Layout von Pivot Tabellen ändern in Excel 365

Layout von Pivot Tabellen ändern in Excel 365

 

Die Darstellung einer Pivot Tabelle kann vielfältig geändert werden. Durch Reduzieren und Erweitern einzelner Felder erreichen Sie eine große Übersichtlichkeit in der Pivot Tabelle. Wozu das überhaupt?

Ansprechende Berichte für eine schnelle und einfache Erfassung von Zahlen und Fakten

Mit Pivot Tabellen analysieren Sie Daten blitzschnell und gewinnen damit auch wichtige Informationen. Gerade im Berufsleben beruhen wichtige Erkenntnisse auf diesen Zahlen. Damit den weitreichenden Entscheidungen Rechnung getragen wird, bieten gerade Pivot Tabellen viele Optionen, die Ergebnisse übersichtlich aufzubereiten und mit wenigen Klicks, ein ansprechendes Layout zu gestalten.

Die Entscheider, die mit diesen Daten arbeiten, benötigen für eine schnelle und einfache Erfassung eine visualisierte Aufbereitung der Zahlen.

Im Video zeige ich die wichtigsten Layout-Optionen, wie die Daten und Fakten auf unterschiedliche Art und Weise dargestellt werden können.

Zum Video

 

Eine ganz normale Pivot Tabelle

Zunächst erstelle ich eine Pivot Tabelle über

Einfügen – Pivot Table.

Die Daten sind bereits korrekt eingetragen.
Das Fenster wird nur noch mit OK bestätigt.

Jahreszahlen in Spalte A ergänzen

Nun möchte ich die Tabelle in Spalte A ergänzen um die Jahreszahlen.

Feld Jahr nach Zeilen ziehen und für die Optik sieht es besser aus, wenn ich die Jahreszahlen vor den Verkäufern darstellen lasse. Dafür schiebe ich das Feld Jahr nach oben vor dem Feld Verkäufer.

Ich will auch die Filialen sehen in der Spalte A

Das Feld Filiale nach Zeilen ziehen und vor Verkäufer platzieren. Damit habe ich eine plausible Pivot Tabelle nach Jahreszahlen, den Filialen und den dazugehörigen Verkäufern.

Diese Optik lässt sich nun völlig anders darstellen

Über den Befehl

Entwurf in der Menüleiste – zum Befehl Berichtslayout – Im Tabellenformat anzeigen

Menü Berichtslayout

Menü Berichtslayout

Ich produziere für alle drei Felder (Jahreszahl, Filiale und Verkäufer) drei Spalten. 

Reduzieren und Erweitern

Diese Darstellung kann beliebig verändert werden, indem man Felder reduziert oder erweitert. Das geschieht am einfachsten mit einem Rechtsklick auf das Minuszeichen.

Reduzieren am Dresden: Hier möchte ich nur noch die Filialen sehen – keine Verkäufernamen.

  1. Rechtsklick auf – vor Dresden
  2. Befehl Erweitern/Reduzieren
  3. Befehl Gesamte Feld reduzieren

Jahreszahl reduzieren

Genauso kann ich die Jahreszahlen ebenfalls völlig reduzieren lassen. Per Rechtsklick auf das Minuszeichen etc.

Die Schritte gehen Sie weiter wir oben beschrieben.

Ich habe nur noch die Jahreszahlen und die Stückzahlen am Bildschirm

 

Felder erweitern

Die Schritte analog wie beim Reduzieren, nur heißt es jetzt im letzten Schritt „Gesamtes Feld erweitern“. 

Am Beispiel der Jahreszahl sieht das Ergebnis so aus:

Jahreszahl erweitern in Excel 365

Jahreszahl erweitern in Excel 365

Erweitern zu Verkäufern

Wenn ich am Beispiel von Dresden die Verkäufer wieder sichtbar machen möchte, gehe ich den Weg wir oben beschrieben bis zum letzten Befehl: „Erweitern zu Verkäufer“

Ergebnis nur für Dresden in diesem Beipsiel

erweitern verkäufer nur für dresden

erweitern verkäufer nur für dresden

 

Berichtslayout

Sie erhalten mit dem Befehl

Entwurf  – Berichtslayout  – Kurzformat das Standard-Layout. „Im Tabellenformat anzeigen“ stellt eine erweiterte Ansicht dar, in der Sie Felder reduzieren/erweitern können.

Menü Berichtslayout

Menü Berichtslayout

 

Viel Spaß mit Excel Pivot Tabellen in Office 365 und bis zum nächsten Mal

Ihr Othmar Wrana

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Rechnen in Pivot Tabellen Excel 365

Excel 365 – Rechnen in Pivot Tabellen 

 

Die Tabelle zeigt diverse Produkte, Verkäufer/innen, Umsatz- und Mengenangaben. Wir berechnen den Gesamtumsatz pro Verkäufer/in. Jeder Verkäufer/in erhält 10 Prozent Bonus (oder Provision) vom Umsatz – natürlich nach Abzug von 3 Prozent Stornovorbehalt.

Sie benötigen dafür die Pivot Tabelle und drei Formeln zur Berechnung der Nettoauszahlung an die Verkäufer/innen.

Zum Video

 

Pivot Tabelle in Excel 365 erstellen und 3 Formeln

 

Wir berechnen den Gesamtumsatz pro Verkäufer/in.

Jeder Verkäufer/in erhält 10 Prozent Bonus (oder Provision) vom Umsatz – natürlich nach Abzug von 3 Prozent Stornovorbehalt.

Sie benötigen dafür die Pivot Tabelle und drei Formeln zur Berechnung der Nettoauszahlungen an die Verkäufer/innen.

 

Erste Formel: 10% Bonus vom Umsatz

=Umsatz*10%

 

Zweite Formel: 3% Stornovorbehalt vom Umsatz

=Umsatz*3%

 

Dritte Formel: Auszahlung des Bonus abzüglich des Stornovorbehaltes

=Bonus-Storno

 

Ergebnis: Fertige Tabelle nach Berechnungen

 

Erstellen einer Pivot Tabelle

 

über EINFÜGEN  – PIVOT TABLE 

Das darauffolgende Fenster „PivotTable aus Tabelle oder Bereich“ ist bereits ausgefüllt und wird nur mit OK bestätigt.

Umsätze der Verkäufer

Das Feld Verkäufer wird auf die ZEILEN gezogen. Der Umsatz wird in die WERTE platziert.

Gleich formatiert in Euro und ohne Dezimalstellen.

Die Pivot-Tabelle

10 % Bonuszahlungen berechnen

Der beschriebene Weg wiederholt sich nun 3 Mal für alle Formeln. Nur die Berechnung ist anders.

Aufgabe:
10 Prozent vom Umsatz als Bonuszahlung (Provision) soll pro Verkäufer/in ausgezahlt werden.

