Formate übertragen in Excel, Word und PowerPoint

Formate übertragen mit Cornelia Volk

Cornelia zeigt, wie Sie in Excel, PowerPoint und Word Formatierungen übernehmen können. 
Wie immer haben wir Text und Video für Sie bereitgestellt.

Formate übertragen im Excel Programm

Wenn Sie in Excel Formate übertragen, werden die Textformate komplett übernommen, also Schriftart, Größe und die Attribute wie fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen u.s.w.

Weiterhin die Zahlenformate wie die Währungskennung, Anzahl von Dezimalstellen, Datumsformate, benutzerdefinierte Zahlenformate und natürlich Formateinstellungen, die für die ganze Zelle vorgenommen werden: Rahmen, Teillinien, Füllfarbe und Ausrichtung.

Stellen Sie ein Format Ihrer Wahl zusammen: Füllfarbe, das Schriftattribut fett, Schriftgrößen, weiterhin ein tausender Format, aber ohne Nachkommastellen, und es sollte auch ein Rahmen nicht fehlen.

Wenn Ihnen dieses Format nun gefällt und Sie es für viele Felder übernehmen möchten, markieren Sie es zunächst. Beginnen Sie an der Quelle. Im Register START den FORMATPINSEL  einmal anklicken. Das Format wird genau einmal übertragen.

Wenn Sie jetzt gleich mehrere Zellen formatieren möchten, können Sie das einfach tun, indem Sie die Maustaste nicht loslassen. Aber was ist mit Zellen, die vereinzelt eine besondere Formatierung erhalten sollen und nicht hintereinander liegen.

 

Zellen formatieren, die möglicherweise weit auseinanderliegen.

Klicken Sie den FormatPinsel doppelt an. Das bedeutet, er bleibt aktiv und Sie können das Format beliebig oft übertragen auf einzelne Zellen, oder zusammenhängende Bereiche und natürlich sogar in andere Tabellen.

 

Es gibt noch eine Besonderheit bei Excel

Ein ausgewähltes Format hätten Sie gerne für die ganze Liste übernommen? Das kann man sicherlich einfach überstreichen mit dem FormatPinsel. Aber nehmen wir mal an, Sie hätten eine sehr, sehr lange Liste. Dann wollen Sie vermutlich nicht mit dem Formatpinsel überstreichen.

 

Dazu ein TIPP.

Ich beginne wieder an der Quelle und markiere mein Wunschformat. Aktivieren Sie den Formatpinsel. Jetzt markieren Sie nicht die Felder, sondern halten zwei Tasten fest und tippen eine dritte Taste an. Die STRG + Shift (Umschalttaste, die sie für Großbuchstaben brauchen), halten Sie fest und tippen den Absatzpfeil an. Die ganze Liste stellt sich im zuvor gewählten Format dar.

Formate übertragen in PowerPoint

Welche Möglichkeiten gibt es in PowerPoint?

 

Auch in PowerPoint übertragen Sie immer sämtliche Formate des Objektes in einem Schritt. Bei PowerPoint und Word übertragen sie die Textformate genau wie bei Excel, Schriftart, Größe, Attribute. Bei Objekten etwa die Füllfarben, die Linienfarben, Strichtyp, Formeffekte und immer noch für viele neu bei 2016, oder PowerPoint 365: Sie können auch Animationseffekte übertragen.

 

Das Zeichenformat lässt sich ganz einfach kopieren. Erst wieder den Mustertext markieren (die Quelle), den Pinsel aktivieren und wenn nur eine Übertragung stattfinden soll, dann einfach ins Ziel klicken. Auch hier hätten wir mit einem Doppelklick arbeiten können und der Pinsel bleibt aktiv. Hinterher entweder mit einem Klick, oder mit Escape

diese Funktion ausschalten.

 

Wenn Sie einen ganzen Absatz markieren, übernimmt PowerPoint auch die Absatzformate. Leider ein bisschen ungewünscht auch die Schrift. Das muss man wissen: Die Funktion hat sich nach dem ersten Texteintrag gerichtet. Ich übernehme und damit eben nicht nur die Absatzformate, wie etwa die Nummerierung oder Aufzählung, sondern bei PowerPoint auch sofort die Schrift.

 

Wenn Sie nun die unterschiedlichen Objekte ansehen, formatieren Sie vielleicht eines mit einem Formeffekt, das Ihnen nett erscheint, mit einer anderen Schriftfarbe vielleicht, auch mit einer Linie, die Sie jetzt mal schwarz setzen. Wenn Sie das Quellobjekt markiert haben, klicken Sie den FormatPinsel ruhig doppelt, und übertragen das Format auf andere Objekte.

 

Bei PowerPoint übertragen Sie jetzt auch Animationseffekte. Im Video hat das Objekt einen Animationspfad. Um diesen zu übertragen, markieren Sie das Objekt und sorgen dafür, dass Sie wirklich auf dem Register Animationen stehen. Denn der normale, herkömmliche Format Pinsel überträgt keine Animation. Diesen Schalter finden Sie im Register Animationen „Animation übertragen“.

 

Doppelklick erlaubt eine Mehrfachübertragung. Hier gibt es sogar eine Tastenkombination ALT + SHIFT + C.

 

Das ist eine Bedienmöglichkeit, die PowerPoint sogar über Excel hinaushebt. Sie können bei PowerPoint und Word, Formate auch über TASTEN-KOMBIS übertragen.

 

Markieren Sie die Quelle und leiten die Kopie ein mit der Tastenkombination STRG – SHIFT – C.  STRG – Shift -V überträgt dann.

 

Das kennen Sie bestimmt: STRG + C zum Kopieren von Objekten aller Art, genauso wie STRG + V zum Einfügen. Halten Sie dabei die Shift-Taste (Umschalttaste) fest, übertragen Sie das Format.

