abschnittswechsel fortsetzen

 

Vor vielen Monaten stellten wir ein Video ein (ist unten verlinkt), in dem per Abschnittswechsel unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen realisiert werden konnten. Danach erreichten uns einige Anfragen, wie in Word die Seitennummerierung nach dem Abschnittswechsel fortgesetzt werden kann. Die Seitennummerierung beginnt immer von Vorne und ist nicht fortlaufend.

In diesem Video sehen Sie, wie Sie Seitenzahlen so formatieren, dass Word wieder fortlaufend nummeriert.

Video Seitennummerierung nach Abschnittswechsel

Vorhandene Seitennummer markieren

Klicken Sie doppelt in die Fusszeile, wenn dort die Seitennummer steht, damit dieser Bereich im Dokument bearbeitet werden kann. Markieren Sie mit einem Doppelklick die „falsche“ Seitennummer.

Seitenzahlen formatieren

Markieren Sie mit einem Doppelklick die „falsche“ Seitennummer. Klicken Sie im darauffolgenden Fenster auf „Seitenzahlen formatieren“.

Seitennummerierung fortsetzen

Im neuen Fenster „Seitenzahlenformat“ klicken Sie im unteren Drittel „Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt“. Mit Klick auf OK ist Ihr Wunsch übernommen und die Nummerierung setzt sich richtig fort.

Seitennummerierung mit BEGINNEN BEI

Versteht sich von selbst, dass genau dieser Weg auch gegangen wird, wenn man eine ganz andere Seitennummerierung wünscht. Dafür sagen Sie WORD im letzten Fenster „Seitenzahlenformat“ mit „Beginnen bei“ die gewünschte Seitennummer und Word setzt genau mit der Zahl fort. Kleine Wünsche erfüllt Word sofort.

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Excel Xverweis – die neue Funktion in Excel 365

Excel Xverweis – die neue Funktion in Excel 365

Sie sind genau richtig hier, wenn Sie die neue Funktion Excel Xverweis kennenlernen möchten. Seit einiger Zeit schon ist in der Abonnement-Version von Office 365 die neue Funktion integriert. Sie wurde im Vorfeld von Microsoft hochgelobt. Die neue Funktion Xverweis soll komfortabler und vielseitiger sein als der altbekannte SVerweis. Schauen wir uns das einmal gemeinsam an.

Zum Video – Excel Xverweis in Microsoft 365

 

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Xverweis Tabelle

Am Beispiel der Liste mit fünf Informationsspalten, möchte ich zum Namen des Mitarbeiters Schneider in der Spalte daneben den aktuellen Umsatz ausgeben. Ich benutze dazu die XVerweis-Funktion.

Xverweis – 3 Argumente

Ich gebe zunächst an, welches Kriterium ich suche. In dem Fall den Nachnamen.

Als zweites Argument den Bereich, der durchsucht werden soll – die Namensspalte, und als drittes Argument den Bereich, aus dem ich ein Ergebnis geliefert haben möchte – die Umsatzspalte. Die anderen angebotenen Argumente sind hier aktuell für uns ohne Bedeutung.

Ich bestätige das mit ENTER und bekomme das korrekte Ergebnis für Herrn Schneider, nämlich 94.143 €.

Von Links nach Rechts und umgekehrt

Ein Vorteil des XVerweises gegenüber dem Sverweis besteht darin, dass er nicht nur von links nach rechts arbeitet, sondern auch umgekehrt von rechts nach links.

Wenn ich meine Liste in eine andere Reihenfolge bringe, also den Umsatz etwa an erster Stelle habe, dann stellen Sie fest, dass das System in der Lage ist, die Argumente anzupassen. Es kann problemlos von rechts nach links durchsucht werden. Und natürlich können wir uns hierzu noch mal ganz kurz die Argumente detailliert ansehen.

  • Was wird gesucht?
  • In welchem Tabellenbereich soll er gesucht werden?
  • Aus welchem Ergebnisbereich möchte ich eine Rückgabe?

