Excel 365 Pivot Tabellen Grundlagen

Lesedauer 9 Minuten

Excel 365 Pivot Tabellen Grundlagen behandelt im ersten Teil meiner geplanten Mini-Video-Serie die Voraussetzungen für Pivot-Tabellen. Anschließend erstelle ich eine Verkaufsübersicht von diversen Produkten aus unterschiedlichen Jahren und Monaten. Dazu Umsatzzahlen und Stückzahlen in der Spalte Mengen.

Die Tabelle und ein PDF wird am Ende des Beitrags als Download angeboten.  

Kurze Vorschau auf die beiden anderen Teile Excel 365 Pivot-Tabellen

 

  • Das zweite Video befasst sich mit den Layoutmöglichkeiten von umfangreichen Pivot Tabellen.
  • Das dritte Video zeigt, welche Rechenformeln mit Pivot Tabellen möglich sind.

 

An dieser Stelle werden später alle Teile entsprechend verknüpft.

Zum Video

 

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Was sind Pivot Tabellen?

 

Pivot Tabellen stellen nur eine andere Ansicht auf die Originaldaten dar, d. h. das Original bleibt unverändert. Die Darstellung in den Pivot Tabellen sieht aber völlig anders aus.

Voraussetzungen für Pivot Tabellen sind drei Punkte

 

  1. Zum einen müssen alle Spalten eine Beschriftung aufweisen. Das sollte generell eine Selbstverständlichkeit sein bei Tabellen.
  2. Zum zweiten darf es keine verbundenen Zellen geben
  3. Zum dritten dürfen keine leeren Spalten oder leeren Zeilen vorhanden sein.

 

Ausgangspunkt für unsere erste Pivot Tabelle soll eine Verkaufsübersicht von diversen Produkten aus unterschiedlichen Jahren und Monaten sein, dazu Umsatzzahlen und Stückzahlen in der Spalte Mengen.

Pivot-Tabelle erstellen: Eine Verkaufsübersicht von Produkten

 

Eine Frage könnte lauten: Wie viele Stücke pro Produkt wurden verkauft?

Mit dem Befehl Einfügen und dem Icon Pivot Tabelle folgt diese Dialogbox: PivotTable aus Tabelle oder Bereich

Der Datenbereich von A1 bis G131 wurde übernommen. Es ist sinnvoll, die Pivot Tabelle auf einem neuen Arbeitsblatt zu erstellen.

Das neue Blatt zeigt im rechten Teil alle Spaltenbezeichnungen der Ursprungstabelle

Spaltenbezeichnungen

Spaltenbezeichnungen

Die vier Felder

 

Im unteren rechten Teil dieses Fensters gibt es vier Felder, mit denen das Layout der Pivot Tabelle bestimmt wird.

 

  • Filter
  • Zeilen
  • Spalten
  • Werte

 

Es sollen die verkauften Stückzahlen pro Produkt gezeigt werden.

 

Dazu wird „Produkt“ in den Bereich Zeilen gezogen.

Die „Mengen“ ist ein Werte-Feld und wird in den Bereich Werte gezogen.

Fertig ist die erste Pivot Tabelle. Sinnvoll wird es sein, die Zahlen nach Bedarf zu formatieren.

 

Erste Pivot Tabelle

Sortieren und löschen

 

Die Tabelle ist zunächst alphabetisch sortiert. Man kann Pivot Tabellen generell immer neu sortieren. Auch die Umsatzspalte kann sortiert werden.

Zum Löschen der Felder werden diese einfach nach links bewegt.

Eine weitere Pivot Tabelle für die monatlichen Umsatzzahlen

 

Diese Tabelle kann einfach mit COPY an PASTE (kopieren und einfügen) erstellt werden. Dazu wird die Pivot-Tabelle markiert und kopiert und an anderer Stelle eingefügt.

 

Nun habe ich eine zweite Pivot Tabelle erstellt, zurzeit mit den exakten Daten wie die erste Pivot-Tabelle.

 

Jetzt kann ich in der neuen Tabelle die Produkte löschen und dafür die Monate per DRAG and DROP einfügen. Analog können statt der Mengen die Umsatzahlen eingefügt werden.

Was geschieht, wenn in der Originaltabelle die Daten geändert werden?