Formate übertragen in WORD

Es wird Sie nicht überraschen. Auch hier können Sie Schriftart, Größe, Attribute übernehmen. Darüber hinaus ganz interessant: Absatzformate gibt es mehrere. Die Ausrichtung, links-, rechts zentrierter Blocksatz, Dinge wie Nummerierung, Aufzählung und die zugehörigen Zeichen, die verschiedenen Einzüge, die Zeilenabstände und natürlich auch hier etwa Rahmen.

 

Markieren des Quelltextes. Pinsel anklicken und mit einem Klick an ein anderes Ziel übernehmen. Pinsel doppelt anklicken für viele einzelne Übertragungen.

 

Abschalten mit Escape, oder mit einem Klick auf den Pinsel.

 

Wie bei PowerPoint können Sie auch bei Word das Format mithilfe einer Tastenkombination übertragen.

 

Immer zuerst die Quelle markieren

Mit STRG – SHIFT + C kopieren Sie

Mit STRG – SHIFT + V das markierte Format übertragen.

 

WORD Absatzformate übernehmen.

Markieren Sie den ganzen Absatz. Übertragen Sie das das Format und oh – verlieren dabei die Schrift, die Sie vorher ausgezeichnet hatten.  

 

Es gibt bei WORD einen Extrakniff.

 

Es gibt bei Word die Möglichkeit, gezielt nur die Absatzformate zu übernehmen. Dazu schalten Sie die Sonderzeichen ein, also Absatzformate, Leerzeichen und Tabsprünge.

 

Wenn Sie nur die Absatzmarke markieren und den Pinsel einzeln, oder doppelt, anklicken, können Sie ganz ausgewählt nur das Absatzformat übertragen.

 

Wenn Sie also in einem älteren Dokument ein Absatzformat finden, an dem ein Kollege vielleicht lange getüftelt hat, bis alles stimmte, dann muss ich nicht nachsehen, mit welchem Einzug, mit welchem Zeilenabstand das Ganze eingerichtet ist, sondern übertrage gezielt nur die Absatzformate.

 

Vielen Dank fürs Zuschauen und viel Spaß mit dem Ausprobieren.

 

Cornelia Volk

Kopfzeilen und Fußzeilen für jede Seite anders erstellen

Um in einem Word-Dokument verschiedene Kopf- oder Fußzeilen zu nutzen, muss mit Abschnittsumbrüchen gearbeitet werden. Das sind Seitenumbrüche mit zusätzlichen Abschnitten.

 

Der Abschnittwechsel ist einfacher zu verstehen, wenn Sie ihn nutzen wie ein Seitenumbruch. Das ist der Abschnittswechsel auch. Und zusätzlich definieren Sie einen Abschnitt.

 

Das alleine ist nur die „halbe Miete“. Der zweite Teil besteht darin, die Seiten voneinander zu trennen, die Verknüpfung aufzuheben, damit die einzelnen Kopf- und Fußzeilen unabhängig voneinander geschrieben werden können.

 

Wenn man sich das einmal verinnerlicht hat, ist es ganz einfach mit den individuellen Kopfzeilen und Fußzeilen.

 

Zusammenfassend geht es um zwei Arbeitsschritte:

  1. Abschnittsumbrüche einfügen
  2. Deaktivierung bzw. Entknüpfung der Funktion „Wie vorherige“ im jeweiligen Abschnitt der Seite, sowohl für die Kopfzeile, als auch für die jeweilige Fußzeile.

Abschnittsumbrüche einfügen

Den Befehl finden Sie in Word 2016 unter dem Menüpunkt „Layout„. 

In älteren Word-Versionen war das der Befehl „Seitenlayout“.

Abschnittsumbruch einfügen:

  1. Am Ende der Seite oder dort, wo auch immer Sie einen Umbruch „Abschnittsumbruch“ platzieren möchten, positionieren Sie den Cursor und führen den Befehl aus:
    LAYOUT – Umbrüche – Abschnittsumbrüche – Nächste Seite

Es erfolgt nicht nur der Seitenwechsel, es wird auch ein neuer Abschnitt eingefügt und Sie befinden sich sofort auf der darauffolgenden Seite. Im Beispiel hier auf Seite 2.

Klicken Sie nun in die Kopfzeile der neuen Seite. Sie erkennen in der Benennung Kopfzeile -Abschnitt 2- ganz genau, um welchen Abschnitt es sich handelt. Weiter rechts steht das, was wir deaktivieren wollen „Wie vorherige“.

„Wie vorherige“ gilt es zu entknüpfen bzw. zu deaktivieren.

 

Doppelklick in die Kopfzeile aktiviert nicht nur die Kopfzeile, sondern liefert Ihnen gleich das passende Menü „Kopf- und Fußzeilentools und hier speziell „Entwurf“.

Ein Linksklick auf den Befehl „Mit vorheriger verknüpfen“; deaktiviert die Verknüpfung „Wie vorherige“. Irgendwie ist es sperrig, oder? Wenn dort stünde „vorherige Verknüpfung deaktivieren“ wäre es einleuchtender.

Das die Seite von der vorherigen Seite entknüpft wurde, erkennen Sie nun an der fehlenden Beschreibung im Abschnitt.

Für jede Seite die Schritte „Abschnittsumbruch einfügen“ und „Entknüpfen“ wiederholen.

Nun können Sie auf der zweiten Seite die Kopfzeile anderes gestalten, als auf der vorherigen Seite.

Jeden dieser Schritte müssen Sie für jede Seite wiederholen und übrigens auch für die Fußzeilen, sofern Sie diese ebenfalls individuell gestalten möchten. Für ein mehrseitiges Dokument bedeutet das im Nachhinein ganz schön Arbeit.

Viel Erfolg und Spaß mit Word.

Barbara Wrana

Dateipfad in Fusszeile einfügen Word 2016

Video zum Dateipfad einfügen mit Word 2016

Den Dateipfad fügen wir mit einem Schnellbaustein in Fußzeile und sorgen für eine fast automatische Anpassung der Pfadinformation mit der Druckvorschau-Funktion, wenn das Dokument in einen anderen Ordner gespeichert wird, oder einfach umbenannt werden muss. So ist der Dateipfad in der Fußzeile immer aktuell abgebildet.

