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E-Mail Postfach organisieren. Im Posteingang werden E-Mails farbig markiert
Gilt für Outlook 363/2016
Bei der täglichen E-Mail Flut kann es vorkommen, dass eine wichtige Nachricht übersehen wird. Die Lösung: Verpassen Sie bestimmten E-Mails eine Farbe im Posteingang. Das ist nur eine Maßnahme, mit der Sie Ihr E-Mail Postfach organisieren.
Aufgabe: Zum Beispiel sollen von bestimmten Personen eingehende E-Mails rot gekennzeichnet werden.
Das Video zum Thema
Die Vorgehensweise, um E-Mails farbig zu markieren
1. Wählen Sie das Register Ansicht
2. Ansichtseinstellungen
Sie erhalten die folgende Dialogbox
3. Wählen Sie den Punkt Bedingte Formatierung
Es folgt diese Dialog-Box; die vorhandenen Regeln können nicht gelöscht werden, aber sie könnten bei Bedarf anders formatiert werden.
4. Mit Hinzufügen vergeben Sie einen Namen und wählen die gewünschte Formatierung aus.
Es kann eine Schrift-Farbe gewählt werden, sowie die Schriftgröße und der Schriftschnitt.
5. Legen Sie im letzten Schritt fest
welche Bedingung gelten soll, um die E-Mail farblich zu kennzeichnen. Hier soll ein bestimmter Absender hervorgehoben werden.
Mit dem Befehl BEDINGUNG folgt die Box wie rechts zu sehen
Die Adresse wird unter Von ausgewählt. Schließend Sie den Dialog mit Ok.
Im Beispiel werden eingehende E-Mails von Othmar Wrana jetzt rot hervorgehoben, wenn die von Ihnen festgelegte Bedingung erfüllt ist.
Im Video zeige ich ein weiteres Beispiel für die Hervorhebung einer Betreffzeile. Diese Maßnahmen bilden nur einen kleiner Teil vieler Möglichkeiten, den E-Mail Posteingang zu organisieren.
Gutes Gelingen und Spaß mit Outlook
Ihr Othmar Wrana
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Guten Tag Herr Wrana,
vielen Dank für Ihre Antwort.
Ist es tatsächlich so, wenn ich auf meinem PC kategorisiere, das dies auf den Mitarbeiter-
PC´s mit jeweils eigenem Outlook, aber alle mit gleicher outlook-Adresse, zu sehen ist ?
Vielen Dank Ihnen, das probiere ich gleich mal.
Viele Grüße
Cyrus Schlüter
Guten Tag,
danke für Ihren hervorragenden Beitrag.
Ich als Chef möchte wichtige Mails anmarkern, aber wie bekomme ich es hin, das meine Angestellten, mit denen ich eine Mailadresse zusammen nutze automatisch diese wichtigen Mails auch gemarkert bekommen. Oder ich die sogar farblich markieren kann, sodass jeder Mitarbeiter gleich seine Aufgaben anhand der Farbe erkennen kann ?
LG,
Cyrus Schlüter
Hallo Herr Schlüter,
der übliche Weg ist die Verwendung von farblichen Kategorien. Hiermit kann man z. B. für jeden Mitarbeiter eine Farbe festlegen mit einem Namenskürzel. Wenn dieser Mitarbeiter dann eine E-Mail bearbeitet oder bearbeiten soll, kann seine Kategorie dieser E-Mail zuweisen und die anderen Anwender können sehen, wer die E-Mail bearbeitet hat.
Viele Grüße Othmar Wrana
Hallo Barbara,
wie kann ich dies auch noch umsetzen wenn ich keine Farbkategorien zur Auswahl habe!?
Funktioniert nur mit POP3-Konten. Nicht mit IMAP-Konten.
Nachtrag: mit Exchange-Anbindung funktioniert es auch