Formel:
Feldname: Bonus
=Umsatz*10%

 

6 Schritte über den Befehl

  1. PivotTable-Analyse – Gruppen – Berechnetes Element
  2. Das Feld muss einen Namen bekommen. Hier den Namen Bonus
  3. Die Formel beginnt in Excel immer mit =
  4. Den Begriff Umsatz kann ich per Doppelklick in die Zeile Formel eintragen lassen.
  5. Multiplizieren * mit 10 %
  6. Mit OK bestätigen.

 

Prüfen Sie in der Pivot Tabelle die neue Spalte namens „Summe von Bonus“.

Stornovorbehalt vom Umsatz

Die Verkäufer müssen einen Stornovorbehalt hinterlegen in Höhe von 3 Prozent vom Umsatz. Der Stornovorbehalt wird selbstverständlich vor Auszahlung des Bonus (Provision) einbehalten.

 

Feldname:
Storno

Formel
=Umsatz*3%

 

Formel erstellen s. Schritte 1-6

Erneut eine Formel erstellen über Felder Elemente und Gruppen.

Berechnetes Feld lautet Storno 

Umsatz wieder per Doppelklick übernehmen und die Formel vollenden mit *3%.

Mit OK bestätigen und Sie erhalten eine neue Spalte „Summe von Storno“

Wie hoch ist der Nettobonus – was wird ausbezahlt?

 

Aufgabe:
Die dritte Formel errechnet den Nettobonus. Gleicher Weg wie zuvor, nur eine andere Berechnung

 

Formel:
Name: Nettobonus
=Bonus-Storno

 

Formel erstellen mit Schritte 1-6

Klicken Sie auf „Felder Elemente und Gruppen“ auf das „Berechnete Feld“.

Feldname: Nettobonus

Bonus per Doppelklick – das MINUS-Zeichen – Doppelklick Storno

und mit OK bestätigen

Tippfehler Feld Nettobonus korrigieren

 

Ich klicke auf den Befehl „Felder Elemente und Gruppen“ auf das berechnete Feld. Hier öffne ich die Dropdown-Liste und klicke auf den falsch geschriebenen Namen. Der Name muss gelöscht werden mit Klick auf den Button Löschen. Schreiben Sie den Namen nun richtig. Die Formel bleibt bestehen. Mit Hinzufügen und OK füge ich das korrigierte Feld in die Tabelle.

Die fertige Pivot Tabelle in Excel 365

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Excel 365 Pivot Tabellen Grundlagen

Excel 365 Pivot Tabellen Grundlagen

 

behandelt im ersten Teil meiner geplanten Mini-Video-Serie die Voraussetzungen für Pivot-Tabellen. Anschließend erstelle ich eine Verkaufsübersicht von diversen Produkten aus unterschiedlichen Jahren und Monaten. Dazu Umsatzzahlen und Stückzahlen in der Spalte Mengen.

Die Tabelle und ein PDF wird am Ende des Beitrags als Download angeboten.

Zum Video

 

Was sind Pivot Tabellen?

 

Pivot Tabellen stellen nur eine andere Ansicht auf die Originaldaten dar, d. h. das Original bleibt unverändert. Die Darstellung in den Pivot Tabellen sieht aber völlig anders aus.

Voraussetzungen für Pivot Tabellen sind drei Punkte

 

  1. Zum einen müssen alle Spalten eine Beschriftung aufweisen. Das sollte generell eine Selbstverständlichkeit sein bei Tabellen.
  2. Zum zweiten darf es keine verbundenen Zellen geben
  3. Zum dritten dürfen keine leeren Spalten oder leeren Zeilen vorhanden sein.

 

Ausgangspunkt für unsere erste Pivot Tabelle soll eine Verkaufsübersicht von diversen Produkten aus unterschiedlichen Jahren und Monaten sein, dazu Umsatzzahlen und Stückzahlen in der Spalte Mengen.

Pivot-Tabelle erstellen: Eine Verkaufsübersicht von Produkten

 

Eine Frage könnte lauten: Wie viele Stücke pro Produkt wurden verkauft?

Mit dem Befehl Einfügen und dem Icon Pivot Tabelle folgt diese Dialogbox: PivotTable aus Tabelle oder Bereich

Der Datenbereich von A1 bis G131 wurde übernommen. Es ist sinnvoll, die Pivot Tabelle auf einem neuen Arbeitsblatt zu erstellen.

Das neue Blatt zeigt im rechten Teil alle Spaltenbezeichnungen der Ursprungstabelle

Spaltenbezeichnungen

Spaltenbezeichnungen

Die vier Felder

 

Im unteren rechten Teil dieses Fensters gibt es vier Felder, mit denen das Layout der Pivot Tabelle bestimmt wird.

 

  • Filter
  • Zeilen
  • Spalten
  • Werte

 

Es sollen die verkauften Stückzahlen pro Produkt gezeigt werden.

 

Dazu wird „Produkt“ in den Bereich Zeilen gezogen.

Die „Mengen“ ist ein Werte-Feld und wird in den Bereich Werte gezogen.

Fertig ist die erste Pivot Tabelle. Sinnvoll wird es sein, die Zahlen nach Bedarf zu formatieren.

 

Erste Pivot Tabelle

Sortieren und löschen

 

Die Tabelle ist zunächst alphabetisch sortiert. Man kann Pivot Tabellen generell immer neu sortieren. Auch die Umsatzspalte kann sortiert werden.

Zum Löschen der Felder werden diese einfach nach links bewegt.

Eine weitere Pivot Tabelle für die monatlichen Umsatzzahlen

 

Diese Tabelle kann einfach mit COPY an PASTE (kopieren und einfügen) erstellt werden. Dazu wird die Pivot-Tabelle markiert und kopiert und an anderer Stelle eingefügt.

 

Nun habe ich eine zweite Pivot Tabelle erstellt, zurzeit mit den exakten Daten wie die erste Pivot-Tabelle.

 

Jetzt kann ich in der neuen Tabelle die Produkte löschen und dafür die Monate per DRAG and DROP einfügen. Analog können statt der Mengen die Umsatzahlen eingefügt werden.

Was geschieht, wenn in der Originaltabelle die Daten geändert werden?

 

Die Pivot Tabelle muss manuell aktualisiert werden. Am einfachsten per Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste innerhalb der Pivot Tabelle) und dem Punkt AKTUALISIEREN.

Nun habe ich eine zweite Pivot Tabelle erstellt, zurzeit mit den exakten Daten wie die erste Pivot-Tabelle.

Jetzt kann ich in der neuen Tabelle die Produkte löschen und dafür die Monate per DRAG and DROP einfügen. Analog können statt der Mengen die Umsatzahlen eingefügt werden.

Zahlenfelder

Im Werte-Feld kann nicht nur der Umsatz gezeigt werden, sondern auch weitere Wertefelder. In diesem Beispiel kann auch das Feld Mengen im Wert-Feld eingetragen werden.