Wir beginnen …

Dokument zuvor speichern.

  1. Doppelklick in Fußzeile
  2. Damit öffnet sich das Register Kopf-und Fußzeilentools
  3. Klicken Sie auf Dokumentinformationen.
  4. Klicken Sie auf „Feld“ – oder gleich auf „Dateipfad“

Nach Klick auf Feld öffnet sich das gleichnamige Fenster

Hier nehmen Sie Einstellungen vor:
Kategorien belassen Sie auf Alle
Feldname: wählen Sie FileName
Feldoptionen: Häkchen setzten vor Pfad zum Dateinamen hinzufügen
Mit Klick auf OK schließen Sie diese Aktion ab.

Ergebnis: Der Dateiname/Dateipfad erscheint nach Klick auf OK in der Fußzeile

Formatieren und vor dem Versenden an den Empfänger den Pfad unsichtbar machen

Noch etwas formatieren, z. B. Schrift kleiner und in Grau und die Information in der Fußzeile ist dezenter. Das nur für die eigenen Unterlagen, Abheften in Mustermappe oder die Ablage. Ihre Formatierung wird beim Speichern des Bausteins übernommen. Nur für die Versendung an einen Empfänger, stellen Sie die Fußzeile einfach auf eine weiße Farbe um und der Pfad ist nicht mehr sichtbar.

Neuen Baustein erstellen für Dateipfad einfügen in Fußzeile

  1. Text in Fußzeile markieren. Nur dann können Sie weitermachen.
  2. Mit der Tastenkombination  ALT F3 rufen Sie das Fenster auf Neuen Baustein erstellen
  3. Bausteinname vergeben z. B. fussdateipfad. Sie können auch eine Abkürzung wählen, wie fdp.
  4. Mit OK

Baustein aufrufen mit Tastenkombination Baustein-Name und F3

Tippen Sie den Namen des Bausteins, so wie Sie ihn gerade vergeben haben (in unserem Beispiel fussdateipfad und ohne irgendein Zeichen dazwischen gleich hinterher die Taste F3. Fügen Sie im Dokument, dort wo sich der Cursor befindet, die Information des abgespeicherten Bausteins ein. Im Beispiel wäre natürlich die Fußzeile die beste Wahl. Ihrer Fantasie sind hier kaum „Baustein-Grenzen“ gesetzt. Dieses gezeigte Beispiel für Dateipfad einfügen in die Fußzeile ist übertragbar auf weitere Baustein-Szenarien.

Druckvorschau aktualisiert die Pfadinformationen

Word ist standardmäßig so eingestellt, dass Feldinhalte beim Drucken aktualisiert werden. Die Druckvorschau tut es auch. Dafür nehme ich grundsätzlich das Symbol für die „Seitenansicht und Drucken“ in die Schnellzugriffsleiste auf. Die Druckvorschau verlasse ich mit der ESC-Taste und kontrolliere die aktualisierten Felder.

Beispiel: Pfad in der Fußzeile aktualisieren nach Umbenennung/Wechsel Ablageort:

Ich habe das Dokument etwas in der Überschrift geändert. Mit „Speichern unter“ in einen Cloud-Pfad abgelegt und den Dateinamen ebenfalls geändert. Nach einem Klick auf das Symbol „Seitenansicht und Drucken“ in der Schnellzugriffsleiste wurde der Pfad automatisch aktualisiert.

Baustein verändern, oder den Namen des Bausteins vergessen?

Egal wo Sie sich im Dokument befinden, gehen Sie zum Suchfeld und geben dort das Wort „Baustein“ ein.

Schnellbausteine suchen – Organizer für Bausteine.

Hier finden Sie Ihren gespeicherten Baustein und können Änderungen vornehmen oder löschen, wenn er nicht mehr benötigt wird

Außerdem haben Sie die Möglichkeit mit einem Doppelklick in die Fußzeile wieder die Kopf- und Fußzeilentools aufzurufen. Dort finden Sie ebenfalls die Schnellbausteine und den Organizer für Bausteine. s. auch oben im Bild

Weitere Links zum Thema Dateipfad in Fußzeile einfügen.

Schnellbausteine Microsoftseiten: Gilt für Outlook 2016 Word 2013 Outlook 2013 Word 2010 Outlook 2010 https://support.office.com/de-de/article/Schnellbausteine-4FFEF7C5-7596-4E95-9FAF-41C771847A7B

Webauftritt von Sabine Simon – Beispiele Textbausteine:  http://www.organisation-mit-sabine.de/b%C3%BCro/beispiel-textbausteine/

Danke für Ihre Aufmerksamkeit, viel Erfolg und Spaß mit Word.

Kostenlos PDF anschauen, herunterladen und drucken für WORD 2016

Kostenlos PDF anschauen, herunterladen und drucken für WORD 2007, 2010 und 2013

 

Word Serienbrief Datumsformat ändern

Word Serienbrief Datumsformat ändern

Gilt für alle Word Versionen.
Vorab: Word Serienbrief Datumsformat ändern Sie hier nicht mit dem oft beschriebenen Weg über die Tastenkombination ALT+F9, den Bearbeitungsmodus für die Feldfunktion. Dieser Weg ist selbstverständlich nicht falsch und muss für jede Tabelle immer wieder neu beschritten werden.

Es gibt noch einen anderen Weg, um das Datumsformat zu ändern.

Eine globale und dauerhafte, einmalige Einstellung nehmen Sie in den Optionen von Word vor. Ohne Programmierung bzw. ohne in jedem neuen Brief wieder die Feldfunktion mit ALT+F9 anzupassen! Seit vielen Jahren geben wir diese Information in unseren Seminaren und Coachings so weiter und die Anwender bewerteten den Tipp, den wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen, für hilfreich und ausreichend. Probieren Sie es aus! Man kann Word zwingen, DDE zu nutzen und das stellen wir hier vor.

