Formate übertragen mit Cornelia Volk

Cornelia zeigt, wie Sie in Excel, PowerPoint und Word Formatierungen übernehmen können. 
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Formate übertragen im Excel Programm

Wenn Sie in Excel Formate übertragen, werden die Textformate komplett übernommen, also Schriftart, Größe und die Attribute wie fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen u.s.w.

Weiterhin die Zahlenformate wie die Währungskennung, Anzahl von Dezimalstellen, Datumsformate, benutzerdefinierte Zahlenformate und natürlich Formateinstellungen, die für die ganze Zelle vorgenommen werden: Rahmen, Teillinien, Füllfarbe und Ausrichtung.

Stellen Sie ein Format Ihrer Wahl zusammen: Füllfarbe, das Schriftattribut fett, Schriftgrößen, weiterhin ein tausender Format, aber ohne Nachkommastellen, und es sollte auch ein Rahmen nicht fehlen.

Wenn Ihnen dieses Format nun gefällt und Sie es für viele Felder übernehmen möchten, markieren Sie es zunächst. Beginnen Sie an der Quelle. Im Register START den FORMATPINSEL  einmal anklicken. Das Format wird genau einmal übertragen.

Wenn Sie jetzt gleich mehrere Zellen formatieren möchten, können Sie das einfach tun, indem Sie die Maustaste nicht loslassen. Aber was ist mit Zellen, die vereinzelt eine besondere Formatierung erhalten sollen und nicht hintereinander liegen.

 

Zellen formatieren, die möglicherweise weit auseinanderliegen.

Klicken Sie den FormatPinsel doppelt an. Das bedeutet, er bleibt aktiv und Sie können das Format beliebig oft übertragen auf einzelne Zellen, oder zusammenhängende Bereiche und natürlich sogar in andere Tabellen.

 

Es gibt noch eine Besonderheit bei Excel

Ein ausgewähltes Format hätten Sie gerne für die ganze Liste übernommen? Das kann man sicherlich einfach überstreichen mit dem FormatPinsel. Aber nehmen wir mal an, Sie hätten eine sehr, sehr lange Liste. Dann wollen Sie vermutlich nicht mit dem Formatpinsel überstreichen.

 

Dazu ein TIPP.

Ich beginne wieder an der Quelle und markiere mein Wunschformat. Aktivieren Sie den Formatpinsel. Jetzt markieren Sie nicht die Felder, sondern halten zwei Tasten fest und tippen eine dritte Taste an. Die STRG + Shift (Umschalttaste, die sie für Großbuchstaben brauchen), halten Sie fest und tippen den Absatzpfeil an. Die ganze Liste stellt sich im zuvor gewählten Format dar.

Formate übertragen in PowerPoint

Welche Möglichkeiten gibt es in PowerPoint?

 

Auch in PowerPoint übertragen Sie immer sämtliche Formate des Objektes in einem Schritt. Bei PowerPoint und Word übertragen sie die Textformate genau wie bei Excel, Schriftart, Größe, Attribute. Bei Objekten etwa die Füllfarben, die Linienfarben, Strichtyp, Formeffekte und immer noch für viele neu bei 2016, oder PowerPoint 365: Sie können auch Animationseffekte übertragen.

 

Das Zeichenformat lässt sich ganz einfach kopieren. Erst wieder den Mustertext markieren (die Quelle), den Pinsel aktivieren und wenn nur eine Übertragung stattfinden soll, dann einfach ins Ziel klicken. Auch hier hätten wir mit einem Doppelklick arbeiten können und der Pinsel bleibt aktiv. Hinterher entweder mit einem Klick, oder mit Escape

diese Funktion ausschalten.

 

Wenn Sie einen ganzen Absatz markieren, übernimmt PowerPoint auch die Absatzformate. Leider ein bisschen ungewünscht auch die Schrift. Das muss man wissen: Die Funktion hat sich nach dem ersten Texteintrag gerichtet. Ich übernehme und damit eben nicht nur die Absatzformate, wie etwa die Nummerierung oder Aufzählung, sondern bei PowerPoint auch sofort die Schrift.

