Layout von Pivot Tabellen ändern in Excel 365

Layout von Pivot Tabellen ändern in Excel 365

 

Die Darstellung einer Pivot Tabelle kann vielfältig geändert werden. Durch Reduzieren und Erweitern einzelner Felder erreichen Sie eine große Übersichtlichkeit in der Pivot Tabelle. Wozu das überhaupt?

Ansprechende Berichte für eine schnelle und einfache Erfassung von Zahlen und Fakten

Mit Pivot Tabellen analysieren Sie Daten blitzschnell und gewinnen damit auch wichtige Informationen. Gerade im Berufsleben beruhen wichtige Erkenntnisse auf diesen Zahlen. Damit den weitreichenden Entscheidungen Rechnung getragen wird, bieten gerade Pivot Tabellen viele Optionen, die Ergebnisse übersichtlich aufzubereiten und mit wenigen Klicks, ein ansprechendes Layout zu gestalten.

Die Entscheider, die mit diesen Daten arbeiten, benötigen für eine schnelle und einfache Erfassung eine visualisierte Aufbereitung der Zahlen.

Im Video zeige ich die wichtigsten Layout-Optionen, wie die Daten und Fakten auf unterschiedliche Art und Weise dargestellt werden können.

Zum Video

 

Eine ganz normale Pivot Tabelle

Zunächst erstelle ich eine Pivot Tabelle über

Einfügen – Pivot Table.

Die Daten sind bereits korrekt eingetragen.
Das Fenster wird nur noch mit OK bestätigt.

Jahreszahlen in Spalte A ergänzen

Nun möchte ich die Tabelle in Spalte A ergänzen um die Jahreszahlen.

Feld Jahr nach Zeilen ziehen und für die Optik sieht es besser aus, wenn ich die Jahreszahlen vor den Verkäufern darstellen lasse. Dafür schiebe ich das Feld Jahr nach oben vor dem Feld Verkäufer.

Ich will auch die Filialen sehen in der Spalte A

Das Feld Filiale nach Zeilen ziehen und vor Verkäufer platzieren. Damit habe ich eine plausible Pivot Tabelle nach Jahreszahlen, den Filialen und den dazugehörigen Verkäufern.

Diese Optik lässt sich nun völlig anders darstellen

Über den Befehl

Entwurf in der Menüleiste – zum Befehl Berichtslayout – Im Tabellenformat anzeigen

Menü Berichtslayout

Menü Berichtslayout

Ich produziere für alle drei Felder (Jahreszahl, Filiale und Verkäufer) drei Spalten. 

Reduzieren und Erweitern

Diese Darstellung kann beliebig verändert werden, indem man Felder reduziert oder erweitert. Das geschieht am einfachsten mit einem Rechtsklick auf das Minuszeichen.

Reduzieren am Dresden: Hier möchte ich nur noch die Filialen sehen – keine Verkäufernamen.

  1. Rechtsklick auf – vor Dresden
  2. Befehl Erweitern/Reduzieren
  3. Befehl Gesamte Feld reduzieren

Jahreszahl reduzieren

Genauso kann ich die Jahreszahlen ebenfalls völlig reduzieren lassen. Per Rechtsklick auf das Minuszeichen etc.

Die Schritte gehen Sie weiter wir oben beschrieben.

Ich habe nur noch die Jahreszahlen und die Stückzahlen am Bildschirm

 

Felder erweitern

Die Schritte analog wie beim Reduzieren, nur heißt es jetzt im letzten Schritt „Gesamtes Feld erweitern“. 

Am Beispiel der Jahreszahl sieht das Ergebnis so aus:

Jahreszahl erweitern in Excel 365

Jahreszahl erweitern in Excel 365

Erweitern zu Verkäufern

Wenn ich am Beispiel von Dresden die Verkäufer wieder sichtbar machen möchte, gehe ich den Weg wir oben beschrieben bis zum letzten Befehl: „Erweitern zu Verkäufer“

Ergebnis nur für Dresden in diesem Beipsiel

erweitern verkäufer nur für dresden

erweitern verkäufer nur für dresden

 

Berichtslayout

Sie erhalten mit dem Befehl

Entwurf  – Berichtslayout  – Kurzformat das Standard-Layout. „Im Tabellenformat anzeigen“ stellt eine erweiterte Ansicht dar, in der Sie Felder reduzieren/erweitern können.