Generell sind bei Pivot Tabellen die Zahlenfelder immer geschützt gegen Eingaben, d.h. ich kann die Zahlen nicht entfernen oder überschreiben.

Textfelder können beliebig verändert werden

Ersetzen Funktion

 

Der Begriff Summe von wird automatisch erzeugt und ist so nicht gewünscht.

Ein einfacher Weg, diesen Text zu entfernen, ist die Ersetzen Funktion von Excel

Das war es schon für den ersten Teil

Im nächsten Video werde ich zeigen, wie man das Layout verändern kann und wie man spezielle Tabellen erstellt.

Viel Erfolg wünscht
Othmar Wrana

 

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Excel rechnet falsch – immer Ärger mit Excel?

Immer Ärger mit Excel? Excel rechnet falsch

Dieser Beitrag liefert kein Tutorial zu Excel.

Das ist nicht etwa ein Titel, den ich mir ausgedacht habe, weil mich mal wieder Excel geärgert hat. Vielmehr ist es ein Titel von Sebastian Balzter, veröffentlicht in der FAS vom 08. August 2021 mit dem Titel „Immer Ärger mit Excel“. Als ich die Überschrift las, dachte ich mir, wie wahrscheinlich sehr viele von Ihnen auch, das hätte von mir sein können.

 

Ärger mit Excel. Wer kennt das nicht?

Ärger mit Excel ist dabei nicht immer so offensichtlich. Manchmal wird nicht sofort bemerkt, dass eine Berechnung gar nicht stimmen kann. Herr Balzter beschreibt in seinem Artikel, welche Excel Supergaus sich in der Vergangenheit ereigneten.
Zitat: „Mitarbeiter der englischen Gesundheitsbehörde hatten Excel benutzt, um nach positiven Corona-Tests die Kontaktnachverfolgung zu organisieren. Schließlich hatten sie Excel seit jeher für alles Mögliche eingesetzt.“

Um das Problem gleich zu benennen: Es wurde schlicht vergessen, dass die eingesetzte Version von Excel nur 64.000 Zeilen aufnimmt. Bei einer derartigen Flut von Daten ist diese Grenze aber schnell erreicht und es kam wie es kommen musste: Jeder weitere Eintrag führte dazu, das eine andere Zeile mit Inhalt auf Nimmerwiedersehen verschwand, überschrieben wurde. 

So wurden im vergangenen Herbst 16.000 an Corona infizierte Menschen zu spät benachrichtigt. Natürlich auch deren Kontakte zu spät informiert. Laut Artikel führte diese Verzögerung zu rund 125.000 zusätzlichen Infektionen von denen wahrscheinlich 1500 tödlich verliefen. Das spielte sich in England ab. Aber Deutschland sollte nicht hämisch herabschauen, sondern Inne halten, denn auch hier zulande nutzen die Gesundheitsämter das Excel Programm. Und wir wissen, dass die deutschen Amtsstuben „faxen“ machen. Ob die hier wissen, dass alte Excel Versionen nur 64000 Zeilen verarbeiten können?

 

Als meine Frau diesen Satz las, hörte ich einen Aufschrei

verbunden mit schallendem Gelächter: „Habe ich doch immer gesagt. Excel wird für alles Mögliche und Unmögliche benutzt. Ich habe Kunden, die schreiben damit. Die benötigen weder Word noch eine Datenbank, denn sie haben Excel. Das kann nicht funktionieren. Dafür ist Excel nicht erschaffen worden.“

 

Was Wasser auf die Mühlen meiner Frau ist,

ist für mich ein Alltagsproblem. Viele Anrufe erreichen mich, mit der Bitte doch einmal über die Excel-Tabelle zu schauen. Irgendwie funktioniert da was nicht. Mit diesen wagen Beschreibungen versuche ich eine Lösung für das Problem zu finden.

Die 4 häufigsten Excel-Probleme, die mir in meinem Alltag begegnen

1. Zelle wird leer interpretiert, obwohl ein Leerzeichen eingetragen wurde. Damit ist die Zelle nicht leer.
2. Versehentlich wurde ein Datum eingetragen, zum Beispiel statt 12,5 wurde 12.5 eingetragen. Damit ist die Zelle als Datum formatiert.
3. Excel sortiert falsch, weil in einer Checkbox ein Häkchen entfernt wurde.
4. Es wird falsch formatiert, weil falsch markiert wurde.
5. u.s.w

 

Wenn ich nur einen Hammer habe

Professor Dörr vom HPI (Hasso Plattner Institut) drückt es so aus: „Wenn ich nur einen Hammer habe, dann sehe ich überall Nägel. Auch wenn es Schrauben sind.“
Manchmal wird Excel für Aufgaben genutzt, für die es andere und bessere Programme gibt. Oft beschleicht mich der Verdacht, dass die ganze Welt aus Excel Arbeitsblätter besteht. Auch ich habe mich schön öfter gefragt, wie viele Tortendiagramme falsch kommuniziert werden in den Vorträgen dieser Welt. Falsche Zahlen bei unsachgemäßem Einsatz sind für mich nichts Neues. Handgestrickte Rechenformeln in unheilvoller Allianz mit unsichtbaren Feldern und falschen Zeichen sind leider keine Seltenheit.

 

Typisch – alte Programmversionen in den Behörden

Im Artikel der FAS wurden Probleme beschrieben, die aufgrund einer alten Programmversion entstanden sind. Nämlich einer Excel-Version, die in einer Arbeitsmappe lediglich 64.000 Einträge, also 64.000 Zeilen, verträgt.
Nun wissen wir spätestens seit Corona, dass Deutschland die Digitalisierung verschlafen hat. Ich werde nicht weiter darauf eingehen. Aber was mich wirklich wundert ist die Unkenntnis über grundlegendes Wissen in den Behörden. Wenn ich schon ein Uraltprogramm einsetzte und das große Rad drehen möchte, muss ich mich vorher informieren, ob das mit dieser Version von Office überhaupt funktioniert. Wie arrogant muss man sein?

 

Gibt es Alternativen zu Excel?

Ja. Große Unternehmen gehen schon länger auf die schlimmsten anzunehmen Excel-Gaus ein. Es werden nämlich Programme eingesetzt mit weniger Gestaltungsfreiheit. Damit wird´s stabiler in der Nutzung und weniger anfällig für Fehler. Meistens finden Sie solche Programme in der Finanz- und Steuerbuchhaltung. Je weniger der einzelne Nutzer „Herumschrauben“ kann, desto sicherer die Zahlen-Konstrukte.

 

Fazit

Excel ist keine eierlegende Wollmilchsau. Trotzdem ist Excel ein hervorragendes Tabellenkalkulationspropramm. Immer nur so gut, wie der User, der davor sitzt. Und auch nur so leistungsfähig, wie die Programmversion das vorsieht. Das gilt für alle Computerprogramme. In allen Amtsstuben und in allen Firmen dieser Welt.

