Formate übertragen in Excel, Word und PowerPoint

Formate übertragen mit Cornelia Volk

Cornelia zeigt, wie Sie in Excel, PowerPoint und Word Formatierungen übernehmen können. 
Wie immer haben wir Text und Video für Sie bereitgestellt.

Formate übertragen im Excel Programm

Wenn Sie in Excel Formate übertragen, werden die Textformate komplett übernommen, also Schriftart, Größe und die Attribute wie fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen u.s.w.

Weiterhin die Zahlenformate wie die Währungskennung, Anzahl von Dezimalstellen, Datumsformate, benutzerdefinierte Zahlenformate und natürlich Formateinstellungen, die für die ganze Zelle vorgenommen werden: Rahmen, Teillinien, Füllfarbe und Ausrichtung.

Stellen Sie ein Format Ihrer Wahl zusammen: Füllfarbe, das Schriftattribut fett, Schriftgrößen, weiterhin ein tausender Format, aber ohne Nachkommastellen, und es sollte auch ein Rahmen nicht fehlen.

Wenn Ihnen dieses Format nun gefällt und Sie es für viele Felder übernehmen möchten, markieren Sie es zunächst. Beginnen Sie an der Quelle. Im Register START den FORMATPINSEL  einmal anklicken. Das Format wird genau einmal übertragen.

Wenn Sie jetzt gleich mehrere Zellen formatieren möchten, können Sie das einfach tun, indem Sie die Maustaste nicht loslassen. Aber was ist mit Zellen, die vereinzelt eine besondere Formatierung erhalten sollen und nicht hintereinander liegen.

 

Zellen formatieren, die möglicherweise weit auseinanderliegen.

Klicken Sie den FormatPinsel doppelt an. Das bedeutet, er bleibt aktiv und Sie können das Format beliebig oft übertragen auf einzelne Zellen, oder zusammenhängende Bereiche und natürlich sogar in andere Tabellen.

 

Es gibt noch eine Besonderheit bei Excel

Ein ausgewähltes Format hätten Sie gerne für die ganze Liste übernommen? Das kann man sicherlich einfach überstreichen mit dem FormatPinsel. Aber nehmen wir mal an, Sie hätten eine sehr, sehr lange Liste. Dann wollen Sie vermutlich nicht mit dem Formatpinsel überstreichen.

 

Dazu ein TIPP.

Ich beginne wieder an der Quelle und markiere mein Wunschformat. Aktivieren Sie den Formatpinsel. Jetzt markieren Sie nicht die Felder, sondern halten zwei Tasten fest und tippen eine dritte Taste an. Die STRG + Shift (Umschalttaste, die sie für Großbuchstaben brauchen), halten Sie fest und tippen den Absatzpfeil an. Die ganze Liste stellt sich im zuvor gewählten Format dar.

Formate übertragen in PowerPoint

Welche Möglichkeiten gibt es in PowerPoint?

 

Auch in PowerPoint übertragen Sie immer sämtliche Formate des Objektes in einem Schritt. Bei PowerPoint und Word übertragen sie die Textformate genau wie bei Excel, Schriftart, Größe, Attribute. Bei Objekten etwa die Füllfarben, die Linienfarben, Strichtyp, Formeffekte und immer noch für viele neu bei 2016, oder PowerPoint 365: Sie können auch Animationseffekte übertragen.

 

Das Zeichenformat lässt sich ganz einfach kopieren. Erst wieder den Mustertext markieren (die Quelle), den Pinsel aktivieren und wenn nur eine Übertragung stattfinden soll, dann einfach ins Ziel klicken. Auch hier hätten wir mit einem Doppelklick arbeiten können und der Pinsel bleibt aktiv. Hinterher entweder mit einem Klick, oder mit Escape

diese Funktion ausschalten.

 

Wenn Sie einen ganzen Absatz markieren, übernimmt PowerPoint auch die Absatzformate. Leider ein bisschen ungewünscht auch die Schrift. Das muss man wissen: Die Funktion hat sich nach dem ersten Texteintrag gerichtet. Ich übernehme und damit eben nicht nur die Absatzformate, wie etwa die Nummerierung oder Aufzählung, sondern bei PowerPoint auch sofort die Schrift.