Menü Berichtslayout

Menü Berichtslayout

 

Viel Spaß mit Excel Pivot Tabellen in Office 365 und bis zum nächsten Mal

Ihr Othmar Wrana

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Rechnen in Pivot Tabellen Excel 365

Excel 365 – Rechnen in Pivot Tabellen 

 

Die Tabelle zeigt diverse Produkte, Verkäufer/innen, Umsatz- und Mengenangaben. Wir berechnen den Gesamtumsatz pro Verkäufer/in. Jeder Verkäufer/in erhält 10 Prozent Bonus (oder Provision) vom Umsatz – natürlich nach Abzug von 3 Prozent Stornovorbehalt.

Sie benötigen dafür die Pivot Tabelle und drei Formeln zur Berechnung der Nettoauszahlung an die Verkäufer/innen.

Zum Video

 

Pivot Tabelle in Excel 365 erstellen und 3 Formeln

 

Wir berechnen den Gesamtumsatz pro Verkäufer/in.

Jeder Verkäufer/in erhält 10 Prozent Bonus (oder Provision) vom Umsatz – natürlich nach Abzug von 3 Prozent Stornovorbehalt.

Sie benötigen dafür die Pivot Tabelle und drei Formeln zur Berechnung der Nettoauszahlungen an die Verkäufer/innen.

 

Erste Formel: 10% Bonus vom Umsatz

=Umsatz*10%

 

Zweite Formel: 3% Stornovorbehalt vom Umsatz

=Umsatz*3%

 

Dritte Formel: Auszahlung des Bonus abzüglich des Stornovorbehaltes

=Bonus-Storno

 

Ergebnis: Fertige Tabelle nach Berechnungen

 

Erstellen einer Pivot Tabelle

 

über EINFÜGEN  – PIVOT TABLE 

Das darauffolgende Fenster „PivotTable aus Tabelle oder Bereich“ ist bereits ausgefüllt und wird nur mit OK bestätigt.

Umsätze der Verkäufer

Das Feld Verkäufer wird auf die ZEILEN gezogen. Der Umsatz wird in die WERTE platziert.

Gleich formatiert in Euro und ohne Dezimalstellen.

Die Pivot-Tabelle

10 % Bonuszahlungen berechnen

Der beschriebene Weg wiederholt sich nun 3 Mal für alle Formeln. Nur die Berechnung ist anders.

Aufgabe:
10 Prozent vom Umsatz als Bonuszahlung (Provision) soll pro Verkäufer/in ausgezahlt werden.

Formel:
Feldname: Bonus
=Umsatz*10%

 

6 Schritte über den Befehl

  1. PivotTable-Analyse – Gruppen – Berechnetes Element
  2. Das Feld muss einen Namen bekommen. Hier den Namen Bonus
  3. Die Formel beginnt in Excel immer mit =
  4. Den Begriff Umsatz kann ich per Doppelklick in die Zeile Formel eintragen lassen.
  5. Multiplizieren * mit 10 %
  6. Mit OK bestätigen.

 

Prüfen Sie in der Pivot Tabelle die neue Spalte namens „Summe von Bonus“.

Stornovorbehalt vom Umsatz

Die Verkäufer müssen einen Stornovorbehalt hinterlegen in Höhe von 3 Prozent vom Umsatz. Der Stornovorbehalt wird selbstverständlich vor Auszahlung des Bonus (Provision) einbehalten.

 

Feldname:
Storno

Formel
=Umsatz*3%

 

Formel erstellen s. Schritte 1-6

Erneut eine Formel erstellen über Felder Elemente und Gruppen.

Berechnetes Feld lautet Storno 

Umsatz wieder per Doppelklick übernehmen und die Formel vollenden mit *3%.

Mit OK bestätigen und Sie erhalten eine neue Spalte „Summe von Storno“

Wie hoch ist der Nettobonus – was wird ausbezahlt?

 

Aufgabe:
Die dritte Formel errechnet den Nettobonus. Gleicher Weg wie zuvor, nur eine andere Berechnung

 

Formel:
Name: Nettobonus
=Bonus-Storno

 

Formel erstellen mit Schritte 1-6

Klicken Sie auf „Felder Elemente und Gruppen“ auf das „Berechnete Feld“.

