Serien-Emails mit Outlook 365
Serien-Emails sind Nachrichten, die an viele Empfänger aus den Outlook Kontakten versendet werden. Bis auf wenige Stellen enthält die Nachricht einen identischen Inhalt, z. B eine Einladung oder eine Umfrage zu einem Thema. Darüber hinaus können die Empfänger mit einer persönlichen Anrede angesprochen werden.
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Kontakte in Outlook mit Anrede
Sollen die E-Mail mit einer personalisierten Anrede erstellt werden, muss in den Kontakten auch eine Anrede erfasst sein. Dazu muss das Feld Name.. im Kontakt geöffnet sein und die Anrede wird ausgewählt.
Auswahl der gewünschten Kontakte
Zunächst müssen in den Outlook Kontakten die gewünschten Empfänger gewählt werden. Dazu wird Outlook gestartet und das Modul Personen aktiviert.
Empfehlenswert ist die Listen Ansicht. Sie wird aktiviert über das Menü ANSICHT – Ansicht ändern – Liste
Für die Auswahl von verschiedenen Kontakten muss die STRG-Taste gedrückt werden = die Mehrfachauswahl
Seriendruck starten in Outlook
Nach Auswahl der gewünschten Kontakte wird der Seriendruck in Outlook gestartet. Im Register START befindet sich das Icon Serien-Emails.
Mit Klick auf das Icon folgt diese Dialogbox:
In dieser Dialogbox können verschiedene Optionen gewählt werden. Die Emails werden z. B. nur an die ausgewählten Kontakte versendet und es wird ein neues Dokument in Word erstellt
Als Dokument-Typ muss Serienbriefe gewählt werden und am Ende werden die Daten per E-Mail zusammengeführt.
Mit OK wird das Programm Word gestartet.
E-Mail in Word schreiben
In Word wird ein leeres Dokument geöffnet und die E-Mail kann geschrieben werden.
Um eine persönliche Anrede zu erstellen, muss das Fedl NAME eingefügt werden. Dies geschieht über den Befehl SENDUNGEN und das Icon Seriendruckfeld einfügen. Es öffnet sich dann eine Liste mit allen Feldnamen aus den Outlook Kontakten.
Hier können bei Bedarf auch die Felder NAME, NACHNAME, VORNAME oder ANREDE gewählt werden.
Fertigstellen und zusammenführen
Nachdem die E-Mail geschrieben ist, folgt noch das Versenden der E-Mail an die gewählten Kontakte. Dazu wird im Register Sendungen der Befehl Fertigstellen und zusammenführen gewählt.
Über den Button Fertigstellen und zusammenführen wird der Befehl E-Mail Nachrichten senden… gewählt.
Viel Erfolg mit Ihren Serien-Emails
wünscht Othmar Wrana
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