VIDEO

Dazu noch ein Zitat von Microsoft:“ Word stellt bei einer Seriendruck-Operation die Verbindung zur Datenquelle standardmäßig über OLEDB her. Sie können Word veranlassen, DDE (Dynamic Data Exchange) zu verwenden und mithilfe von Programmcode auf die Daten zuzugreifen.“ https://support.microsoft.com/de-de/kb/304387

Problembeschreibung

Datumsangaben im Word Serienbrief entsprechen nicht dem gewünschten Format. Sehr häufig stammen diese Informationen aus einer Excel-Datenquelle. In Ihrer Excel-Tabelle haben Sie geprüft, dass alle Formate und Angaben stimmen. Tag und Monat zweistellig, das Jahr vierstellig jeweils getrennt durch einen Punkt. Also warum kommt das in Word nicht so an?

Lösung für das Word Serienbrief Datumsformat ändern:

Eine Einstellung in den Word Optionen tragen Sie nach –  und verknüpfen Ihren Serienbrief einmal neu. Wir haben darüber einmal ein Video erstellt und die einzelnen Schritte zusätzlich im Beitrag schriftlich fixiert. Es ist wirklich leicht zu erledigen.

Schritt für Schritt

  • Datei – Optionen – Im Fenster Word Optionen „Erweitert“
  • Scrollen Sie nun abwärts zum Absatz „Allgemein“ (befindet sich ca. im unteren Drittel)
  • Häkchen setzten vor „Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.
  • Und bestätigen mit OK
dateiformatkonvertierung-beim-oeffnen-bestaetigen.jpg

Dateiformatkonvertierung

Dies ist eine allgemeine Programmeinstellung – eine einmalige Einstellung und immer aktiv.

  • Schließen Sie nun das Dokument und öffnen Sie es erneut
  • Die anschließende Word Meldung „Der Befehl kann nicht ausgeführt werden…“ schließen Sie mit einem Klick auf OK.
der-befehl-kann-nicht-ausgefuehrt-werden
  • Das Fenster …SQL-Befehl… bitte mit Klick auf Nein übergehen – den Vorgang nicht fortsetzten.
sql-befehl-verneinen

Neuer Anfang mit dem Word Serienbrief Datumsformat ändern

Wir verknüpfen die Verbindung zu der Excel-Tabelle neu:

  • Register Sendungen
  • Empfänger auswählen
  • Excel-Tabelle auswählen
  • Das Fenster „Datenquelle bestätigen“ folgt und bietet zunächst OLEDB an. Das werden wir nun ändern.
  • Bitte setzten Sie ein Häkchen bei „Alle anzeigen“.
  • Scrollen Sie runter und wählen „MS Excel-Arbeitsblätter über DDE“
  • Mit OK bestätigen
excel-arbeitsblaetter-ueber-dde

Das war´s zum Thema Word Serienbrief Datumsformat ändern.

Im folgenden Fenster bestätigen Sie mit OK „Gesamtes Tabellenblatt“. Zum Schluss überprüfen Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf „Vorschau Ergebnisse“ im Register Sendungen. Die Datumsangaben gelangen so in das Word Serienbriefdokument, wie sie auch in Excel aussehen.

Viel Spaß und Erfolg mit Word und besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Word Serienbrief erstellen mit Anrede

Word Serienbrief erstellen mit Anrede

wir zeigen Ihnen, wie sie einen Word Serienbrief erstellen mit Anrede. Dafür lesen Sie hier im Text weiter oder schauen sich das Lern-Video zu Thema Word Serienbrief erstellen mit Anrede an.

Für alle Serientexte, gleichgültig ob Briefe oder Etiketten sind zwei Komponenten wichtig. Die erste Komponente ist das Hauptdokument – in unserem Fall handelt es sich hierbei um einen Brief. Der Brief enthält alle feststehenden Eintragungen wie etwa Absender mit Logo, Adressfeld, das natürlich noch leer ist und der feststehende Text. Die zweite Komponente bildet die Datenquelle. Die Datenquellen können unterschiedlicher Herkunft sein, wie etwa eine Word-Tabelle, eine Kontaktliste aus Outlook, eine Excel-Tabelle oder eine Access-Kontaktdatenbank. Die Datenquelle enthält dann die variablen Daten also Name, Vorname und Anschrift der Empfänger.

Das fertige Produkt nennt man Seriendruckdokument. Eine Kombination aus dem Hauptdokument und der Adressenliste.

VIDEO

Im Register „Sendungen“ wird der Seriendruck gestartet

Wie im Bild unten wählen Sie im Menü Sendungen „Seriendruck starten“.
Wir wählen hier als Serientext den Brief aus.
Danach die Empfängerliste.
Wir bleiben im Menü Sendungen und klicken auf „Empfänger“ wählen.
Wie oben bereits beschrieben könnte das zum Beispiel auch eine Wordtabelle sein. In unserem Beispiel ist es eine Excel-Tabelle, die wir nun mit unserem Brief verbinden möchten.

Das System erkennt die entsprechenden Tabellennamen. Unsere Datei enthält nur eine Tabelle, nämlich die mit den Daten.
Wichtig ist es, dass die erste Datenreihe auch wirklich passende Feldnamen/Spaltenüberschriften aufweist. Für den Fall, dass Sie Ihre eigene Datenquelle noch einmal auf Richtigkeit prüfen möchten, stellen wir einen Link auf die Microsoft Support Seite ein. Vorbereiten einer Excel-Datenquelle für einen Seriendruck

Serienbriefregel in Word: Wenn…Dann…Sonst

Bitte bleiben Sie im Menü Sendungen.
Klicken Sie auf „Regeln“ und wählen „Wenn… Dann… Sonst…“
Sie sehen ein neues Fenster „Bedingungsfeld einfügen: Wenn“

Hier füllen Sie die Felder aus. Wir setzen als Platzhalter die Spaltenüberschriften oder Feldnamen unserer Excel-Tabelle ein. Üblicherweise beginnt das Adressfeld mit der Anrede, also Herr oder Frau. Im Fenster „Bedingungsfeld einfügen: Wenn“ werden wir nun unsere Bedingungen fixieren, damit sich Frau und Mann in entsprechender Anrede wiederfindet.