 

Wenn Sie nun die unterschiedlichen Objekte ansehen, formatieren Sie vielleicht eines mit einem Formeffekt, das Ihnen nett erscheint, mit einer anderen Schriftfarbe vielleicht, auch mit einer Linie, die Sie jetzt mal schwarz setzen. Wenn Sie das Quellobjekt markiert haben, klicken Sie den FormatPinsel ruhig doppelt, und übertragen das Format auf andere Objekte.

 

Bei PowerPoint übertragen Sie jetzt auch Animationseffekte. Im Video hat das Objekt einen Animationspfad. Um diesen zu übertragen, markieren Sie das Objekt und sorgen dafür, dass Sie wirklich auf dem Register Animationen stehen. Denn der normale, herkömmliche Format Pinsel überträgt keine Animation. Diesen Schalter finden Sie im Register Animationen „Animation übertragen“.

 

Doppelklick erlaubt eine Mehrfachübertragung. Hier gibt es sogar eine Tastenkombination ALT + SHIFT + C.

 

Das ist eine Bedienmöglichkeit, die PowerPoint sogar über Excel hinaushebt. Sie können bei PowerPoint und Word, Formate auch über TASTEN-KOMBIS übertragen.

 

Markieren Sie die Quelle und leiten die Kopie ein mit der Tastenkombination STRG – SHIFT – C.  STRG – Shift -V überträgt dann.

 

Das kennen Sie bestimmt: STRG + C zum Kopieren von Objekten aller Art, genauso wie STRG + V zum Einfügen. Halten Sie dabei die Shift-Taste (Umschalttaste) fest, übertragen Sie das Format.

Formate übertragen in WORD

Es wird Sie nicht überraschen. Auch hier können Sie Schriftart, Größe, Attribute übernehmen. Darüber hinaus ganz interessant: Absatzformate gibt es mehrere. Die Ausrichtung, links-, rechts zentrierter Blocksatz, Dinge wie Nummerierung, Aufzählung und die zugehörigen Zeichen, die verschiedenen Einzüge, die Zeilenabstände und natürlich auch hier etwa Rahmen.

 

Markieren des Quelltextes. Pinsel anklicken und mit einem Klick an ein anderes Ziel übernehmen. Pinsel doppelt anklicken für viele einzelne Übertragungen.

 

Abschalten mit Escape, oder mit einem Klick auf den Pinsel.

 

Wie bei PowerPoint können Sie auch bei Word das Format mithilfe einer Tastenkombination übertragen.

 

Immer zuerst die Quelle markieren

Mit STRG – SHIFT + C kopieren Sie

Mit STRG – SHIFT + V das markierte Format übertragen.

 

WORD Absatzformate übernehmen.

Markieren Sie den ganzen Absatz. Übertragen Sie das das Format und oh – verlieren dabei die Schrift, die Sie vorher ausgezeichnet hatten.  

 

Es gibt bei WORD einen Extrakniff.

 

Es gibt bei Word die Möglichkeit, gezielt nur die Absatzformate zu übernehmen. Dazu schalten Sie die Sonderzeichen ein, also Absatzformate, Leerzeichen und Tabsprünge.

 

Wenn Sie nur die Absatzmarke markieren und den Pinsel einzeln, oder doppelt, anklicken, können Sie ganz ausgewählt nur das Absatzformat übertragen.

 

Wenn Sie also in einem älteren Dokument ein Absatzformat finden, an dem ein Kollege vielleicht lange getüftelt hat, bis alles stimmte, dann muss ich nicht nachsehen, mit welchem Einzug, mit welchem Zeilenabstand das Ganze eingerichtet ist, sondern übertrage gezielt nur die Absatzformate.

 

Vielen Dank fürs Zuschauen und viel Spaß mit dem Ausprobieren.

