Serien-Emails mit Outlook 365

Serien-Emails sind Nachrichten, die an viele Empfänger aus den Outlook Kontakten versendet werden. Bis auf wenige Stellen enthält die Nachricht einen identischen Inhalt, z. B eine Einladung oder eine Umfrage zu einem Thema. Darüber hinaus können die Empfänger mit einer persönlichen Anrede angesprochen werden.

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Kontakte in Outlook mit Anrede

Sollen die E-Mail mit einer personalisierten Anrede erstellt werden, muss in den Kontakten auch eine Anrede erfasst sein. Dazu muss das Feld Name.. im Kontakt geöffnet sein und die Anrede wird ausgewählt.

Auswahl der gewünschten Kontakte

Zunächst müssen in den Outlook Kontakten die gewünschten Empfänger gewählt werden. Dazu wird Outlook gestartet und das Modul Personen aktiviert. 
Empfehlenswert ist die Listen Ansicht. Sie wird aktiviert über das Menü ANSICHT – Ansicht ändern – Liste

Für die  Auswahl von verschiedenen  Kontakten muss die STRG-Taste gedrückt werden = die Mehrfachauswahl

Seriendruck starten in Outlook

Nach Auswahl der gewünschten Kontakte wird der Seriendruck  in Outlook gestartet. Im Register START befindet sich das Icon Serien-Emails.

Mit Klick auf das Icon folgt diese Dialogbox:

In dieser Dialogbox können  verschiedene Optionen gewählt werden. Die Emails werden z. B. nur an die ausgewählten Kontakte versendet und es wird ein neues Dokument in Word erstellt 
Als Dokument-Typ muss Serienbriefe gewählt werden und am Ende werden die Daten per E-Mail zusammengeführt.
Mit OK wird das Programm Word gestartet.

E-Mail in Word schreiben

In Word wird ein leeres Dokument geöffnet und die E-Mail kann geschrieben werden. 

Um eine persönliche Anrede zu erstellen, muss das Fedl NAME eingefügt werden. Dies geschieht über den Befehl SENDUNGEN und das Icon Seriendruckfeld einfügen. Es öffnet sich dann eine Liste mit allen Feldnamen aus den Outlook Kontakten.

Hier können bei Bedarf auch die Felder NAME, NACHNAME, VORNAME oder ANREDE gewählt werden.

Fertigstellen und zusammenführen

Nachdem die E-Mail geschrieben ist, folgt noch das Versenden der E-Mail an die gewählten Kontakte. Dazu wird im Register Sendungen der Befehl Fertigstellen und zusammenführen gewählt. 

 

Über den Button Fertigstellen und zusammenführen  wird der Befehl E-Mail Nachrichten senden… gewählt.

 

In dieser letzten Dialogbox muss der Betreff eingetragen werden. Bei Bedarf kann nur eine bestimmte Anzahl von Datensätzen gesendet werden. Das ist hilfreich wenn man eine Testsendung starten möchte.  Üblicherweise wird die Funktion Alle gewählt.

Mit OK erfolgt der Versand der E-Mails.

Viel Erfolg mit Ihren Serien-Emails

wünscht Othmar Wrana

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