Sie haben die Möglichkeit die Felder auszuwählen, als da wären Name, Vorname, Straße, Ort und weiter unten ein Anredefeld. In dieser Anredespalte haben wir lediglich ein kleines „m“ eingetragen, wenn es sich um einen männlichen Empfänger handelt, bzw. ein „w“ für die Empfängerinnen. Das kleine „m“ und das kleine „w“ ist Bestandteil unserer Exceltabelle.

Daten für den Seriendruck richtig vorbereiten

Nochmals, weil wichtig. Das kann in Ihrer Tabelle völlig anderes erfaßt worden sein. Wir legen Ihnen ans Herz, Ihre Daten für den Seriendruck aufzubereiten, denn hier liegen meistens die Fehler, warum es nicht klappen will. Seriendruckfunktionen stehen und fallen mit der Datenquelle. Vorbereiten einer Excel-Datenquelle für einen Seriendruck.

Unsere Regel muß nun lauten:
wenn im Feld Anrede der Inhalt aus einem kleinen m besteht,
dann soll Word bei der aktuellen Cursorposition Herrn eintragen
sonst Frau.

Standard Seriendruckfeld – Adressfeld vervollständigen

Im Anschluss daran wählen wir ein Standard Seriendruckfeld, ohne Regel, nämlich einfach Vorname Leertaste und Name. Sie beobachten, dass möglicherweise die Schrift unterschiedlich ist. Es empfiehlt sich Schriftart und Größe zu prüfen und ggf. auf die Seriendruckfelder zu übertragen. Wir haben die Anreden, Name und Vorname und lassen jetzt die Straße folgen, anschließend die Postleitzahl und durch eine Leertaste getrennt den Ort. Damit hätten wir das Adressfeld komplett.

Briefanrede im Word Serienbrief personalisieren

Eine Regel für die Briefanrede, die jeweils „sehr geehrter Herr“ oder „sehr geehrte Frau“ lauten soll.

Dafür richten Sie ebenfalls eine Regel ein:
wenn der Inhalt der Datenspalte Anrede gleich m ist,
dann soll der feste Eintrag „Sehr geehrte“ mit einem „r“ ergänzt werden – eine Leertaste – und Herr,
sonst soll eine Leertaste geschaltet und Frau eingetragen werden.

Dazu natürlich dann wieder der Name über das „Seriendruckfeld“ einfügen.

Sicherheitshalber das Format prüfen und ggf. ändern.

Vorschau Word Serienbrief erstellen mit Anrede

Wir können uns jetzt das aktuelle Ergebnis über das Register „Sendungen“ in der Vorschau anzeigen lassen. Die Vorschau ist auch sinnvoll, um Tippfehlern vorzubeugen. Korrigieren Sie wenn nötig.

serienbrief-vorschau

Serienbrief Vorschau

 

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse am Thema Word Serienbrief erstellen mit Anrede und wünschen viel Spaß und Erfolg mit Word.

Word Textbausteine erstellen

Word Textbausteine erstellen

Word Textbausteine erstellen Sie, wenn es darum geht die Texteingabe zu automatisieren. Sie haben grundsätzlich die Wahl zwischen den Funktionen Schnellbausteine, der AutoKorrektur und da ist da noch der AutoText, sozusagen ein Turbo Textbaustein. Die Grenze zwischen diesen AutoText Funktionen ist fließend und zwar schon ab Word 2010, aber nicht ganz ohne Unterschiede.

In diesem Beitrag erkläre ich, wie die Funktionen der Textbausteine eingesetzt werden. Zeige Beispiele und erkläre, wo die Unterschiede liegen. Erst dann können Sie für Ihren Arbeitsalltag qualifiziert entscheiden, welche der AutoText Funktionen besser zu Ihrer Arbeitsweise passen. Vielleicht setzten Sie zukünftig alle Funktionen zur automatischen Texteingabe ein.

VIDEO

Gut zu wissen: Die AutoKorrektur-Liste gilt global für alle Office-Programme, die dieses Feature unterstützen. Sowohl die Funktion der AutoKorrektur als auch die Funktion der Schnellbausteine können kurze und lange Textpassagen, formatierte Texte, Formulare, Bilder, Formeln, komplizierte Wörter und Tabellen abspeichern. Sie haben richtig gelesen – auch die AutoKorrektur kann das alles!

Schnellbaustein erstellen

Markieren Sie den gewünschten Textabsatz, Kopfzeile, Fußzeile, Tabelle oder das Element, das Sie zukünftig als Schnellbaustein speichern möchten.
Wählen Sie „Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“.
Sie erhalten ein neues Fenster: „NEUEN BAUSTEIN ERSTELLEN“

Bedeutung der Felder im Fenster „Neuen Baustein erstellen“

Name
Geben Sie hier das Kürzel ein, mit dem zukünftig der Baustein aktiviert werden soll.

Katalog
Schnellbausteine ist der allgemeine Katalog, wenn Sie hier keine anderen Angaben machen. Hinter dem Drop Down Feld verbergen sich andere Kataloge wie Kopfzeilen, Fußzeilen, Inhaltsverzeichnisse etc.

Kategorie
Sortierkriterium. Legen Sie eigene Kategorien an, wenn Sie wollen.

Beschreibung:
Wird im Organizer angezeigt. Kann bei der späteren Identifizierung helfen.

Speichern in
Building Blocks bedeutet, dass Sie einen benutzerdefinierten Speicherort für alle Bausteine verwenden;
dieser Speicherort steht immer zur Verfügung.

Wählen Sie Normal im Drop Down Feld, speichern Sie ebenfalls benutzerdefiniert. Steht auch immer zur Verfügung. Aber – Hat sich die Normal.dotx auch schon mal bei Ihnen verabschiedet? BuildingsBlocks ist sicherer und diese Datei kann auch weitergegen werden.