Am Ende des Artikels von Herrn Balzter wird Stefan Wiemann zitiert. Wiemann leitet im deutschen Krebsforschungszentrum in Heidelberg die Abteilung Genomanalyse. Zitat: “Wiemann hält verpflichtende Übungen für Erstsemester für sinnvoll. Besser noch: für alle Schulabgänger im Land. Man muss schließlich nicht erst studieren, um es später mit Excel zu tun zu bekommen.“

Was glauben Sie, wie ich dieses Zitat kommentiere?

Ich gebe Seminare in Excel und zwar auf den Kommunikationswegen der ONLINE-Welt und der OFFLINE-Welt. Offline in Form von guten gewohnten Präsenzveranstaltungen. Präsenzveranstaltungen natürlich nur, wenn Corona mich läßt. Glauben Sie mir, die  Online-Seminare sind mir zwischenzeitlich genauso ans Herz gewachsen. Die Luft da Draußen wird immer dicker und der Verkehr immer heftiger.  Vieles spricht für Online-Seminare.

Welche Art von Weiterbildung Sie auch bevorzugen , ich bin da für Sie. Rufen Sie mich an.

Office Language Pack installieren und Sprache wechseln

Language Pack für Office installieren und Sprache wechseln

Video  

So ändert man in Office 2019 die Sprache für die Menüs

 

Als erstes muss das Language Pack  von der Microsoft Seite heruntergeladen werden.
In der Google Suche wird nach „Language Accessory Packs“ gesucht.

Auf dieser Seite findet man die download Möglichkeit diverser Sprachen.

Im Schritt 1 auf der Webseite kann die benötigte Sprache gewählt werden.
Im Register „Neuere Versionen“ wird Office 2019 angeboten, Ältere Versionen sind ebenfalls verfügbar

Dabei wird die 32 oder 64 Bit Version zum download angeboten.

Nachdem Download wird die heruntergeladene Datei mit einem Doppelklick geöffnet bzw. installiert.

Wechseln der Sprache im Office-Programm

 

Nach Abschluss der Installation kann ein beliebiges Office-Programm geöffnet werden, z.B.  Word.

Über den Befehl „Datei“ werden die „Optionen“ gezeigt  und hier kann der Punkt „Sprache“ gewählt werden.

Serien-Emails mit Outlook 365 erstellen

Serien-Emails mit Outlook 365

Serien-Emails sind Nachrichten, die an viele Empfänger aus den Outlook Kontakten versendet werden. Bis auf wenige Stellen enthält die Nachricht einen identischen Inhalt, z. B eine Einladung oder eine Umfrage zu einem Thema. Darüber hinaus können die Empfänger mit einer persönlichen Anrede angesprochen werden.

Zum Video

Kontakte in Outlook mit Anrede

Sollen die E-Mail mit einer personalisierten Anrede erstellt werden, muss in den Kontakten auch eine Anrede erfasst sein. Dazu muss das Feld Name.. im Kontakt geöffnet sein und die Anrede wird ausgewählt.

Auswahl der gewünschten Kontakte

Zunächst müssen in den Outlook Kontakten die gewünschten Empfänger gewählt werden. Dazu wird Outlook gestartet und das Modul Personen aktiviert. 
Empfehlenswert ist die Listen Ansicht. Sie wird aktiviert über das Menü ANSICHT – Ansicht ändern – Liste

Für die  Auswahl von verschiedenen  Kontakten muss die STRG-Taste gedrückt werden = die Mehrfachauswahl

Seriendruck starten in Outlook

Nach Auswahl der gewünschten Kontakte wird der Seriendruck  in Outlook gestartet. Im Register START befindet sich das Icon Serien-Emails.

Mit Klick auf das Icon folgt diese Dialogbox:

In dieser Dialogbox können  verschiedene Optionen gewählt werden. Die Emails werden z. B. nur an die ausgewählten Kontakte versendet und es wird ein neues Dokument in Word erstellt 
Als Dokument-Typ muss Serienbriefe gewählt werden und am Ende werden die Daten per E-Mail zusammengeführt.
Mit OK wird das Programm Word gestartet.

E-Mail in Word schreiben

In Word wird ein leeres Dokument geöffnet und die E-Mail kann geschrieben werden. 

Um eine persönliche Anrede zu erstellen, muss das Fedl NAME eingefügt werden. Dies geschieht über den Befehl SENDUNGEN und das Icon Seriendruckfeld einfügen. Es öffnet sich dann eine Liste mit allen Feldnamen aus den Outlook Kontakten.

Hier können bei Bedarf auch die Felder NAME, NACHNAME, VORNAME oder ANREDE gewählt werden.

Fertigstellen und zusammenführen

Nachdem die E-Mail geschrieben ist, folgt noch das Versenden der E-Mail an die gewählten Kontakte. Dazu wird im Register Sendungen der Befehl Fertigstellen und zusammenführen gewählt. 

 

Über den Button Fertigstellen und zusammenführen  wird der Befehl E-Mail Nachrichten senden… gewählt.

 

In dieser letzten Dialogbox muss der Betreff eingetragen werden. Bei Bedarf kann nur eine bestimmte Anzahl von Datensätzen gesendet werden. Das ist hilfreich wenn man eine Testsendung starten möchte.  Üblicherweise wird die Funktion Alle gewählt.

Mit OK erfolgt der Versand der E-Mails.

Viel Erfolg mit Ihren Serien-Emails

wünscht Othmar Wrana

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Microsoft 365 Pläne und warum sie auch für private Nutzer sinnvoll sind

Microsoft 365 Pläne werfen Fragen auf

 
Die wichtigsten 2 Fragen für viele Nutzer lauten: „Welche Unterschiede gibt es zwischen Microsoft 365 und Office 2019? Lohnt sich als Privatperson ein Umstieg auf Microsoft 365? In diesem Beitrag geht es um die private Nutzung und dem Vorurteil, dass Microsoft 365 nichts für „Private“ ist.
 

Ich kenne fast niemanden, der nicht bei dem Wort Abonnement zusammenzuckt

 
Auf vielen Internetseiten sind zahlreiche Erklärungsversuche über die Unterschiede der Office-Versionen nachzulesen. Ich werde auch deshalb schon nicht auf die xten Einzelheiten eingehen. Aus meinem privaten Umfeld kenne ich fast niemanden, der nicht bei dem Wort Abonnement zusammenzuckt. Als Microsoft das Abrechnungsmodell einführte, war der Aufschrei groß: „Auch das 
noch, jährliches Bezahlen. Das wird teuer.
 
Meine Meinung vorweg: Ein unbegründetes Zusammenzucken! Und nein, teuer finde ich das ganz und gar nicht.
 