 

Die Pivot Tabelle muss manuell aktualisiert werden. Am einfachsten per Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste innerhalb der Pivot Tabelle) und dem Punkt AKTUALISIEREN.

Nun habe ich eine zweite Pivot Tabelle erstellt, zurzeit mit den exakten Daten wie die erste Pivot-Tabelle.

Jetzt kann ich in der neuen Tabelle die Produkte löschen und dafür die Monate per DRAG and DROP einfügen. Analog können statt der Mengen die Umsatzahlen eingefügt werden.

Zahlenfelder

Im Werte-Feld kann nicht nur der Umsatz gezeigt werden, sondern auch weitere Wertefelder. In diesem Beispiel kann auch das Feld Mengen im Wert-Feld eingetragen werden.

Generell sind bei Pivot Tabellen die Zahlenfelder immer geschützt gegen Eingaben, d.h. ich kann die Zahlen nicht entfernen oder überschreiben.

Textfelder können beliebig verändert werden

Ersetzen Funktion

 

Der Begriff Summe von wird automatisch erzeugt und ist so nicht gewünscht.

Ein einfacher Weg, diesen Text zu entfernen, ist die Ersetzen Funktion von Excel

Das war es schon für den ersten Teil

Im nächsten Video werde ich zeigen, wie man das Layout verändern kann und wie man spezielle Tabellen erstellt.

Viel Erfolg wünscht
Othmar Wrana

 

Downloads zum Beitrag

 

Laden Sie auch die Tabelle herunter und wenn Sie mögen, das PDF zu diesem Beitrag. Kostenfrei und ohne Herausgabe der E-Mail Adresse. Es freut mich trotzdem sehr, wenn Sie meinen Newsletter abonnieren.

Das könnte Sie auch interessieren

Excel rechnet falsch – immer Ärger mit Excel?

Lesedauer 7 Minuten

Immer Ärger mit Excel? Excel rechnet falsch

Dieser Beitrag liefert kein Tutorial zu Excel.

Das ist nicht etwa ein Titel, den ich mir ausgedacht habe, weil mich mal wieder Excel geärgert hat. Vielmehr ist es ein Titel von Sebastian Balzter, veröffentlicht in der FAS vom 08. August 2021 mit dem Titel „Immer Ärger mit Excel“. Als ich die Überschrift las, dachte ich mir, wie wahrscheinlich sehr viele von Ihnen auch, das hätte von mir sein können.

 

Ärger mit Excel. Wer kennt das nicht?

Ärger mit Excel ist dabei nicht immer so offensichtlich. Manchmal wird nicht sofort bemerkt, dass eine Berechnung gar nicht stimmen kann. Herr Balzter beschreibt in seinem Artikel, welche Excel Supergaus sich in der Vergangenheit ereigneten.
Zitat: „Mitarbeiter der englischen Gesundheitsbehörde hatten Excel benutzt, um nach positiven Corona-Tests die Kontaktnachverfolgung zu organisieren. Schließlich hatten sie Excel seit jeher für alles Mögliche eingesetzt.“

Um das Problem gleich zu benennen: Es wurde schlicht vergessen, dass die eingesetzte Version von Excel nur 64.000 Zeilen aufnimmt. Bei einer derartigen Flut von Daten ist diese Grenze aber schnell erreicht und es kam wie es kommen musste: Jeder weitere Eintrag führte dazu, das eine andere Zeile mit Inhalt auf Nimmerwiedersehen verschwand, überschrieben wurde. 

So wurden im vergangenen Herbst 16.000 an Corona infizierte Menschen zu spät benachrichtigt. Natürlich auch deren Kontakte zu spät informiert. Laut Artikel führte diese Verzögerung zu rund 125.000 zusätzlichen Infektionen von denen wahrscheinlich 1500 tödlich verliefen. Das spielte sich in England ab. Aber Deutschland sollte nicht hämisch herabschauen, sondern Inne halten, denn auch hier zulande nutzen die Gesundheitsämter das Excel Programm. Und wir wissen, dass die deutschen Amtsstuben „faxen“ machen. Ob die hier wissen, dass alte Excel Versionen nur 64000 Zeilen verarbeiten können?