Xverweis – 2 Rückgabewerte

 

Sie können anders als bisher üblich, gleich zwei Rückgabewerte auf einmal erreichen. Allerdings müssen die beiden gewünschten Rückgabewerte unmittelbar nebeneinanderliegen.

 

Schauen wir uns das an. Ich gebe die Formel im ersten Feld ein. Natürlich wieder XVerweis, wiederum den Namen den ich suche, den Suchbereich und nun den Ergebnisbereich bzw. in diesem Fall auch gleich zwei Ergebnisbereiche, oder Rückgabematrizen. Ich markiere die beiden nebeneinanderliegenden Bereiche, bestätige mit ENTER, und habe definitiv gleich zwei Werte auf einmal gefunden.

 

Klicke ich die erste Formel an, taucht die zweite Formel in der Markierung mit auf. Markiere ich die zweite Formel, kann man beobachten, dass sie grau ist, denn die Hauptformel steht im Feld H2 in unserer Beispieltabelle.

4 Argumente

 

Ich suche nach einem Mitarbeiter mit Namen Mustermann, der sich aber in dieser Liste nicht befindet. Sicherlich kennen Sie das Problem vom SVerweis. Da taucht in der Regel eine Fehlermeldung NV auf, die man durch andere Funktionen unterdrücken kann. Beim XVerweis funktioniert das alles in einem einzigen Vorgang.

 

Welcher Name?
Was wird gesucht?
Welches Suchkriterium?
Welcher Rückgabebereich?

 

Sie erkennen schon das vierte Argument?
Wenn nicht gefunden, dann sagen Sie einfach „kein Eintrag vorhanden“ oder „Mitarbeiter nicht erfasst“.

Argumente zusammengefasst

 

Suchbereich – Suchmatrix – Ergebnisbereich und die Alternativausgabe – hier noch mal deutlich zum Anschauen. Die Alternativausgabe muss in Anführungszeichen stehen, wenn sie aus einem Text besteht. Textanteile in Formeln werden immer in Anführungszeichen gesetzt. Hätte ich lediglich eine Null haben wollen, hätte ich auf die Anführungszeichen verzichten können.

Vergleichsmodus

 

Nun hatten sie allerdings sicherlich schon bemerkt, dass es noch deutlich mehr Argumente gibt. Und genau genommen fehlen uns noch zwei, die ich auch hier kurz darstellen möchte. Den Vergleichsmodus und den Suchmodus stelle ich in einer neuen Beispieltabelle vor.

 

Bezüge, die Mitarbeiter erhalten und Steuersätze, die darauf angewendet werden. Auch hier stellen sie fest, es wird von rechts nach links gesucht.

 

Ich beginne mit meinem Xverweis. Gebe einen Bezug an, der natürlich nicht bis auf Euro und Cent innerhalb der Liste wieder auftauchen muss. Trage meine Suchmatrix ein. Anschließend den Ergebnisbereich. Wenn nicht gefunden, könnte ich einfach eine Null eintragen.

 

Ich möchte nun die letzten beiden Argumente vorstellen. Verzichte ich auf das Argument NULL, muss ich die leere Position mit einem Semikolon vorgeben.

 

Wir erhalten den Vergleichsmodus.

Eine 0 erfordert die exakte Übereinstimmung, die in der Regel in einer solchen Liste nicht gegeben ist.

 

Eine -1 erfordert die exakte Übereinstimmung oder nächst kleineres Element

Eine 1 erfordert die exakte Übereinstimmung oder nächst größeres Element

Eine 2 Platzhalterzeichenübereinstimmung.

 

Suchmodus

 

Dieses letzte Argument -Platzhalterzeichenübereinstimmung- ist zweifellos in besonders langen Listen praktisch. Ich kann den Suchmodus vorgeben, d. h. die Reihenfolge, in der die Liste durchsucht werden soll.

Vom ersten bis zum letzten Element. Das wird allgemein der Fall sein, unter Umständen auch mal von unten nach oben.

Man kann auch eine Binärsuche durchführen. Die Binärsuche erfordert eine spezielle Sortierung.