Optionen
Nur Inhalt einfügen bedeutet= ohne Absatzschaltung und Seitenwechsel.
Inhalt in eigenem Absatz einfügen= es wird automatisch eine Absatzschaltung angehängt.
Inhalt auf eigener Seite einfügen= es wird automatisch danach ein Seitenwechsel erzeugt.
In allen drei Fällen wird die Formatierung immer berücksichtigt.

Schnellbaustein einfügen

Kürzel eingeben (xyz wie im Beispiel oben) und sofort die Taste F3 tippen. Der Textbaustein ist im Word Dokument eingefügt.

Den längeren Weg des Einfügens gehen Sie analog zum Erstellen des Bausteins über
EINFÜGEN > Schnellbausteine > Organizer für Bausteine.

Dieser Weg bietet sich vor allem an, wenn man das Kürzel vergessen hat. Mit einem Klick in die Spalte „NAME“ sortieren Sie alphabetisch alle Kürzel und in der Vorschau sehen Sie, um welchen Text es sich handelt. Außerdem verwalten Sie hier Ihre Textbausteine, wie im nächsten Punkt beschrieben.

Schnellbausteine verwalten mit dem Organizer für Bausteine

Um den Textbaustein bzw. Schnellbaustein zu ändern oder zu löschen, klicken Sie auf
„Einfügen -> Schnellbausteine  -> Organizer für Bausteine.

Ein gleichnamiges Fenster öffnet sich und ist selbsterklärend. Hier werden die Textbausteine verwaltet und organisiert. Wie bereits zuvor beschrieben sortieren Sie mit Klick auf die Spalte „NAME“ die Bausteine alphabetisch. Aktivieren Sie Ihren entsprechenden Textbaustein mit einem Klick, um ihn unter „Eigenschaften bearbeiten“ zu löschen, oder zu korrigieren.

Word Textbausteine mit der AutoKorrektur-Option erstellen

  1. Text und/oder andere Elemente wieder markieren.
  2. Gehen Sie in der Menüleiste über
    DATEI > OPTIONEN > DOKUMENTPRÜFUNG > AUTOKORREKTUR-OPTIONEN
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Während der Eingabe ersetzen“, wenn es nicht bereits aktiviert ist.
  4. Im neuen Fenster stehen bereits die Zeilen Ihres zuvor markierten Textes. Links daneben im Feld „Ersetzen“ geben Sie ein Kürzel ein, das zukünftig für das wiederkehrende Element eingegeben wird.
  5. Hinzufügen und mit OK speichern.

Textbausteine aus der Liste der AutoKorrektur einfügen

Gehen Sie zurück zum Dokument und tippen das soeben vergebene Kürzel gefolgt von
ENTER oder
LEERZEICHEN oder
TAB ein.

Damit haben Sie den Schnellbaustein in der AutoKorrektur-Liste ausgelöst.

Beispiele für Schnellbausteine mit AutoKorrektur-Option erstellt

Tabellen-Baustein

Versicherungsart Beitrag Besteht seit Kündigungsfrist
  • ERSTELLEN:
    Tabelle markieren und Baustein wie folgt abspeichern.
    Datei > Optionen > Dokumentprüfung > AutoKorrektur-Optionen.
    Vergeben Sie im Feld „Ersetzten“ einen Namen für die Tabelle z.B. tavers.
    Gleichzeitig aktivieren Sie die Option „Formatierter Text“ falls nicht schon geschehen, damit die Tabellenformatierungen übernommen werden.
  • EINFÜGEN:
    Gebe ich in meinem Dokument die Zeichen tavers ein, gefolgt von einem Leerzeichen (oder ENTER oder TAB), erhalte ich meine Tabelle.

Formel-Zeichen-Baustein

  • ERSTELLEN:
    Wenn Sie häufig Formeln schreiben müssen, z.B. ein CO2 – mit der tiefen 2,
    markieren Sie die 3 Zeichen ohne irgendwelche anderen Absatzzeichen.
    Speichern im Feld „Ersetzen“ unter dem Kürzel co2 (ohne die Tieferstellung) und der Option „Formatierter Text“. Sonst wird die tiefgestellte 2 nicht abgespeichert.
    EINFÜGEN:
    Schreiben Sie einfach CO2 (groß- oder kleingeschrieben nicht wichtig) gefolgt von dem Leerzeichen.

Bilder-Baustein

  • ERSTELLEN:
    Fügen Sie ein Bild in das Dokument.
    Bild markieren
    Wieder üblichen Weg in die AutoKorrektur wählen.
    Ein Kürzel in das Feld „Ersetzen“ wählen und ansonsten alle Felder freilassen. Das Bild sehen Sie nicht, sondern lediglich einen Platzhalter. „Formatierter Text“ bitte aktivieren.
    Mit OK bestätigen zum Abspeichern.
  • EINFÜGEN:
    Einfach das Kürzel eingeben und mit Leertaste folgen. Bild drin.

 

 

AutoText-Schnellbaustein anlegen mit ALT + F3

Bei der Auswahl der Elemente gibt es keine Einschränkungen.

Text oder irgendein anderes Element markieren und mit der Tastenkombination 

alt und f3

das Fenster „Neuen Baustein erstellen“ aufrufen.
Mit dem Eintippen des Kürzels (Name für den Baustein) und mit OK erzeugen Sie ganz schnell einen für alle Vorlagen gültigen allgemeinen Autotext.

Achtung. Ich würde auf jeden Fall bei „Speichern in“ umstellen auf Building Blocks. Der Aufruf mit ALT+F3 liefert nämlich AutoText und das Speichern in die Vorlage Normal.dotx. Der Baustein wird aber trotzdem im „Organizer für Bausteine“ aufgerufen, auch wenn unter Normal.dotx gespeichert wurde. Schon passiert? Nicht so tragisch, denn auch den Speicherort können Sie nachträglich ändern im „Organizer für Bausteine“ mit „Eigenschaften bearbeiten„.

 

Unterschiede Schnellbausteine, AutoKorrektur und AutoText

Der erste Unterschied betrifft das Speichern der Bausteine.