 

Als meine Frau diesen Satz las, hörte ich einen Aufschrei

verbunden mit schallendem Gelächter: „Habe ich doch immer gesagt. Excel wird für alles Mögliche und Unmögliche benutzt. Ich habe Kunden, die schreiben damit. Die benötigen weder Word noch eine Datenbank, denn sie haben Excel. Das kann nicht funktionieren. Dafür ist Excel nicht erschaffen worden.“

 

Was Wasser auf die Mühlen meiner Frau ist,

ist für mich ein Alltagsproblem. Viele Anrufe erreichen mich, mit der Bitte doch einmal über die Excel-Tabelle zu schauen. Irgendwie funktioniert da was nicht. Mit diesen wagen Beschreibungen versuche ich eine Lösung für das Problem zu finden.

Die 4 häufigsten Excel-Probleme, die mir in meinem Alltag begegnen

1. Zelle wird leer interpretiert, obwohl ein Leerzeichen eingetragen wurde. Damit ist die Zelle nicht leer.
2. Versehentlich wurde ein Datum eingetragen, zum Beispiel statt 12,5 wurde 12.5 eingetragen. Damit ist die Zelle als Datum formatiert.
3. Excel sortiert falsch, weil in einer Checkbox ein Häkchen entfernt wurde.
4. Es wird falsch formatiert, weil falsch markiert wurde.
5. u.s.w

 

Wenn ich nur einen Hammer habe

Professor Dörr vom HPI (Hasso Plattner Institut) drückt es so aus: „Wenn ich nur einen Hammer habe, dann sehe ich überall Nägel. Auch wenn es Schrauben sind.“
Manchmal wird Excel für Aufgaben genutzt, für die es andere und bessere Programme gibt. Oft beschleicht mich der Verdacht, dass die ganze Welt aus Excel Arbeitsblätter besteht. Auch ich habe mich schön öfter gefragt, wie viele Tortendiagramme falsch kommuniziert werden in den Vorträgen dieser Welt. Falsche Zahlen bei unsachgemäßem Einsatz sind für mich nichts Neues. Handgestrickte Rechenformeln in unheilvoller Allianz mit unsichtbaren Feldern und falschen Zeichen sind leider keine Seltenheit.

 

Typisch – alte Programmversionen in den Behörden

Im Artikel der FAS wurden Probleme beschrieben, die aufgrund einer alten Programmversion entstanden sind. Nämlich einer Excel-Version, die in einer Arbeitsmappe lediglich 64.000 Einträge, also 64.000 Zeilen, verträgt.
Nun wissen wir spätestens seit Corona, dass Deutschland die Digitalisierung verschlafen hat. Ich werde nicht weiter darauf eingehen. Aber was mich wirklich wundert ist die Unkenntnis über grundlegendes Wissen in den Behörden. Wenn ich schon ein Uraltprogramm einsetzte und das große Rad drehen möchte, muss ich mich vorher informieren, ob das mit dieser Version von Office überhaupt funktioniert. Wie arrogant muss man sein?

 

Gibt es Alternativen zu Excel?

Ja. Große Unternehmen gehen schon länger auf die schlimmsten anzunehmen Excel-Gaus ein. Es werden nämlich Programme eingesetzt mit weniger Gestaltungsfreiheit. Damit wird´s stabiler in der Nutzung und weniger anfällig für Fehler. Meistens finden Sie solche Programme in der Finanz- und Steuerbuchhaltung. Je weniger der einzelne Nutzer „Herumschrauben“ kann, desto sicherer die Zahlen-Konstrukte.

 

Fazit

Excel ist keine eierlegende Wollmilchsau. Trotzdem ist Excel ein hervorragendes Tabellenkalkulationspropramm. Immer nur so gut, wie der User, der davor sitzt. Und auch nur so leistungsfähig, wie die Programmversion das vorsieht. Das gilt für alle Computerprogramme. In allen Amtsstuben und in allen Firmen dieser Welt.

Am Ende des Artikels von Herrn Balzter wird Stefan Wiemann zitiert. Wiemann leitet im deutschen Krebsforschungszentrum in Heidelberg die Abteilung Genomanalyse. Zitat: “Wiemann hält verpflichtende Übungen für Erstsemester für sinnvoll. Besser noch: für alle Schulabgänger im Land. Man muss schließlich nicht erst studieren, um es später mit Excel zu tun zu bekommen.“

Was glauben Sie, wie ich dieses Zitat kommentiere?