Ich bin Othmar Wrana, Microsoft Office Trainer für Erwachsene seit 1986. Ich werde in diesem Beitrag näher beschreiben,  warum sich ein Umstieg auf die Abo-Variante von Microsoft 365 lohnt. 

Milliarden Funde bei dieser Suchphrase!

Unterschiede zwischen Microsoft 365 (vorm. Office 365) und Office 2019 kurz erklärt

 
Office 2019 ist eine einmalige Anschaffung.
So wie alle anderen Office-Versionen zuvor. Die Lizenz ist für die Installation auf einem Gerät gültig. Auf weiteren Geräten zusätzlichen Geräten wie Smartphone und Tablet darf Office 2019 nicht installiert werden. Der Nachfolger von Office 2016 unterscheidet sich von der Vorgängerversion auf den ersten Blick gar nicht. Das ist keine schlechte Nachricht, denn ich erinnere mich sehr lebhaft an die dramatischen Änderungen von Office 2007 auf Office 2010! Office 2019 wurde um ein paar Funktionen gegenüber Office 2016 erweitert. Nach dem Kauf bleibt Office 2019 unbegrenzt 
nutzbar, so Microsoft. Oktober 2025 ist Support-Ende. Übrigens zeitgleich auch für Office 2016. Gerüchten zur Folge plant Microsoft keine weitere Kaufversion. Wohin die Reise geht, ist also unverkennbar. In die ONLINE-Welt mit „Office zur 
Miete“, wie immer diese Version in Zukunft genannt wird. 
 
Microsoft 365 ist das Abonnement-Modell mit einer monatlichen oder jährlichen Gebühr.
Mit einem Abonnement erhalten Sie die neuesten Versionen der Apps und automatisch alle Updates. Jede Programmerweiterung ist im Abo-Preis enthalten. Microsoft 365 steht wie keine andere Office-Version für das Arbeiten in der Cloud. Teams zum Beispiel ist heute schon eines der Online-Programme, das sich für die Video-Telefonie und Teamarbeit über viele Standorte hinweg auszeichnet. Trotz des Cloud-Fokus von Microsoft 365 müssen Sie nicht dauerhaft online sein. Word, Excel und PowerPoint können Sie auch offline nutzen. Trotzdem sollten Sie gewährleisten, dass Sie einen regelmäßigen Zugang zum Internet haben. Es gibt mehrere Option Microsoft 365 zu nutzen. Die Dateiablage muss nicht im OneDrive Cloudspeicher von Microsoft erfolgen. Sie erhalten im Abo zwar üppige 1TB Speicherplatz pro Person, aber es steht Ihnen frei, diesen Platz zu nutzen. 

Schluss mit den unsinnigsten Vorurteilen für Microsoft 365

 
  • Wenn Sie das Abo beenden, haben Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre  Dateien??? 
    Antwort: Sie können immer noch auf Ihre Dateien zugreifen.
  • Microsoft zwingt mich, meine Dateien in dieser blöden Cloud zu sichern. 
    Tatsache: NEIN. Sie sichern Ihre Dateien wohin Sie wollen. Microsoft  zwingt niemanden in die Cloud.
  • Microsoft 365 ist doch nur für Unternehmen.
    Tatsache: Es gibt für Unternehmen die Business-Versionen und in der Tat, das wären keine geeigneten Versionen für die meisten Privatanwender. Aber schon der Wunsch auf mehreren Geräten ein Office Paket zu installieren, macht alle weiteren Überlegungen überflüssig. An Microsoft 365 Familiy kommen Sie dann nicht vorbei.
  • Für die Nutzung von Microsoft Office Pläne muss ich immer online sein. 
    Antwort: Stimmt nicht. Office kann lokal auf das Gerät installiert werden. Die Installation und die Updates benötigen eine Online-Verbindung.
  • Office 365 ist wesentlich teurer im Abo, als ein Einmalkauf.
    Antwort:  Das stimmt so nicht. Es kommt auf Ihr Nutzerverhalten an. Im weiteren Verlauf des Beitrages gibt es ein Rechenbeispiel.

Kurze Zusammenfassung 

 
Die Dauerlizenz Office 2019 ist gut geeignet, wenn Sie nur einen Computer/oder einen Laptop besitzen, keine Zusammenarbeit wünschen und beabsichtigen, dieselbe Version von Office lange Zeit zu nutzen. Aber Achtung: Office-Updates gibt es nur noch bis Oktober 2025 sowohl für Office 2016 als auch Office 2019. In einem anderen Artikel gehe ich ausführlicher auf das Support-Ende für die Updates ein.
 
Die Abonnement-Version Microsoft 365 ist kostengünstiger und flexibler als die Dauerlizenz Office 2019. Gerade vor dem Hintergrund, dass auch in den privaten Haushalten Familienmitglieder eigene Geräte besitzen, ist ein Abonnement das preiswerteste was Sie haben können gegenüber einer Dauerlizenz. 
 
Microsoft 365 beinhaltet Online-Speicherplatz 1 Terrabyte pro Person und Telefonie-Dienste (60 Minuten inklusive), die ebenfalls für Privatanwender attraktiv sind. 
 
Wer systemübergreifende Zusammenarbeit anstrebt und immer mit der neuesten Office-Version arbeiten möchte, kommt an Microsoft 365 nicht vorbei.

Stellen Sie sich die richtigen Fragen

1: Auf welche Programme von Microsoft Office kann ich nicht verzichten?
Word ist das beliebteste Schreibprogramm. Mit Excel steht uns die am häufigsten genutzte Tabellenkalkulation zur Verfügung. Auch PowerPoint ist ein Standard-Programm für Präsentationen. Selbst Outlook, ein umfangreiches Profi E-Mail Programm, finden wir nicht nur im gewerblichen Umfeld, sondern auch häufig in privaten Haushalten. Eine Erklärung dafür ist sicherlich die berufliche Nutzung. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Für die meisten Nutzer von Office ist es unvorstellbar, ein anderes Programm zu nutzen. 
 