Feldname: Nettobonus

Bonus per Doppelklick – das MINUS-Zeichen – Doppelklick Storno

und mit OK bestätigen

Tippfehler Feld Nettobonus korrigieren

 

Ich klicke auf den Befehl „Felder Elemente und Gruppen“ auf das berechnete Feld. Hier öffne ich die Dropdown-Liste und klicke auf den falsch geschriebenen Namen. Der Name muss gelöscht werden mit Klick auf den Button Löschen. Schreiben Sie den Namen nun richtig. Die Formel bleibt bestehen. Mit Hinzufügen und OK füge ich das korrigierte Feld in die Tabelle.

Die fertige Pivot Tabelle in Excel 365

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Excel 365 Pivot Tabellen Grundlagen

Excel 365 Pivot Tabellen Grundlagen

 

behandelt im ersten Teil meiner geplanten Mini-Video-Serie die Voraussetzungen für Pivot-Tabellen. Anschließend erstelle ich eine Verkaufsübersicht von diversen Produkten aus unterschiedlichen Jahren und Monaten. Dazu Umsatzzahlen und Stückzahlen in der Spalte Mengen.

Die Tabelle und ein PDF wird am Ende des Beitrags als Download angeboten.

Zum Video

 

Was sind Pivot Tabellen?

 

Pivot Tabellen stellen nur eine andere Ansicht auf die Originaldaten dar, d. h. das Original bleibt unverändert. Die Darstellung in den Pivot Tabellen sieht aber völlig anders aus.

Voraussetzungen für Pivot Tabellen sind drei Punkte

 

  1. Zum einen müssen alle Spalten eine Beschriftung aufweisen. Das sollte generell eine Selbstverständlichkeit sein bei Tabellen.
  2. Zum zweiten darf es keine verbundenen Zellen geben
  3. Zum dritten dürfen keine leeren Spalten oder leeren Zeilen vorhanden sein.

 

Ausgangspunkt für unsere erste Pivot Tabelle soll eine Verkaufsübersicht von diversen Produkten aus unterschiedlichen Jahren und Monaten sein, dazu Umsatzzahlen und Stückzahlen in der Spalte Mengen.

Pivot-Tabelle erstellen: Eine Verkaufsübersicht von Produkten

 

Eine Frage könnte lauten: Wie viele Stücke pro Produkt wurden verkauft?

Mit dem Befehl Einfügen und dem Icon Pivot Tabelle folgt diese Dialogbox: PivotTable aus Tabelle oder Bereich

Der Datenbereich von A1 bis G131 wurde übernommen. Es ist sinnvoll, die Pivot Tabelle auf einem neuen Arbeitsblatt zu erstellen.

Das neue Blatt zeigt im rechten Teil alle Spaltenbezeichnungen der Ursprungstabelle

Spaltenbezeichnungen

Spaltenbezeichnungen

Die vier Felder

 

Im unteren rechten Teil dieses Fensters gibt es vier Felder, mit denen das Layout der Pivot Tabelle bestimmt wird.

 

  • Filter
  • Zeilen
  • Spalten
  • Werte

 

Es sollen die verkauften Stückzahlen pro Produkt gezeigt werden.

 

Dazu wird „Produkt“ in den Bereich Zeilen gezogen.

Die „Mengen“ ist ein Werte-Feld und wird in den Bereich Werte gezogen.

Fertig ist die erste Pivot Tabelle. Sinnvoll wird es sein, die Zahlen nach Bedarf zu formatieren.

 

Erste Pivot Tabelle

Sortieren und löschen

 

Die Tabelle ist zunächst alphabetisch sortiert. Man kann Pivot Tabellen generell immer neu sortieren. Auch die Umsatzspalte kann sortiert werden.

Zum Löschen der Felder werden diese einfach nach links bewegt.

Eine weitere Pivot Tabelle für die monatlichen Umsatzzahlen

 

Diese Tabelle kann einfach mit COPY an PASTE (kopieren und einfügen) erstellt werden. Dazu wird die Pivot-Tabelle markiert und kopiert und an anderer Stelle eingefügt.

 

Nun habe ich eine zweite Pivot Tabelle erstellt, zurzeit mit den exakten Daten wie die erste Pivot-Tabelle.

 

Jetzt kann ich in der neuen Tabelle die Produkte löschen und dafür die Monate per DRAG and DROP einfügen. Analog können statt der Mengen die Umsatzahlen eingefügt werden.

Was geschieht, wenn in der Originaltabelle die Daten geändert werden?