Ich gebe Seminare in Excel und zwar auf den Kommunikationswegen der ONLINE-Welt und der OFFLINE-Welt. Offline in Form von guten gewohnten Präsenzveranstaltungen. Präsenzveranstaltungen natürlich nur, wenn Corona mich läßt. Glauben Sie mir, die  Online-Seminare sind mir zwischenzeitlich genauso ans Herz gewachsen. Die Luft da Draußen wird immer dicker und der Verkehr immer heftiger.  Vieles spricht für Online-Seminare.

Welche Art von Weiterbildung Sie auch bevorzugen , ich bin da für Sie. Rufen Sie mich an.

Outlook Signaturen exportieren in anderen PC

Lesedauer 3 Minuten

Outlook Signaturen exportieren in anderen PC oder Laptop

 

Outlook bietet keine Möglichkeit, Signaturen von einem PC auf einen anderen PC zu übertragen, z. B. beim Umzug auf einen neuen Rechner. Wer keine spezielle Software einsetzt, zum Beispiel MoBackup, kann das Problem relativ einfach lösen unter Zuhilfenahme eines USB-Sticks. Sollen Signaturen auf einen anderen PC übertragen werden, muss dazu der Inhalt des Ordners SIGNATURES kopiert werden, um ihn anschließend in den anderen Computer/Userprofil einzufügen.

Der Ordner Signatures

 

Ich zeige hier und im Video, wie ich Signaturen von meinem Computer unter dem User „Othmar1“ in einen anderen Computer bzw. in ein anderes Userprofil exportiere.

Der Ordner SIGNATURES befindet sich bei der Standardinstallation von Outlook 365 in folgendem Pfad:

C:\Users\<Ihr Name>\AppData\Roaming\Microsoft

Für <Ihr Name> steht  der Name, mit dem Sie sich in Windows angemeldet haben.  Der AppData-Ordner ist Bestandteil Ihres User-Profils und der Eigenen Dateien. Allerdings nicht sichtbar in den Standardeinstellungen. Das könnte man ändern. Allerdings ist dieser Ordner nicht ohne Grund unsichtbar und meistens haben Sie als User in den Firmen keinen Zugriff auf diesen Ordner.

Wie komme ich nun in den Signatures Ordner?

 

  1. Geben Sie in das Suchfeld unten links in der Startleiste (Lupe) folgende Suchphrase ein: %appdata%\microsoft\signatures
  2. Bestätigen Sie mit ENTER.

 

Sie gelangen direkt zu den einzelnen Signaturen, also dem kompletten Inhalt des Ordners Signatures, auch wenn dieser Ordner in der Regel ausgeblendet ist.

Zum Video Outlook Signaturen exportieren

 

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

TIPP

Den Backslash \ stellen Sie dar mit der Tastenkombination AltGr + ß

oder

Sie kopieren einfach die Suchphrase: Markieren – STRG C + STRG V

Schritt für Schritt den Ordner Signatures exportieren

 

Wie oben beschrieben, steuern Sie den Ordner Signatures an.

  1. Kopieren Sie den kompletten Inhalt des Ordners Signatures z.B. auf einen USB-Stick, mit dem Shortcut STRG+A für alles markieren – Rechtsklick auf die Markierung – Senden an den Stick, der im PC steckt.
  2. Im anderen Computer steuern Sie ebenfalls wieder diesen Pfad an: C:\…\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
  3. Kopieren Sie nun die Inhalte vom Stick in den Ordner Signatures des anderen Computers.  Achten Sie darauf in den richtigen USER-Ordner zu kopieren, falls dort mehrere Nutzer angemeldet sind.
  4. Damit sind alle Outlook Signaturen exportiert auf einen weiteren Computer.

Das gleiche Verfahren gilt auch, wenn Sie die Signaturen einem anderen Nutzer zukommen lassen möchten. Also derselbe Computer, aber einem anderen Nutzer.

HINWEIS: In Firmen dürfen häufig keine Sticks o.ä. Datenträger angeschlossen werden. Fragen Sie Ihre Admins!

 

Viel Erfolg

Ihr Othmar Wrana