Eines der häufig genutzten Programme aus dem Office Paket ist ohne Zweifel Outlook, dicht gefolgt von Excel, wenn nicht gleichwertig, Word und PowerPoint. Das ist meine Erfahrung bezüglich der Nutzung der Programme aus den Microsoft Office Paketen. Gerade die Outlook-Nutzung hat in der Vergangenheit zu Verdruss geführt, wenn private Nutzer „nur“ wegen Outlook eine teure Office Version kaufen sollten. 
2. Wie intensiv nutzen Sie Ihre Office Lieblingsprogramme?
Sind Sie ein sogenannter Power-User? Benötigen Sie immer die neuesten Weiterentwicklungen, wie zum Beispiel die Vorlesefunktion, erweiterte Freigabefunktionen für das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument, oder neue Trichterdiagramme in Excel, oder Freihandzeichnungen in Formen konvertieren, oder morphen in PowerPoint? Ich habe nur Bruchteile von zahlreichen Erweiterungen der jüngsten Vergangenheit genannt. 
3. Welche Office Version besitzen Sie augenblicklich?
Wenn Sie die Office Versionen 2010 oder 2013 einsetzen, lohnt sich ein Umstieg auf die neuen Versionen, ohne den Umweg über die Version 2016 zu nehmen. Bitte denken Sie daran, dass Microsoft für Office 2010 spätestens ab Oktober 2020 den Support eingestellt. Ein Einfallstor für Hacker und andere Bösewichte, die jetzt schon fröhlich auf Oktober 2020 warten. Es wird es kein Schließen von Lücken mehr geben.
4. Sind Sie Inhaber/in von Office 2016

Anders sieht es für Inhaber/in der Office 2016 Version aus. Sofern Sie die neuen Funktionen wie Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange etc. nicht benötigen und auch auf die o.g. Funktionserweiterungen verzichten können, bedarf es meines Erachtens keines Umstiegs. Richtig entscheiden können Sie das nur, wenn Sie tiefer in die Themen der neuen Möglichkeiten
eintauchen. Also erlauben Sie sich doch einen Blick und testen aus. Eine Testversion geht immer, in der Regel für 4 Wochen. Aber auch für Office 2016 endet der Support zeitgleich mit Office 2019 zum 13. Oktober 2025.

5. Nutzen Sie Office als Einzelperson auf mehreren Geräten?

Grundsätzlich kämen Sie mit der Microsoft Office 365 Single Version aus. Sie dürfen auf bis zu 5 weiteren Geräten diese Office-Version installieren. Das ist ein Riesenvorteil gegenüber einer fest installierter Office 2019 Version. Falls Sie also Besitzer eines zusätzlichen Laptops und noch eines Tablets sind (was wirklich keine Seltenheit mehr ist), steht einer weiteren Installation der Single Version nichts im Wege.

Hinweis bei Nutzung nur eines Gerätes mit allen Familienmitgliedern

Sitzen Partner und/oder die Kinder auch an und denselben PC? Das kann Ihnen niemand verbieten, aber das Single-Abo geht nur von einem Benutzer aus. 
 

Deshalb ein Hinweis zu Microsoft 365 Single: 

Das Single-Abo umfasst 1 Benutzer, der über 1 TB OneDrive-Speicher verfügt; der Speicher ist nicht teilbar. Auf allen Geräten sind Sie der alleinige Nutzer. 
Wenn Sie hingegen Microsoft 365 Family besitzen und das Abonnement mit anderen 5 Benutzern/Familienmitgliedern teilen, stehen Ihnen 6 TB Speicher zur Verfügung.

TIPP zur Speichernutzung – anstatt OneDrive automatisch auf die eigene Festplatte

 
Falls Sie den Online-Speicher OneDrive nicht in Anspruch nehmen, stellen Sie alle Programme in den Speicheroptionen so um, dass Ihre Dateien automatisch immer auf die Festplatte gespeichert werden. Sie können OneDrive auch deaktivieren, damit Ihnen diese Speicheroption gar nicht erst angeboten wird.

Wer rechnen kann, ist eindeutig im Vorteil

 
Bei einer Office 2019 Version würde eine Installation auf nur 2 Geräten knapp 600 Euro kosten. Wahnsinn, oder? Das auch nur, wenn Sie bei Microsoft kaufen. Mir stellt sich die Frage, warum private Nutzer direkt bei Microsoft kaufen? Für mich, als Partner von Microsoft, gilt so oder so etwas ganz anderes. Irgendwann bin ich auch ein privater Nutzer und dann gilt für mich, dass ich eine legale Lizenz kaufe bei Amazon und anderen Anbietern. Weiter unten gehe ich etwas ausführlicher darauf ein, aber ich werde noch einen Extra-Beitrag zu diesem Thema verfallen und hier verlinken.

Sind billige Lizenzschlüssel von Ebay, Amazon und anderen Anbietern legal?

Die Office Software kostet beim Hersteller oft ein Vielfaches. Bei Amazon zum Beispiel zahlen Sie wesentlich weniger für das Produkt. Ich selbst habe auf die Amazon-Angebote in diesem Beitrag verlinkt.  

An dieser Stelle nur soviel. Ja, es ist in Deutschland legal, gebrauchte Lizenz-Schlüssel zu verkaufen. Sie sind auf der rechtlich sicheren Seite. Aber es gibt unseriöse Händler. Deshalb Augen auf vor dem Kauf. Auf Bewertungen (nicht alle sind gefälscht) und den Käuferschutz achten.  Alle Belege aufheben. Einen Screenshot vom Angebot machen.

Grundsätzlich können Sie davon ausgehen, dass kein Händler daran Interesse hat, seinen Ruf zu ruinieren. Ich selbst habe eine gebrauchte Lizenz (Dragon) von einem Händler über Ebay gekauft, der mir im Nachhinein den Kaufpreis erstattete, weil sich das Produkt partout nicht lizensieren ließ. Mit Amazon habe ich noch nie schlechte Erfahrungen gemacht.

Screenshots machen, wenn die Freischaltung nicht funktioniert.

Nutzen Sie Office in der Familie auf unterschiedlichen Geräten? 

 
Falls Kinder und die Partner jeweils eigene Geräte besitzen, ist es nicht möglich mehrfach eine einzige Office-Version zu installieren. 
 

Ein Office-Paket am Beispiel einer dreiköpfigen Familie

 
Die Eltern haben jeweils 2 Geräte (Laptop/Smartphone), für Kind ein Tablet und ein Smartphone. 6 Geräte also, die alle mit einem Office Paket ausgestattet werden sollen. Diese Familien-Konstellation benötigt auf jeden Fall laut Microsoft eine Microsoft 365 Familiy-Version. Normalpreis bei Microsoft für 99,- Euro Jahresgebühr – in der Jahresvariante werden Ihnen 2 Monate geschenkt.

Office 2019 Fakten

 
Microsoft hat Office 2019 Standard als erste Office-Version veröffentlicht, die eine Windows 10 Installation voraussetzt. Vorgänger waren Office 2016 – Office 2013 und Office 2010. Eine vorherige Deinstallation der alten Version ist notwendig. 
 

Sie erhalten mit Office 2019

 
1. Keine Online-Dienste, die im Microsoft 365-Abonnement enthalten sind. 
2. Die Lizenz gilt nur für 1 Gerät, also 1 PC oder 1 Mac
3. Auch für die geschäftliche Nutzung erlaubt
4. Kunden, die noch nicht in die Cloud umgestiegen sind, erhalten mit Office 
2019 die aktuelle lokale Version von Word, Excel, PowerPoint, Project, 
Visio, Access, Publisher und Zugang zu OneNote.
5. Bei einem einmaligen Erwerb ist keine Upgrade-Option enthalten. Die 
nächste Hauptversion müssen Sie zum vollen Preis kaufen.
6. Microsoft garantiert für das fest installierte Office 2019 nur 
Sicherheitsupdates bis Oktober 2025
 
Office Home & Business 2019 kostet als Dauerlizenz einmalig: 299 € bei Microsoft direkt!
 