 

Cornelia Volk

PowerPoint 2016 passende Farben mit Pipette per Mausklick übertragen

In PowerPoint 2016 passende Farben mit der Pipette einfach per Mausklick übertragen

Immer die passende Farbe – ohne langes Suchen – einfach per Mausklick übertragen. Das war bzw. ist auch in den Vorgängerversionen von PowerPoint möglich.

Einen ähnlichen Beitrag haben wir hier bereits veröffentlicht.

Cornelia Volk zeigt in PowerPoint 2016/365, wie Sie passende Farben mit der Pipette aus einem Logo oder Bild aufnehmen und per Mausklick übertragen können. So stellen Sie Objekte, oder die Schrift in Ihrer Präsentation exakt in der Farbe dar, die beispielsweise Ihrem Firmenlogo entsprechen.  Farben im Unternehmen sind Bestandteil der CI (Corporate Identity) einer Firma. Also Grund genug, in Folien immer die richtigen Farben zu wählen.

Objekt-Farben mit der Pipette wählen

Schritt 1.
Zunächst das Zielobjekt markieren.

Schritt 2.
Für die Füllfarbe eines Objektes gehen Sie über Start und wählen den Schalter Fülleffekt. Dort finden Sie die Pipette, die Sie mit einem Klick aktivieren.

Schritt 3.
Danach führen Sie den Mauszeiger auf das Quellobjekt. In unserem Video ist es das Logo, von dem wir die Farbe nehmen möchten. Wenn sich in dem angefügten Quadrat die richtige Farbe zeigt, übernehmen Sie diese mit einem Klick. Nebenbei bemerken sie, dass auch die RGB Kombination angezeigt wird. Das markierte Zielobjekt (aus Schritt 1) füllt sich automatisch mit der gewählten Farbe.

Schritte 1 und 3 für jedes einzelne Objekt wiederholen. Die Farbaufnahme ist immer gleich, ob aus einem Logo oder einem Bild.

Schriftfarbe mit der Pipette 

In gleicher Weise lassen sich auch Schriftfarben übernehmen.

Achtung: nicht mit der Pipette aus der Füllfarbe arbeiten, sondern mit der Pipette aus der Schriftfarbe.

Schritt 1.
Markieren Sie den Text, der in einer Farbe dargestellt werden soll.

Schritt 2.
Gehen Sie wieder über Start und wählen nun die Pipette aus der Schriftfarbe

Schritt 3.
Anschließend am Quellobjekt (aus dem Logo oder dem Bild) mit einem Klick die passende Farbe aufnehmen. Das war es schon. Die Farbe wird auf den gewählten Text übertragen.

TIPP: Pipette Textfüllung und Pipette Füllung in die Schnellzugriffsleiste legen

Wenn ich viele Farben übernehmen möchte, oder die Pipette häufiger gebraucht wird, legen Sie die Pipette wie jeden anderen Schalter in die Schnellzugriffsleiste. Rechtsklick auf das Pipettensymbol und anschließend wählen Sie den Befehl „zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“. Sie können BEIDE Pipetten hinzufügen. Zu unterscheiden sind Sie, wenn Sie mit der Maus darüberfahren: Pipette Textfüllung und Pipette Füllung. Der Text ist selbsterklärend.

Meine Schnellzugriffsleiste sitzt unterhalb des Menübandes. Im Original sitzt sie oberhalb des Menübandes. Ändern können Sie das mit einem Klick auf das kleine DropDown Symbol rechts außen auf der Schnellzugriffsleiste – Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Das DropDown-Feld klappt auf und ganz unter wählen Sie den Punkt „Unter dem Menüband anzeigen“.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg mit PowerPoint und bedanke mich für´s Zuschauen.

 

PowerPoint Pack and Go

PowerPoint pack and go

PowerPoint Präsentation für eine Weitergabe packen in Office 2010/2013.

Für PowerPoint in Office 2016 sind die Schritte im Video fast identisch. Die Befehle lauten etwas anders z. B. Datei exportieren – Bildschirmpräsentation für CD verpacken.

Sie haben eine Präsentation mit viel „Zubehör“ wie Hyperlinks zu Excel-Kalkulationen, verknüpfte Diagramme, mp3-Interviews, Videoclips und anderen Dateien. Die PowerPoint Pack and Go Funktion hilft Ihnen, die Präsentation komplett abzuspeichern, sozusagen alles in einer Datei.