 

Die Pivot Tabelle muss manuell aktualisiert werden. Am einfachsten per Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste innerhalb der Pivot Tabelle) und dem Punkt AKTUALISIEREN.

Nun habe ich eine zweite Pivot Tabelle erstellt, zurzeit mit den exakten Daten wie die erste Pivot-Tabelle.

Jetzt kann ich in der neuen Tabelle die Produkte löschen und dafür die Monate per DRAG and DROP einfügen. Analog können statt der Mengen die Umsatzahlen eingefügt werden.

Zahlenfelder

Im Werte-Feld kann nicht nur der Umsatz gezeigt werden, sondern auch weitere Wertefelder. In diesem Beispiel kann auch das Feld Mengen im Wert-Feld eingetragen werden.

Generell sind bei Pivot Tabellen die Zahlenfelder immer geschützt gegen Eingaben, d.h. ich kann die Zahlen nicht entfernen oder überschreiben.

Textfelder können beliebig verändert werden

Ersetzen Funktion

 

Der Begriff Summe von wird automatisch erzeugt und ist so nicht gewünscht.

Ein einfacher Weg, diesen Text zu entfernen, ist die Ersetzen Funktion von Excel

Das war es schon für den ersten Teil

Im nächsten Video werde ich zeigen, wie man das Layout verändern kann und wie man spezielle Tabellen erstellt.

Viel Erfolg wünscht
Othmar Wrana

 

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Excel rechnet falsch – immer Ärger mit Excel?

Immer Ärger mit Excel? Excel rechnet falsch

Dieser Beitrag liefert kein Tutorial zu Excel.

Das ist nicht etwa ein Titel, den ich mir ausgedacht habe, weil mich mal wieder Excel geärgert hat. Vielmehr ist es ein Titel von Sebastian Balzter, veröffentlicht in der FAS vom 08. August 2021 mit dem Titel „Immer Ärger mit Excel“. Als ich die Überschrift las, dachte ich mir, wie wahrscheinlich sehr viele von Ihnen auch, das hätte von mir sein können.

 

Ärger mit Excel. Wer kennt das nicht?

Ärger mit Excel ist dabei nicht immer so offensichtlich. Manchmal wird nicht sofort bemerkt, dass eine Berechnung gar nicht stimmen kann. Herr Balzter beschreibt in seinem Artikel, welche Excel Supergaus sich in der Vergangenheit ereigneten.
Zitat: „Mitarbeiter der englischen Gesundheitsbehörde hatten Excel benutzt, um nach positiven Corona-Tests die Kontaktnachverfolgung zu organisieren. Schließlich hatten sie Excel seit jeher für alles Mögliche eingesetzt.“

Um das Problem gleich zu benennen: Es wurde schlicht vergessen, dass die eingesetzte Version von Excel nur 64.000 Zeilen aufnimmt. Bei einer derartigen Flut von Daten ist diese Grenze aber schnell erreicht und es kam wie es kommen musste: Jeder weitere Eintrag führte dazu, das eine andere Zeile mit Inhalt auf Nimmerwiedersehen verschwand, überschrieben wurde. 

So wurden im vergangenen Herbst 16.000 an Corona infizierte Menschen zu spät benachrichtigt. Natürlich auch deren Kontakte zu spät informiert. Laut Artikel führte diese Verzögerung zu rund 125.000 zusätzlichen Infektionen von denen wahrscheinlich 1500 tödlich verliefen. Das spielte sich in England ab. Aber Deutschland sollte nicht hämisch herabschauen, sondern Inne halten, denn auch hier zulande nutzen die Gesundheitsämter das Excel Programm. Und wir wissen, dass die deutschen Amtsstuben „faxen“ machen. Ob die hier wissen, dass alte Excel Versionen nur 64000 Zeilen verarbeiten können?

 

Als meine Frau diesen Satz las, hörte ich einen Aufschrei

verbunden mit schallendem Gelächter: „Habe ich doch immer gesagt. Excel wird für alles Mögliche und Unmögliche benutzt. Ich habe Kunden, die schreiben damit. Die benötigen weder Word noch eine Datenbank, denn sie haben Excel. Das kann nicht funktionieren. Dafür ist Excel nicht erschaffen worden.“

 

Was Wasser auf die Mühlen meiner Frau ist,

ist für mich ein Alltagsproblem. Viele Anrufe erreichen mich, mit der Bitte doch einmal über die Excel-Tabelle zu schauen. Irgendwie funktioniert da was nicht. Mit diesen wagen Beschreibungen versuche ich eine Lösung für das Problem zu finden.