Schauen Sie mal bei Amazon rein

Microsoft 365 (früher Office 365) – Fakten 

 
Microsoft selbst wirbt mit der „Produktivitäts-Cloud für Arbeit und Privat. Es gibt verschiedene Preismodelle für zu Hause und für Unternehmen. Die Business-Versionen zeichnen sich durch weitere Apps aus, wie zum Beispiel Teams, Sharepoint und Exchange. Auf die Business-Versionen gehe ich in diesem Beitrag nicht näher ein, einem Systemadministrator muss man diese Fakten nicht 
erklären. Trotzdem zwei Links für die Unternehmer unter Ihnen. 
 

Welche Business-Version enthält welche Features?

 
Auf dieser Seite von Microsoft steht detailliert, welche Business-Version welche Features enthält. In den Unternehmen sehe ich sehr häufig die Standard-Version. 
Aber schauen Sie selbst: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products?market=de
 

Welcher Plan ist der Beste für mich?

 
Microsoft hilft Ihnen per Abfrage, welcher Plan für Sie passen könnte. Bestimmt  ist das eine Erleichterung, wenn man so gar keinen Plan hat: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/microsoft-365-plan-chooser?market=de

Microsoft 365 Single oder Familiy?

Microsoft 365 Single 

  • 1 Benutzer kann 5 Geräte gleichzeitig mit dieser Version bestücken auf PCs, Macs, iPads, iPhones, Android-Tablets und Android-Smartphones
  • enthält Word, Excel, PowerPoint als feste Installation auf der Festplatte, Diese drei Standardprogramme sind auch ohne Internetverbindung nutzbar. (Publisher und Access sind nur auf dem PC verfügbar, nicht auf mobilen Geräten) Outlook, OneNote.
  • Dienste: OneDrive, Skype, Microsoft Editor
  • Der Online-Speicher beträgt 1 TB
  • Mit einem Abonnement erhalten Sie die neuesten Versionen der Apps und erhalten automatisch alle Updates, sobald diese verfügbar sind.

Microsoft 365 Familiy 

 
  • 6 Benutzer (inkl. des Lizenzinhabers): Jede Person kann die Apps auf bis zu 5 Geräten gleichzeitig verwenden auf PCs, Macs, iPads, iPhones, Android-Tablets und Android-Smartphones
  • enthält Word, Excel, PowerPoint als feste Installation auf der Festplatte. Diese drei Standardprogramme sind auch ohne Internetverbindung nutzbar. (Publisher und Access sind nur auf dem PC verfügbar, nicht auf mobilen Geräten) Outlook, OneNote + Microsoft Family Safety
  • Dienste: OneDrive, Skype, Microsoft Editor
  • Sie erhalten dazu jeden Monat 60 Freiminuten für Skype-Anrufe an Mobil- und Festnetztelefone in mehr als 60 Ländern in der Welt.
  • Der Online-Speicher beträgt 1 TB pro Person=6 TB
  • Mit einem Abonnement erhalten Sie die neuesten Versionen der Apps und erhalten automatisch alle Updates, sobald diese verfügbar sind

Schlusswort

 
Ich freue mich, wenn Vorurteile einem klaren Blick auf die Fakten weichen könnten. Dazu kann man nicht oft genug darauf hinweisen, dass sich die Welt weiterdreht. Spätestens seit den letzten Monaten von April bis heute im Oktober 2020 spüren wir doch genau, wohin die Reise geht. Ich habe großes Verständnis dafür, dass ein Arbeiten in der Cloud Verunsicherungen auslösen, und auch nicht immer unbegründete Ängste bezüglich der Datensicherheit bestehen.
 
Das sollte aber kein Grund sein, ewig und drei Tage darüber sitzenzubleiben und den Stillstand zu pflegen. Für jedes Problem gibt es eine Lösung. Wenn alle Fachleute daran arbeiten, konstruktive Lösungen zu finden, bleibt Deutschland nicht auf den letzten Plätzen im Rang der digitalen Welt stehen. Wieder einmal bewahrheitet sich für mich mein Motto des „lebenslangen Lernens“.
 
Gutes Gelingen
Ihr Othmar Wrana

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Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

 

Der Titel lässt es erahnen. Hier geht es nicht um Einstellungen des Kontos in der Desktop-Version, sondern um Einstellungsmöglichkeiten in der Cloud. In diesem Beitrag/ Video werden keine Postfach-Einrichtungen erläutert (POP und IMAP etc.), sondern Einstellungen für Optik und Funktionen, wie Signaturen etc.

Viele von Ihnen kennen bereits die Einstellungen. Wenn man erst einmal den Weg gefunden hat, richten Sie auch eine Signatur problemlos ein. 

Mit einem Klick auf das Einstellungsrad in der obersten Menüleiste finden Sie die Einstellungen, die Ihnen in der Cloud das Outlook-Leben erleichtern können. Sie sehen die sogenannten Schnelleinstellungen. Stellen Sie hier den  „Dunkler Modus“ ein und schalten die „Desktop-Benachrichtigungen“ für ungestörtes Arbeiten einfach ab. Mit einem Klick auf „Alle Anzeigen“ öffnen Sie weitere Designs. Ein einfaches Scrollen führt Sie in die Einstellungen wie  „Unterhaltungsansicht“ und „Lesebereich“. Gerade beim Online-Arbeiten haben wir nicht immer größere Bildschirmansichten zur Verfügung und umso wichtiger ist eine komfortable Ansicht.

Am Ende der Outlook Einstellungen befindet sich der Link zu Alle Outlook -Einstellungen anzeigen. Dieser Punkt führt uns in weitere Einstellungsmöglichkeiten, auf die ich nur kurz eingehe.

Alle Outlook 365 Einstellungen

 

Wie bereits oben beschrieben, mit einem Klick auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen öffnet sich ein neues Fenster. Es besteht aus 3 Spalten.

Die linke Spalte nimmt die Komponenten auf wie Allgemein, E-Mail, Kalender, Personen und im Bild „Premium“. Hier im letzten Punkt handelt es sich rund um die Funktionen in Ihrem Abonnement, sofern vorhanden. Im Bild darunter findet man diesen Punkt nicht. Mit einem Klick auf die jeweilige Komponente öffnen sich in der zweiten Spalte die dazugehören Details, oder Unterpunkte, die Sie einstellen können.

Zum Schluss finden Sie den Link „Schnelleinstellungen anzeigen“, der Sie wieder zurückführt.