So können Sie kurz vor der Abfahrt zum Vortrag noch schnell eine Sicherheitskopie ziehen, denn PowerPoint weiß wo sich alle Verknüpfungen befinden und packt sie zusammen! Sehen Sie selbst in unserem Video Tutorial. Wie immer, liefern wir auch eine schriftliche Schritt für Schritt Anleitung.

PowerPoint Pack and Go Schritt für Schritt

  1. Datei in der Menüleiste
  2. Speichern und Senden
  3. Bildschirmpäsentation für CD verpacken
PowerPoint Schritt für Schritt Teil 1

PowerPoint Pack and Go Optionen – Dateieigenschaften und Datenschutz

Sie sollten sich den Optionen widmen, vor allem wenn Sie Ihre Präsentation weitergeben an mehr oder weniger fremde Personen. Mit Klick auf den Button „Verpacken für CD“ (bitte nicht so wörtlich nehmen – ist auch für USB), bekommen Sie ein neues Fenster präsentiert. Wir gehen zunächst mit einem Klick auf die „Optionen“ ein.

  • Häkchen vor „Verknüpfte Dateien“ sollte klar sein
  • Häkchen vor „eingebettete Schriftarten“ – wenn Sie über eine eigene gestaltete Firmenschriftart verfügen
  • Passwörter vergeben bei Bedarf
  • Präsentationen hinsichtlich unpassender oder privater Informationen überpüfen: Was ist damit gemeint? Damit sind alle Dateieigenschaften gemeint, also Name der Firma, Name des Autors, Name der verwendeten Vorlagen. Es lohnt sich u.U.  hier ein Häkchen zu setzen und mal prüfen zu lassen.

 

Pack and Go – Verpacken für CD – auch wenn keine CD gebrannt wird

  • Im Feld „CD benennen“ geben wir den Wunschnamen der PowerPoint Präsentation ein. Auch wenn wir keine CD brennen möchten, sondern lieber einen USB-Stick verwenden wollen. Im Beispiel Demo_Packung.
  • „In Ordner kopieren“. Wählen Sie einen Speicherort oder vewenden die Standardablage.
  • Nochmalige Abfrage bez. der verknüpften Dateien mit „Ja“ beantworten. (Vertrauen Sie Ihren Verknüpfungen?)

Mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ fassen Sie mehrere Präsentation zusammen.

Sehen Sie nun in Ihrem Ordner nach, in dem Sie die PowerPoint Präsentation gespeichert haben. Kopieren oder brennen Sie den kompletten Ordner (im Beispiel der Ordner Demo_Packung) auf ein Speichermedium Ihrer Wahl. Im Ordner befindet sich auch die für CD wichtige Autorun.inf Datei. Klar, dass die entsprechenden Medien eingesteckt bzw. eingelegt sein sollten.

Präsentation mit der PowerPoint Pack and Go Funktion

Diese Art der Speicherung ist das sog. unabhängige Speichern. Die PowerPoint Präsentation kann so gepackt auf fremden PCs und Laptops abgespielt werden. Dieser Computer benötigte kein installiertes PowerPoint und auch keinen Viewer. Alle dafür nötigen Dateien wie das Corporate Identity Ihrer Firma nebst eingebetteten Schriftarten, Hyperlinks, Bilder oder Hintergrundmusik sind in diesem einen Ordner abgelegt. Es empfiehlt sich, einen Testlauf auf einem anderen PC vorzunehmen.

Viel Erfolg mit Ihrer PowerPoint Pack and Go Präsentation

PowerPoint Objekte verbinden

PowerPoint Objekte verbinden – schneller zeichnen

Sie zeichnen Ihren Prozessplan und müssen dabei viele Elemente mit Pfeilen verbinden? Sparen Sie sich gefühlte tausend Klicks und lassen Sie den Pfeil „einrasten“! Im Video zeigen wir Ihnen, wie Sie sich an dieser Stelle die Arbeit etwas erleichtern. Unter dem Video finden Sie eine Text-Anleitung zu PowerPoint Objekte verbinden.