Die 4 häufigsten Excel-Probleme, die mir in meinem Alltag begegnen

1. Zelle wird leer interpretiert, obwohl ein Leerzeichen eingetragen wurde. Damit ist die Zelle nicht leer.
2. Versehentlich wurde ein Datum eingetragen, zum Beispiel statt 12,5 wurde 12.5 eingetragen. Damit ist die Zelle als Datum formatiert.
3. Excel sortiert falsch, weil in einer Checkbox ein Häkchen entfernt wurde.
4. Es wird falsch formatiert, weil falsch markiert wurde.
5. u.s.w

 

Wenn ich nur einen Hammer habe

Professor Dörr vom HPI (Hasso Plattner Institut) drückt es so aus: „Wenn ich nur einen Hammer habe, dann sehe ich überall Nägel. Auch wenn es Schrauben sind.“
Manchmal wird Excel für Aufgaben genutzt, für die es andere und bessere Programme gibt. Oft beschleicht mich der Verdacht, dass die ganze Welt aus Excel Arbeitsblätter besteht. Auch ich habe mich schön öfter gefragt, wie viele Tortendiagramme falsch kommuniziert werden in den Vorträgen dieser Welt. Falsche Zahlen bei unsachgemäßem Einsatz sind für mich nichts Neues. Handgestrickte Rechenformeln in unheilvoller Allianz mit unsichtbaren Feldern und falschen Zeichen sind leider keine Seltenheit.

 

Typisch – alte Programmversionen in den Behörden

Im Artikel der FAS wurden Probleme beschrieben, die aufgrund einer alten Programmversion entstanden sind. Nämlich einer Excel-Version, die in einer Arbeitsmappe lediglich 64.000 Einträge, also 64.000 Zeilen, verträgt.
Nun wissen wir spätestens seit Corona, dass Deutschland die Digitalisierung verschlafen hat. Ich werde nicht weiter darauf eingehen. Aber was mich wirklich wundert ist die Unkenntnis über grundlegendes Wissen in den Behörden. Wenn ich schon ein Uraltprogramm einsetzte und das große Rad drehen möchte, muss ich mich vorher informieren, ob das mit dieser Version von Office überhaupt funktioniert. Wie arrogant muss man sein?

 

Gibt es Alternativen zu Excel?

Ja. Große Unternehmen gehen schon länger auf die schlimmsten anzunehmen Excel-Gaus ein. Es werden nämlich Programme eingesetzt mit weniger Gestaltungsfreiheit. Damit wird´s stabiler in der Nutzung und weniger anfällig für Fehler. Meistens finden Sie solche Programme in der Finanz- und Steuerbuchhaltung. Je weniger der einzelne Nutzer „Herumschrauben“ kann, desto sicherer die Zahlen-Konstrukte.

 

Fazit

Excel ist keine eierlegende Wollmilchsau. Trotzdem ist Excel ein hervorragendes Tabellenkalkulationspropramm. Immer nur so gut, wie der User, der davor sitzt. Und auch nur so leistungsfähig, wie die Programmversion das vorsieht. Das gilt für alle Computerprogramme. In allen Amtsstuben und in allen Firmen dieser Welt.

Am Ende des Artikels von Herrn Balzter wird Stefan Wiemann zitiert. Wiemann leitet im deutschen Krebsforschungszentrum in Heidelberg die Abteilung Genomanalyse. Zitat: “Wiemann hält verpflichtende Übungen für Erstsemester für sinnvoll. Besser noch: für alle Schulabgänger im Land. Man muss schließlich nicht erst studieren, um es später mit Excel zu tun zu bekommen.“

Was glauben Sie, wie ich dieses Zitat kommentiere?

Ich gebe Seminare in Excel und zwar auf den Kommunikationswegen der ONLINE-Welt und der OFFLINE-Welt. Offline in Form von guten gewohnten Präsenzveranstaltungen. Präsenzveranstaltungen natürlich nur, wenn Corona mich läßt. Glauben Sie mir, die  Online-Seminare sind mir zwischenzeitlich genauso ans Herz gewachsen. Die Luft da Draußen wird immer dicker und der Verkehr immer heftiger.  Vieles spricht für Online-Seminare.

Welche Art von Weiterbildung Sie auch bevorzugen , ich bin da für Sie. Rufen Sie mich an.

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