Die Schnellbausteine werden in einer Vorlage gespeichert. Entweder in der Vorlage wie das Dokument, das gerade geöffnet ist (Normal.dotx), oder in einer externen Vorlage (Building Blocks). Die Bausteine können mit der Datei Building Blocks weitergegeben werden.

Das können Sie mit der Autokorrektur-Liste nicht. Die Einträge in der Liste der AutoKorrektur können per Programmierung ausgelesen werden, würde an dieser Stelle jetzt zu weit führen. 

Der zweite Unterschied liegt in der Übersicht der angelegten Textbausteine

Große Mengen von Schnellbausteinen sind übersichtlich im Organizer abgelegt. Das heißt zum Beispiel Bausteine für Briefe sind der Kategorie Briefe zugeordnet. Bausteine für Verträge sind in der Kategorie Verträge abgelegt. Die Kategorisierung ist ein starkes Sortierwerkzeug. Eine Vorschau ermöglicht es Ihnen, Bausteine schneller wiederzufinden. Die Namensvergabe erfolgt in aussagekräftigen Wörtern.

Bei der AutoKorrektur gibt es nur eine Liste und die kann ziemlich lang werden. Die Übersicht ist nicht so gut, es sei denn, Sie haben lediglich ein paar Kürzel, die sich übrigens alphabetisch in die Liste einreihen. Die Namensvergabe der Kürzel sollte kryptisch erfolgen und ist beim Suchen damit schwieriger aufzufinden. Eine Vorschau fehlt gänzlich. Eine Kategorisierung ist nicht möglich.

Der dritte Unterschied liegt in der Praxis

Ein Schnellbaustein wird aktiviert, wenn Sie die Taste F3 bedienen. Sie können also als Kürzel klare Namen verwenden wie z.B. im Bild unten „Der zweite Unterschied“. Gebe ich das so ein, gefolgt von der F3-Taste, legt mein Schnellbaustein los. Übrigens AutoText (Schnellbaustein mit ALT + F3 gespeichert) weist die Eigenschaften von Schnellbausteinen auf, bis auf die beschriebenen Einstellungen für Katalog und Speichern in.

Mache ich das Gleiche mit der AutoKorrektur, darf ich nie in einem Fließtext mit z.B.  „der zweite Unterschied“ beginnen. Weder im Fließtext noch als Überschrift. Sie erinnern sich – es reicht eine Leertaste oder eine Entertaste, um diesen Schnellbaustein zu starten. Der Vorteil bei der AutoKorrektur ist die Schnelligkeit während des Schreibens. Genau hier liegt auch ein Nachteil.

Fazit Word Textbausteine erstellen

Alles Super-Tools, oder? Trotzdem prüfen Sie am besten vorher, was Ihnen in der Handhabung besser liegt. Fragen Sie sich, ob es lediglich einige wenige Bausteine geben wird, oder doch eine umfangreichere Sammlung. Weiter bedenken Sie, ob Sie Ihre Bausteine wieder neu eingeben wollen oder können, wenn die Normat.dotx sich wieder mal verabschiedet hat. Bei einem Versionswechsel !!! von Word, oder wenn aus irgendeinem Grunde haben wir alle schon einmal die Vorlage Normal.dotx neu erstellen müssen. Wie wichtig ist Ihnen die Möglichkeit der Weitergabe umfangreicher Textbausteine an die Kollegen?

Selbstverständlich steht es Ihnen frei, alle Funktionen für die automatische Texteingabe einzusetzen. Die eine Funktion schließt die andere Funktion nicht aus.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg mit WORD.
Ihre Barbara Wrana

Falzmarken und Lochmarke einfügen in Word 2016

Warum Word Falzmarken einfügen?

Wozu benötigen wir Falzmarken? Bestimmt haben Sie schon einmal einen Brief falten wollen, damit er in einen Fensterbriefumschlag passt – und zwar in den ganz normalen DIN Lang Fensterbriefumschlag. Dabei auch schon geflucht? Hätten wir Falzmarken im Brief, dann wäre das Falten für den Fensterbriefumschlag ganz einfach.

Warum Word Lochmarke einfügen?

Eine Lochmarke hat eine andere Funktion, nämlich die des Abheftens. Legen wir den Brief in einen Locher ohne Anschlag, müssen wir das Blatt knicken um die Mitte herauszufinden. Bei einer Lochmarkierung erübrigt sich das. Die Lochmarke am linken Rand des Briefes befindet sich immer in der Mitte.

Alle Maße und Abstände für Lochmarke und Falzmarken.

Bei unseren Briefen handelt es sich um das Format Din A 4 in den Maßen 210 × 297 mm. Es gibt zwei DIN Typen für die Falzmarken.

  1. Typ DIN A 676: obere Faltmarke bei 8,7 cm, untere Faltmarke bei 19,2 cm.
  2. Typ DIN B 676: obere Faltmarke bei 10,5 cm, untere Faltmarke bei 21 cm.

Die Lochmarke liegt immer bei 14,85 cm

Die Länge der Falzmarkenstriche betragen 0,3 cm

Die Länge des Lochmarkenstriches beträgt 0,6 cm

Der horizontale Abstand aller Marken zum linken Briefrand beträgt 0,5 cm

Im Video-Beispiel füge ich Loch- und Falzmarken für den DIN Typ B ein, weil ich diese Abstände ganz persönlich bevorzuge. Das hat einen Grund: Häufig schreibe ich Firmen an und benötige im Adressfeld eine Zeile mehr für den Firmennamen. Mit der Anrede sind es dann oft 5 Zeilen im Adressfeld. Außerdem muss ich auch ein LOGO im Briefkopf unterbringen. Die Form B eignet sich deshalb vor allem für Firmen.

Aber genug der Theorie – wenden wir uns der Praxis zu.

Öffnen sie in Word 2016 ein neues Dokument. Selbstverständlich können Sie auch gleich Ihre Briefvorlage verwenden.