Wie Sie in PowerPoint Objekte verbinden, ohne jedes Mal dieselbe Form anzuklicken.

Wenn Sie zu den Anwendern gehören die häufiger eigene Zeichnungen erstellen, kennen Sie das Problem. Man braucht mehrfach dieselbe Form und muss jedes Mal klicken. Als Beispiel habe ich einen kurzen Ablaufplan vorbereitet. Alle Elemente sind vorhanden. Was jetzt noch fehlt, sind die Verbindungspfeile.

Normalerweise muss ich dazu den Verbindungspfeil in der Menüleiste anklicken, also das Werkzeug aktivieren, danach den Pfeil aufziehen, erneut Anklicken, wieder aufziehen usw. und so fort.

PowerPoint Objekte verbinden Sie schneller,

wenn Sie die gewünschte Form mit der rechten Maustaste anklicken und den Zeichenmodus sperren. Das Zeichenwerkzeug rastet damit ein, es bleibt aktiv und sie können das Zeichen, im Beispiel unseren Pfeil, beliebig oft anwenden ohne erneutes Anklicken.

Sind alle Elemente ergänzt, entweder erneut auf das Pfeilsymbol in der Menüleiste klicken, oder gleich das nächste Werkzeug aktivieren.

Vielen Dank und bis zum nächsten Mal.

PowerPoint Schriftart für alle Folien vereinheitlichen

PowerPoint Schriftart für alle Folien vereinheitlichen

Machen Sie sich die Gliederungsansicht in PowerPoint zunutze, um beispielsweise rasch die Schriftart für alle PowerPoint Folien zu vereinheitlichen. Die folgende Beschreibung und das Video Tutorial gilt für alle PowerPoint Versionen.

Es gibt zahlreiche Gründe, warum es immer wieder vorkommen kann, dass mehrere Folien, die aus unterschiedlichen Quellen stammen, zu einem Projekt oder besser gesagt zu einer Präsentation zusammengefügt werden müssen. Für die Entwürfe werden unterschiedliche Schriften benutzt –  und Sie müssen für das „Corporate Design“ sorgen und die Schriftart Ihres Unternehmens einstellen.

PowerPoint Schriftart für alle Folien vereinheitlichen

Anstatt alle Folien einzeln durchzuklicken, lernen Sie in unserem Video die Gliederungsansicht richtig zu nutzen. Im linken Bildschirmbereich sehen Sie die kleineren Abbildungen der Folien. Im oberen Bereich erkennen Sie die beiden Reiter Folien/Gliederung. Hier schalten Sie mit einem Klick auf den Reiter Gliederung in die Gliederungsansicht um.

Ausnahme benutzerdefinierte Textfelder

Markieren Sie den Text. Entweder mit der Maus markieren oder viel schneller mit der STRG + A Tastenkombination. Wählen Sie nun im Start-Register eine Schriftart aus. Meistens ist nun alles in einem Rutsch in der gewählten Schriftart formatiert worden. E gibt aber eine Ausnahme: die TEXTFELDER.

Achtung: TEXTFELDER nehmen eine Sonderstellung ein. Textfelder sind die Elemente, die Sie über das Einfügen-Register – Textfeld – benutzerdefiniert aufgezogen haben.

Diese Textfelder folgen eigenen Regeln. Ihr Inhalt erscheint nicht in der Gliederung. Benutzerdefinierte Textfelder sollten so sparsam wie möglich eingesetzt werden. Dann wird das Thema PowerPoint Schriftart für alle Folien vereinheitlichen zum Kinderspiel.

Vielen Dank und bis zum nächsten Mal.

Ihre Conny Volk

PowerPoint Trigger Funktion

PowerPoint Trigger Funktion animieren.

Sie möchten ein Textfeld oder bestimmte Punkte in einer Landkarte ein- und ausblenden. Einzelobjekte wie Texte, Symbole, oder Fotos können vielseitig animiert werden, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu steigern. Die Objekte geraten beim Klicken oder auch automatisch eines nach dem anderen in Bewegung – aber immer in derselben Reihenfolge.