 

Wenn Sie nun die unterschiedlichen Objekte ansehen, formatieren Sie vielleicht eines mit einem Formeffekt, das Ihnen nett erscheint, mit einer anderen Schriftfarbe vielleicht, auch mit einer Linie, die Sie jetzt mal schwarz setzen. Wenn Sie das Quellobjekt markiert haben, klicken Sie den FormatPinsel ruhig doppelt, und übertragen das Format auf andere Objekte.

 

Bei PowerPoint übertragen Sie jetzt auch Animationseffekte. Im Video hat das Objekt einen Animationspfad. Um diesen zu übertragen, markieren Sie das Objekt und sorgen dafür, dass Sie wirklich auf dem Register Animationen stehen. Denn der normale, herkömmliche Format Pinsel überträgt keine Animation. Diesen Schalter finden Sie im Register Animationen „Animation übertragen“.

 

Doppelklick erlaubt eine Mehrfachübertragung. Hier gibt es sogar eine Tastenkombination ALT + SHIFT + C.

 

Das ist eine Bedienmöglichkeit, die PowerPoint sogar über Excel hinaushebt. Sie können bei PowerPoint und Word, Formate auch über TASTEN-KOMBIS übertragen.

 

Markieren Sie die Quelle und leiten die Kopie ein mit der Tastenkombination STRG – SHIFT – C.  STRG – Shift -V überträgt dann.

 

Das kennen Sie bestimmt: STRG + C zum Kopieren von Objekten aller Art, genauso wie STRG + V zum Einfügen. Halten Sie dabei die Shift-Taste (Umschalttaste) fest, übertragen Sie das Format.

Formate übertragen in WORD

Es wird Sie nicht überraschen. Auch hier können Sie Schriftart, Größe, Attribute übernehmen. Darüber hinaus ganz interessant: Absatzformate gibt es mehrere. Die Ausrichtung, links-, rechts zentrierter Blocksatz, Dinge wie Nummerierung, Aufzählung und die zugehörigen Zeichen, die verschiedenen Einzüge, die Zeilenabstände und natürlich auch hier etwa Rahmen.

 

Markieren des Quelltextes. Pinsel anklicken und mit einem Klick an ein anderes Ziel übernehmen. Pinsel doppelt anklicken für viele einzelne Übertragungen.

 

Abschalten mit Escape, oder mit einem Klick auf den Pinsel.

 

Wie bei PowerPoint können Sie auch bei Word das Format mithilfe einer Tastenkombination übertragen.

 

Immer zuerst die Quelle markieren

Mit STRG – SHIFT + C kopieren Sie

Mit STRG – SHIFT + V das markierte Format übertragen.

 

WORD Absatzformate übernehmen.

Markieren Sie den ganzen Absatz. Übertragen Sie das das Format und oh – verlieren dabei die Schrift, die Sie vorher ausgezeichnet hatten.  

 

Es gibt bei WORD einen Extrakniff.

 

Es gibt bei Word die Möglichkeit, gezielt nur die Absatzformate zu übernehmen. Dazu schalten Sie die Sonderzeichen ein, also Absatzformate, Leerzeichen und Tabsprünge.

 

Wenn Sie nur die Absatzmarke markieren und den Pinsel einzeln, oder doppelt, anklicken, können Sie ganz ausgewählt nur das Absatzformat übertragen.

 

Wenn Sie also in einem älteren Dokument ein Absatzformat finden, an dem ein Kollege vielleicht lange getüftelt hat, bis alles stimmte, dann muss ich nicht nachsehen, mit welchem Einzug, mit welchem Zeilenabstand das Ganze eingerichtet ist, sondern übertrage gezielt nur die Absatzformate.

 

Vielen Dank fürs Zuschauen und viel Spaß mit dem Ausprobieren.

 

Cornelia Volk

Othmar Wrana

Meine Leidenschaft für das Unterrichten begann 1986. Damals wie heute übe ich meinen Beruf als Office Trainer mit Begeisterung aus und freue mich darüber, dass ich meinen großen Erfahrungsschatz aus über 30 Jahren mit Ihnen teilen darf. Ein lebenslanges Lernen ist ein Garant für den Erfolg. Viele Grüße aus Wiesbaden.

Othmar Wrana

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