Im Punkt „E-Mail“ sind folgende Outlook 365 Einstellungen hervorzuheben

 

  • Signatur einrichten über „Verfassen und Antworten“
  • Vorgaben für das Teilen (Freigeben) von Dokumenten
  • Die umfangreiche Regelerstellung
  • Weiterleitung von E-Mails an andere Postfächer
  • Automatische Antworten bei Abwesenheit.

 

Zum Punkt „Regeln“ werde ich ein EXTRA-Video erstellen. Regeln sind sehr umfangreich!

Das nur um die wichtigsten Outlook 365 Einstellungen Punkte zu nennen.

Video Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

Weiterführender Link zu Outlook 365 Einstellungen

Ändern von Kontoeinstellungen in Microsoft 365 Business

 

Viel Erfolgt mit Outlook 365 wünscht Ihnen

Othmar Wrana

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OneDrive Teil II – Dateien teilen und freigeben

In OneDrive Teil II wird das Freigeben / Teilen von Dateien gezeigt, sowie die gemeinsame Bearbeitung einer Datei von zwei Personen. Vorausetzung ist die Nutzung von Office 365.

Arbeiten in OneDrive 

Sie können wie im gewohnt ein Ordner-System anlegen sowie Dateien erstellen oder vorhandene Dateien nach OneDrive hochladen.  Die Arbeitsweise entspricht grundsätzlich dem Arbeiten im Windows-Explorer, also Dateien verschieben, kopieren oder löschen. 

Zentrale Funktion: Zusammenarbeit mit anderen Anwendern 

Das bedeutet, man kann Daten mit anderen Personen teilen bzw. Daten freigeben. Das heißt, Dateien müssen nicht mehr wie früher per E-Mail versandt werden. 

Jetzt können mehrere Personen auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten, da alle Dokumente an einem Speicherort abgelegt sind – nämlich in OneDrive. 

Die Freigabe kann sich auch auf gesamte Ordner erstrecken. Dann werden automatisch auch alle Dateien in diesen Ordnern freigegeben. Die Freigabe erfolg über das Kontexmenü.

Die Freigabe kann auch wieder entzogen werden. Dazu wird im Kontextmenü der Punkt „Zugriff verwalten“ gewählt.

Teilen von Daten  

Es gibt zwei Varianten: man kann die Daten nur zum Lesen freigeben, dann sind Änderungen nicht möglich, oder man lässt die Bearbeitung durch andere Anwender zu.  

Der Empfänger erhält per E-Mail (Outlook) eine Nachricht mit einem Link zur geteilten Datei. Diese kann damit geöffnet und falls erlaubt, bearbeitet werden. Das Dokument wird im Ordner “Geteilt” beim Empfänger angezeigt. 

Den Link zum Befehl Teilen erreichen Sie mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Datei oder den Ordner. In der ersten Dialogbox wird der Empfänger ausgewählt. Über den Befehl: „Von Ihnen angegebene Personen können anzeigen“ wird festgelegt, ob der Empfänger nur lesen darf oder die Datei bearbeiten kann. Das geschieht in der zweiten Dialogbox. 

Freigabe entfernen

Sofern für eine Datei der Zugriff für eine andere Person erlaubt wurde, kann die Freigabe auch wieder zurückgenommen werden. Über das Kontextmenü wird der Befehl  „Zugriff verwalten“ gewählt. Am rechten Bildschirmrand wird folgende Dialogbox gezeigt:

Versionierung der Dateien

Durch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten entstehen zwangsläufig mehrere Versionen. Diese werden automatisch von OneDrive gespeichert. Über das Kontext-Menü kann der Punkt „Versionsverlauf“ aufgerufen werden

Es besteht zum einen die Möglichkeit, eine „alte“ Version nur zu lesen oder aber, man erzeugt aus einer früheren Version das aktuelle Dokument. Damit ist ein sehr flexibles Vorgehen mit den verschiedenen Versionen möglich und zweckmäßig.

Fazit

Die Freigabe von Dateien ist eine sehr „bequeme“ Möglichkeit, um die Zusammenarbeit mit anderen Anwendern, auch externen Personen wesentlich zu vereinfachen. Durch die Wahlmöglichkeit zwischen nur Lesen oder Bearbeitung zulassen, können unterschiedliche Bedürfnisse berücksichtigt werden.

Viel Erfolg mit OneDrive und bei der Zusammenarbeit mit anderen Anwendern.

Othmar Wrana

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OneDrive ist der zentrale Speicher Ort von Microsoft in der Cloud. Andere Anbieter sind z. B. Dropbox oder die iCloud von Apple. 

Cloud-Computing ist eine Infrastruktur, die über das Internet verfügbar gemacht wird. Sie enthält üblicherweise Speicherplatz und Anwendungssoftware. 

Mit OneDrive liegen Ihre Daten nicht mehr auf einem lokalen Datenträger (Festplatte), sondern auf den Servern von Microsoft. Diese werden mittlerweile in Deutschland gehostet. Mit einer Internetverbindung können Sie von jedem Ort darauf zugreifen. Auch das Gerät spielt keine Rolle, also PC, Laptop, Tablet oder mobil Telefon.

Arbeiten in OneDrive 

Der OneDrive-Speicher ist grundsätzlich vergleichbar mit dem Arbeiten im Windows-Datei-Explorer.

Sie können wie gewohnt ein Ordner-System anlegen sowie Dateien erstellen oder vorhandene Dateien nach OneDrive hochladen. Dateien  können verschoben, kopiert oder gelöscht werden. Auch ganze Ordner können hochgeladen werden.

 

Arbeiten mit Dateien und Ordnern in OneDrive

Sie sehen die Startseite von OneDrive mit der Ordnerstruktur und der Menüleiste sowie das Zahnrad für die allgemeinen Einstellungen. Gezeigt wird das Kopieren, Verschieben oder Löschen von Dateien. Gewöhnungsbedürftig ist das Markieren von Elementen. Dies geschieht nur über die „Radio-Button“ vor dem Objekt-Namen. Mit einem Klick auf eine Datei oder einen Ordner wird dieses Element sofort geöffnet.

In Abhängigkeit vom gewählten Element ändert sich auch die Menü-Leiste.

Datei speichern

In einem geöffneten Office-Programm wird eine Datei wie folgt gespeichert:

Befehlsfolge DATEI – Speichern unter – Umbenennen .

Fazit

In OneDrive stehen alle bekannten Möglichkeiten zur Bearbeitung und Verwaltung von Dateien in der Cloud zur Verfügung. Darüber hinaus können Dateien oder Ordner in die Cloud hochgeladen werden und stehen damit grenzenlos zur Verfügung –

Voraussetzung: Internetzugang.

Viel Erfolg beim Arbeiten in der Cloud wünscht Ihnen

Othmar Wrana

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