Wenn Sie statt des einfachen Klicks eigene Trigger zum Starten der Einzelanimationen verwenden, können Sie die Wünsche Ihrer Zuschauer aufgreifen und die Bestandteile Ihrer Folien entsprechend individuell ein- oder ausblenden!

Wie Sie das umsetzen, erfahren Sie in unserem kostenlosen Video Tutorial zum Thema „Elemente mit der PowerPoint Trigger Funktion animieren“.

VIDEO Power Point Trigger Funktion

Links zu PowerPoint Trigger Funktion

Grundlegende Informationen zu Animationen in PowerPoint 2010. In diesem Video von Microsoft wird Ihnen gezeigt, wie Sie Grafikelementen oder Textaufzählungen einfache Animationseffekte hinzufügen.

Weitere Informationen von Microsoft Support zum Thema „Auslösen eines Animationseffekts„.

 

PowerPoint Inhaltsverzeichnis aus Folienüberschriften erstellen

PowerPoint 2010 und 2013 Inhaltsverzeichnis aus Folienüberschriften erstellen

PowerPoint Inhaltsverzeichnis aus Folienüberschriften erstellen wir in dieser Beschreibung für die Programmversionen PowerPoint 2010 und PowerPoint 2013. Die kleinen Abweichungen bei der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses in PowerPoint 2013 sind in ROT dargestellt. Die Abweichungen betreffen die Umstellung auf die Gliederungsansicht und wieder zurück zur Folienansicht, die wir für die Erstellung des PowerPoint Inhaltsverzeichnis benötigen. Zu den beiden Programmversionen PowerPoint 2010 und PowerPoint 2013 gibt es jeweils ein kostenloses Video Tutorial.

Die Gliederungsansicht in PowerPoint 2010 aktivieren

In PowerPoint 2010 aktivieren Sie die Gliederungsansicht mit einem Klick auf den Reiter Gliederung.

gliederungsansicht powerpoint 2010

Die Gliederungsansicht in PowerPoint 2013 aktivieren

In PowerPoint 2013 müssen Sie dafür in das Register ANSICHT wechseln und dort die Gliederungsansicht mit einem Klick wählen.

Wechsel Gliederungsansicht PowerPoint 2013

Die Gliederung reduzieren – alle Ebenen reduzieren

Zunächst sehen Sie alle Folien mit dem gesamten Text, den Unterpunkten. Die Unterpunkte rereduzieren Sie mit einem Rechtsklick auf die Gliederungsansicht. In dem neuen Fenster wählen Sie „Gliederung reduzieren“ und „alle Ebenen reduzieren“.

Wechsel Gliederungsansicht PowerPoint 2013

Für das Inhaltsverzeichnis eine neue Folie erstellen

Jetzt sind nur noch die Überschriften der einzelnen Folien zu sehen. Markieren Sie bitte die Überschriften und kopieren Sie mit einem Rechtsklick. Wechsel zurück in die Folienansicht. In PP 2013 im Register Ansicht (was ja aktuell noch aktiv ist) auf den Punkt NORMAL klicken und nun bitte in das START-Register wechseln. Erzeugen Sie im START Register eine neue Folie mit dem Design Titel und Inhalt.

Wechsel Gliederungsansicht PowerPoint 2013

Kopierte Überschriften einfügen

Bitte in den Textbereich mit der rechten Maustaste klicken und mit dem Einfügen-Befehl die zuvor kopierten Überschriften einfügen. Zum Schluß überlegen Sie sich einen aussagekräftigen Folientitel. In diesem Artikel sind die Überschriften „Inhaltsverzeichnis“ , „Inhalte“ oder „Inhaltsangabe“ naheliegend, wenn auch nicht besonders kreativ. Aber darum geht es in diesem Beitrag auch nicht. Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen und viel Erfolg.

Wechsel Gliederungsansicht PowerPoint 2013

Danke und viel Erfolg mit PowerPoint

Ihr Othmar Wrana