Serien-Emails mit Outlook 365 erstellen

Serien-Emails mit Outlook 365

Serien-Emails sind Nachrichten, die an viele Empfänger aus den Outlook Kontakten versendet werden. Bis auf wenige Stellen enthält die Nachricht einen identischen Inhalt, z. B eine Einladung oder eine Umfrage zu einem Thema. Darüber hinaus können die Empfänger mit einer persönlichen Anrede angesprochen werden.

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Kontakte in Outlook mit Anrede

Sollen die E-Mail mit einer personalisierten Anrede erstellt werden, muss in den Kontakten auch eine Anrede erfasst sein. Dazu muss das Feld Name.. im Kontakt geöffnet sein und die Anrede wird ausgewählt.

Auswahl der gewünschten Kontakte

Zunächst müssen in den Outlook Kontakten die gewünschten Empfänger gewählt werden. Dazu wird Outlook gestartet und das Modul Personen aktiviert. 
Empfehlenswert ist die Listen Ansicht. Sie wird aktiviert über das Menü ANSICHT – Ansicht ändern – Liste

Für die  Auswahl von verschiedenen  Kontakten muss die STRG-Taste gedrückt werden = die Mehrfachauswahl

Seriendruck starten in Outlook

Nach Auswahl der gewünschten Kontakte wird der Seriendruck  in Outlook gestartet. Im Register START befindet sich das Icon Serien-Emails.

Mit Klick auf das Icon folgt diese Dialogbox:

In dieser Dialogbox können  verschiedene Optionen gewählt werden. Die Emails werden z. B. nur an die ausgewählten Kontakte versendet und es wird ein neues Dokument in Word erstellt 
Als Dokument-Typ muss Serienbriefe gewählt werden und am Ende werden die Daten per E-Mail zusammengeführt.
Mit OK wird das Programm Word gestartet.

E-Mail in Word schreiben

In Word wird ein leeres Dokument geöffnet und die E-Mail kann geschrieben werden. 

Um eine persönliche Anrede zu erstellen, muss das Fedl NAME eingefügt werden. Dies geschieht über den Befehl SENDUNGEN und das Icon Seriendruckfeld einfügen. Es öffnet sich dann eine Liste mit allen Feldnamen aus den Outlook Kontakten.

Hier können bei Bedarf auch die Felder NAME, NACHNAME, VORNAME oder ANREDE gewählt werden.

Fertigstellen und zusammenführen

Nachdem die E-Mail geschrieben ist, folgt noch das Versenden der E-Mail an die gewählten Kontakte. Dazu wird im Register Sendungen der Befehl Fertigstellen und zusammenführen gewählt. 

 

Über den Button Fertigstellen und zusammenführen  wird der Befehl E-Mail Nachrichten senden… gewählt.

 

In dieser letzten Dialogbox muss der Betreff eingetragen werden. Bei Bedarf kann nur eine bestimmte Anzahl von Datensätzen gesendet werden. Das ist hilfreich wenn man eine Testsendung starten möchte.  Üblicherweise wird die Funktion Alle gewählt.

Mit OK erfolgt der Versand der E-Mails.

Viel Erfolg mit Ihren Serien-Emails

wünscht Othmar Wrana

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Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

 

Der Titel lässt es erahnen. Hier geht es nicht um Einstellungen des Kontos in der Desktop-Version, sondern um Einstellungsmöglichkeiten in der Cloud. In diesem Beitrag/ Video werden keine Postfach-Einrichtungen erläutert (POP und IMAP etc.), sondern Einstellungen für Optik und Funktionen, wie Signaturen etc.

Viele von Ihnen kennen bereits die Einstellungen. Wenn man erst einmal den Weg gefunden hat, richten Sie auch eine Signatur problemlos ein. 

Mit einem Klick auf das Einstellungsrad in der obersten Menüleiste finden Sie die Einstellungen, die Ihnen in der Cloud das Outlook-Leben erleichtern können. Sie sehen die sogenannten Schnelleinstellungen. Stellen Sie hier den  „Dunkler Modus“ ein und schalten die „Desktop-Benachrichtigungen“ für ungestörtes Arbeiten einfach ab. Mit einem Klick auf „Alle Anzeigen“ öffnen Sie weitere Designs. Ein einfaches Scrollen führt Sie in die Einstellungen wie  „Unterhaltungsansicht“ und „Lesebereich“. Gerade beim Online-Arbeiten haben wir nicht immer größere Bildschirmansichten zur Verfügung und umso wichtiger ist eine komfortable Ansicht.

Am Ende der Outlook Einstellungen befindet sich der Link zu Alle Outlook -Einstellungen anzeigen. Dieser Punkt führt uns in weitere Einstellungsmöglichkeiten, auf die ich nur kurz eingehe.

Alle Outlook 365 Einstellungen

 

Wie bereits oben beschrieben, mit einem Klick auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen öffnet sich ein neues Fenster. Es besteht aus 3 Spalten.