Wenn wir das jetzt nach dem Gedächtnis nachtragen, wäre das eine NULL für nicht gefunden, eine EINS für den Vergleichsmodus, denn ich möchte entweder die exakte Übereinstimmung, oder den nächsthöheren Steuersatz und schließlich eine EINS für den Suchmodus und stelle sicher, dass in jedem Fall auch eine sehr lange Liste komplett von oben nach unten durchsucht wird.

Zusammenfassung sämtlicher Argumente, die der XVerweis für sie bereithält.

  • Suchwert
  • Suchbereich
  • Ergebnisbereich
  • Alternativausgabe (lässt man sie weg, ersetzt man sie durch ein leeres Semikolon. Es wird automatisch eine Null gesetzt)
  • Vergleichsmodus (was soll geschehen, wenn der exakte Eintrag nicht zu finden ist?)
  • Suchmodus

Vielen Dank fürs Zuschauen.

Viel Spaß und Erfolg mit der neuen Funktion Xverweis in Excel 365

Cornelia Volk

 

Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

 

Der Titel lässt es erahnen. Hier geht es nicht um Einstellungen des Kontos in der Desktop-Version, sondern um Einstellungsmöglichkeiten in der Cloud. In diesem Beitrag/ Video werden keine Postfach-Einrichtungen erläutert (POP und IMAP etc.), sondern Einstellungen für Optik und Funktionen, wie Signaturen etc.

Viele von Ihnen kennen bereits die Einstellungen. Wenn man erst einmal den Weg gefunden hat, richten Sie auch eine Signatur problemlos ein. 

Mit einem Klick auf das Einstellungsrad in der obersten Menüleiste finden Sie die Einstellungen, die Ihnen in der Cloud das Outlook-Leben erleichtern können. Sie sehen die sogenannten Schnelleinstellungen. Stellen Sie hier den  „Dunkler Modus“ ein und schalten die „Desktop-Benachrichtigungen“ für ungestörtes Arbeiten einfach ab. Mit einem Klick auf „Alle Anzeigen“ öffnen Sie weitere Designs. Ein einfaches Scrollen führt Sie in die Einstellungen wie  „Unterhaltungsansicht“ und „Lesebereich“. Gerade beim Online-Arbeiten haben wir nicht immer größere Bildschirmansichten zur Verfügung und umso wichtiger ist eine komfortable Ansicht.

Am Ende der Outlook Einstellungen befindet sich der Link zu Alle Outlook -Einstellungen anzeigen. Dieser Punkt führt uns in weitere Einstellungsmöglichkeiten, auf die ich nur kurz eingehe.

Alle Outlook Einstellungen

 

Wie bereits oben beschrieben, mit einem Klick auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen öffnet sich ein neues Fenster. Es besteht aus 3 Spalten.

Die linke Spalte nimmt die Komponenten auf wie Allgemein, E-Mail, Kalender, Personen und im Bild „Premium“. Hier im letzten Punkt handelt es sich rund um die Funktionen in Ihrem Abonnement, sofern vorhanden. Im Bild darunter findet man diesen Punkt nicht. Mit einem Klick auf die jeweilige Komponente öffnen sich in der zweiten Spalte die dazugehören Details, oder Unterpunkte, die Sie einstellen können.

Zum Schluss finden Sie den Link „Schnelleinstellungen anzeigen“, der Sie wieder zurückführt.

Im Punkt „E-Mail“ sind folgende Outlook Einstellungen hervorzuheben

 

  • Signatur einrichten über „Verfassen und Antworten“
  • Vorgaben für das Teilen (Freigeben) von Dokumenten
  • Die umfangreiche Regelerstellung
  • Weiterleitung von E-Mails an andere Postfächer
  • Automatische Antworten bei Abwesenheit.

 

Zum Punkt „Regeln“ werde ich ein EXTRA-Video erstellen. Regeln sind sehr umfangreich!

Das nur um die wichtigsten Punkte zu nennen.

Video Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

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Weiterführender Link zu Outlook 365 Einstellungen

Ändern von Kontoeinstellungen in Microsoft 365 Business

 

Viel Erfolgt mit Outlook 365 wünscht Ihnen

Othmar Wrana