Die linke Spalte nimmt die Komponenten auf wie Allgemein, E-Mail, Kalender, Personen und im Bild „Premium“. Hier im letzten Punkt handelt es sich rund um die Funktionen in Ihrem Abonnement, sofern vorhanden. Im Bild darunter findet man diesen Punkt nicht. Mit einem Klick auf die jeweilige Komponente öffnen sich in der zweiten Spalte die dazugehören Details, oder Unterpunkte, die Sie einstellen können.

Zum Schluss finden Sie den Link „Schnelleinstellungen anzeigen“, der Sie wieder zurückführt.

Im Punkt „E-Mail“ sind folgende Outlook 365 Einstellungen hervorzuheben

 

  • Signatur einrichten über „Verfassen und Antworten“
  • Vorgaben für das Teilen (Freigeben) von Dokumenten
  • Die umfangreiche Regelerstellung
  • Weiterleitung von E-Mails an andere Postfächer
  • Automatische Antworten bei Abwesenheit.

 

Zum Punkt „Regeln“ werde ich ein EXTRA-Video erstellen. Regeln sind sehr umfangreich!

Das nur um die wichtigsten Outlook 365 Einstellungen Punkte zu nennen.

Video Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

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Weiterführender Link zu Outlook 365 Einstellungen

Ändern von Kontoeinstellungen in Microsoft 365 Business

 

Viel Erfolgt mit Outlook 365 wünscht Ihnen

Othmar Wrana

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Office 365 – OneDrive Teil II Dateien freigeben und teilen

Office 365
OneDrive Teil II – Dateien teilen und freigeben

In OneDrive Teil II wird das Freigeben / Teilen von Dateien gezeigt, sowie die gemeinsame Bearbeitung einer Datei von zwei Personen. Vorausetzung ist die Nutzung von Office 365.

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Arbeiten in OneDrive 

Sie können wie im gewohnt ein Ordner-System anlegen sowie Dateien erstellen oder vorhandene Dateien nach OneDrive hochladen.  Die Arbeitsweise entspricht grundsätzlich dem Arbeiten im Windows-Explorer, also Dateien verschieben, kopieren oder löschen. 

Zentrale Funktion: Zusammenarbeit mit anderen Anwendern 

Das bedeutet, man kann Daten mit anderen Personen teilen bzw. Daten freigeben. Das heißt, Dateien müssen nicht mehr wie früher per E-Mail versandt werden. 

Jetzt können mehrere Personen auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten, da alle Dokumente an einem Speicherort abgelegt sind – nämlich in OneDrive. 

Die Freigabe kann sich auch auf gesamte Ordner erstrecken. Dann werden automatisch auch alle Dateien in diesen Ordnern freigegeben. Die Freigabe erfolg über das Kontexmenü.

Die Freigabe kann auch wieder entzogen werden. Dazu wird im Kontextmenü der Punkt „Zugriff verwalten“ gewählt.

Teilen von Daten  

Es gibt zwei Varianten: man kann die Daten nur zum Lesen freigeben, dann sind Änderungen nicht möglich, oder man lässt die Bearbeitung durch andere Anwender zu.  

Der Empfänger erhält per E-Mail (Outlook) eine Nachricht mit einem Link zur geteilten Datei. Diese kann damit geöffnet und falls erlaubt, bearbeitet werden. Das Dokument wird im Ordner “Geteilt” beim Empfänger angezeigt. 

Den Link zum Befehl Teilen erreichen Sie mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Datei oder den Ordner. In der ersten Dialogbox wird der Empfänger ausgewählt. Über den Befehl: „Von Ihnen angegebene Personen können anzeigen“ wird festgelegt, ob der Empfänger nur lesen darf oder die Datei bearbeiten kann. Das geschieht in der zweiten Dialogbox. 

Freigabe entfernen

Sofern für eine Datei der Zugriff für eine andere Person erlaubt wurde, kann die Freigabe auch wieder zurückgenommen werden. Über das Kontextmenü wird der Befehl  „Zugriff verwalten“ gewählt. Am rechten Bildschirmrand wird folgende Dialogbox gezeigt:

Versionierung der Dateien

Durch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten entstehen zwangsläufig mehrere Versionen. Diese werden automatisch von OneDrive gespeichert. Über das Kontext-Menü kann der Punkt „Versionsverlauf“ aufgerufen werden

Es besteht zum einen die Möglichkeit, eine „alte“ Version nur zu lesen oder aber, man erzeugt aus einer früheren Version das aktuelle Dokument. Damit ist ein sehr flexibles Vorgehen mit den verschiedenen Versionen möglich und zweckmäßig.

Fazit

Die Freigabe von Dateien ist eine sehr „bequeme“ Möglichkeit, um die Zusammenarbeit mit anderen Anwendern, auch externen Personen wesentlich zu vereinfachen. Durch die Wahlmöglichkeit zwischen nur Lesen oder Bearbeitung zulassen, können unterschiedliche Bedürfnisse berücksichtigt werden.

Viel Erfolg mit OneDrive und bei der Zusammenarbeit mit anderen Anwendern.

Othmar Wrana

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OneDrive Teil 1 – Daten bearbeiten, erstellen, löschen

Cloudspeicher ONEDRIVE 

OneDrive ist der zentrale Speicher Ort von Microsoft in der Cloud. Andere Anbieter sind z. B. Dropbox oder die iCloud von Apple. 

Cloud-Computing ist eine Infrastruktur, die über das Internet verfügbar gemacht wird. Sie enthält üblicherweise Speicherplatz und Anwendungssoftware. 

Mit OneDrive liegen Ihre Daten nicht mehr auf einem lokalen Datenträger (Festplatte), sondern auf den Servern von Microsoft. Diese werden mittlerweile in Deutschland gehostet. Mit einer Internetverbindung können Sie von jedem Ort darauf zugreifen. Auch das Gerät spielt keine Rolle, also PC, Laptop, Tablet oder mobil Telefon.

Arbeiten in OneDrive 

Der OneDrive-Speicher ist grundsätzlich vergleichbar mit dem Arbeiten im Windows-Datei-Explorer.

Sie können wie gewohnt ein Ordner-System anlegen sowie Dateien erstellen oder vorhandene Dateien nach OneDrive hochladen. Dateien  können verschoben, kopiert oder gelöscht werden. Auch ganze Ordner können hochgeladen werden.

 

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Arbeiten mit Dateien und Ordnern in OneDrive

Sie sehen die Startseite von OneDrive mit der Ordnerstruktur und der Menüleiste sowie das Zahnrad für die allgemeinen Einstellungen. Gezeigt wird das Kopieren, Verschieben oder Löschen von Dateien. Gewöhnungsbedürftig ist das Markieren von Elementen. Dies geschieht nur über die „Radio-Button“ vor dem Objekt-Namen. Mit einem Klick auf eine Datei oder einen Ordner wird dieses Element sofort geöffnet.

In Abhängigkeit vom gewählten Element ändert sich auch die Menü-Leiste.

Datei speichern

In einem geöffneten Office-Programm wird eine Datei wie folgt gespeichert:

Befehlsfolge DATEI – Speichern unter – Umbenennen .

Fazit

In OneDrive stehen alle bekannten Möglichkeiten zur Bearbeitung und Verwaltung von Dateien in der Cloud zur Verfügung. Darüber hinaus können Dateien oder Ordner in die Cloud hochgeladen werden und stehen damit grenzenlos zur Verfügung –

Voraussetzung: Internetzugang.

Viel Erfolg beim Arbeiten in der Cloud wünscht Ihnen

Othmar Wrana

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Office 365 online für Anwender

Zum Video Office 365 Online – Überblick für Anwender

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Office 365 Online für Anwender – Was bedeutet das Arbeiten mit Office 365 online? 

Bedeutet: Mit Office 365 arbeiten Sie praktisch an jedem beliebigen Ort mit PC, Laptop, Tablet und Smartphone oder anderen internetfähigen Geräten

Sofern eine Internetverbindung besteht. Man kann also auf alle Daten zugreifen und mit jedem vorhandenem Programm arbeiten. 

Zugriff von beliebigen Geräten, also PC, Laptop oder Tablet. Auch Smartphones sind möglich, aber durch die Bildschirmgröße nicht geeignet zum Arbeiten (meine Meinung).  

 

Leichtere Zusammenarbeit mit Kollegen/innen oder externen Anwendern

Zusammenarbeit mit allen Personen, die ebenfalls Office 365 nutzen. Abhängig von der Gruppe, der man zugehörig ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Auf jeden Fall ist eine Zusammenarbeit auch mit externen Personen möglich.
Das Thema Datenaustausch zwischen Anwendern ist nicht mehr relevant. Früher wurden per E-Mail Daten versendet und bearbeitet. Diese Schritte können jetzt entfallen. 

 

Arbeiten mit vertrauten Programmen 

Wie gehabt erhalten Sie im Office-Paket Excel, Word und PowerPoint. Diese Programme weisen aber in der Online-Variante einen geringeren Funktionsumfang auf, als die üblichen Desktop-Programme. 

 

Office 365 ueberblick für anwender

Office 365 Online Überblick für Anwender

 

Das Programm Outlook hat ein anderes Aussehen erhalten mit völlig neuer Menüstruktur. Vorhanden sind weiterhin die Komponenten E-Mail, Kalender, Personen und Aufgaben. 

Neu in Office 365 Online sind Apps wie:

  • OneDrive, der Speicherort in der Cloud;
  • TEAMS, das Tool zur Zusammenarbeit in Gruppen, sowie zahlreiche weitere Apps.
  • Sway,
  • Planner 
  • Flow
  • u.a.

Diese Apps werden in weiteren Videos vorgestellt und beschrieben.

Am besten abonnieren Sie meinen YouTube Kanal. Dann verpassen Sie diese Vorstellungen nicht.

 Viel Erfolg wünscht

Othmar Wrana

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