Das Einfügen der Lochmarke und Falzmarken erfolgt über das Öffnen der Kopfzeile. Klicken sie doppelt in die Kopfzeile (alternativ: Menü EINFÜGEN – Kopfzeile – LEER). Befinden Sie sich in der Kopfzeile, geht es über das Menü EINFÜGEN weiter. Folgen Sie den einzelnen Schritten im unteren Bild.

Wählen Sie die einfache Linie. Zeichnen Sie durch Ziehen mit der Maus eine waagerechte Linie in den Briefkopf. Die Linie verläuft waagerecht, wenn Sie beim Ziehen die Großschreibtaste gedrückt halten. Die Länge der Linie ist völlig egal. Bleiben Sie hier und schauen an den rechten Rand von WORD. Klicken Sie auf das kleine Feld unten rechts im Modul Größe und erweitern damit die Layout-Einstellungen.

Im neuen Fenster „LAYOUT“ nehmen Sie alle notwendigen Einstellungen vor:

Für die Position der Lochmarke: Sie möchten bestimmt keiner dieser Markierungen im Fließtext sehen. Deshalb wählt man im Dialogfeld die horizontale Position bei 0,5 cm rechts von Seite. Übernehmen Sie alle Maße aus dem Bild.
Noch nicht mit OK bestätigen. Wir wählen zuvor den Reiter Größe…

Für die Größe oder Länge der Lochmarke wählen Sie 0,6 cm in der BREITE:
Nach den Einstellungen der Größe mit OK bestätigen.

Farbe der Falzmarke und Lochmarke ändern

 

Es gibt vielleicht noch einen winzig kleinen Schönheitsfehler, den man getrost übersehen kann. Ich übersehe das nicht. Die Farbe dieser Markierung könnte etwas blasser oder eleganter aussehen. Ich wähle meistens ein helles oder mittleres Grau, eben noch zu sehen beim Ausdruck (ausprobieren).

Linienfarbe ändern wie im Bild:

  1. Briefkopf aktivieren, sonst können Sie die Lochmarkierung nicht bearbeiten.
  2. Einfachklick auf die Linie
  3. Falls nicht aktiv, klicken Sie im Menü auf Zeichentools und wählen in der Gruppe Formenarten…
  4. …das kleine Auswahlfeld „FORM FORMATIEREN“
  5. Auf der rechten Seite befindet sich nun automatisch die Optionen für „Form formatieren“. Klicken Sie auf den Farbeimer.
  6. Wählen Sie eine Farbe.
  7. Schließen Sie mit Klick auf das X diese Dialogbox.

Nachträgliches Verändern der Lochmarke

Bitte denken Sie daran, dass Sie zuerst in den Briefkopf klicken müssen, sonst können Sie diese Markierung nicht bearbeiten. Die Lochmarke liegt außerhalb des Fließtextes! Läge Sie innerhalb des Fließtextes, störte sie nicht nur, sondern wäre auch schnell gelöscht bei Korrekturaktionen.

Einfügen der Falzmarken

Analog zum Einfügen der Lochmarke sind die einzelnen Schritte zum Einfügen der Falzmarken. Deshalb wird diese Beschreibung ganz kurz.

TIPP: Erstellen Sie erst nur eine Falzmarke -und zwar fix und fertig- und duplizieren Sie diese anschließend.

Die erste Falzmarke in (Farbe und) Größe von 0,3 cm optimieren. Die horizontale Position von 0,5 cm rechte Seite – vertikale Position für die erste Falzmarke von 10,5 cm rechte Seite bestimmen.

 

In diesem Artikel haben wir mit den Maßen vom DIN Typ B gearbeitet.

Danke und viel Erfolg mit Word.

PDF DOWNLOAD

Bilder aus Word exportieren

Bilder aus Word Dokument exportieren

ich zeige Ihnen, wie Sie Bilder aus Word exportieren und zwar fast in einem Rutsch.

Manchmal hat man Dokumente vor sich, die nicht nur viel Text, sondern auch jede Menge Bilder beinhalten.  Es gibt einige Gründe, warum die Bilder im Dokument an anderer Stelle benötigt werden. Und natürlich sind die Originalbilder gerade nicht so greifbar, oder schlicht gar nicht vorhanden.

Es gibt natürlich immer die Möglichkeit mit dem bekannten Rechtsklick auf das Bild und dem Befehl „Datei speichern“, das Bild auf die Festplatte zu legen. Ja, mit einem oder zwei Bildern ist das auch okay. Mit einem Trick geht das aber viel schneller, vor allem sehr nützlich, wenn es einige Bilder im Word Dokument zu extrahieren gibt.

Im folgenden Video noch einmal Schritt für Schritt erklärt und gezeigt, wie wir mehrere Bilder aus Word exportieren.  Unter dem Video die Kurzfassung als Textversion.

Bilder aus Word exportieren in der Kurzfassung

  1. Datei – Speichern unter.
  2. Ändern Sie den Dateityp in  Webseite, gefiltert .
  3. Text und die Bilder aus dem Dokument werden als Webseite und damit die Daten voneinander getrennt abgelegt – der Text landet in einer HTML-Datei; die Bilder liegen separat in einem Extra Ordner.
  4. Wenn Sie nur an den Bildern interessiert sind, dann schließen Sie einfach das umgewandelte HTML Dokument und speichern es nicht ab. Die Bilder finden Sie im gleichnamiger Ordner, dort wo zuvor das Dokument gespeichert wurde.

Viel Spaß mit dem Zeit sparen.

Ihr Othmar Wrana

Word Querverweise erstellen

Word Querverweise erstellen

Die Funktion Word Querverweise leitet Ihre Leser durch umfangreiche Word-Dokumente. Komplexe und umfangreiche Word-Dokumente werden dadurch übersichtlicher. Meistens wird es sich um wissenschaftliche Arbeiten handeln oder Handbücher in Firmen. Es sollte Ihnen bewusst sein, dass so ein Word-Dokument selbstverständlich vorher richtig mit den Funktionen (Formatvorlagen, Beschriftungen für Elemente, Tabellen etc.) erstellt sein muss. Einen Querverweis auf ein nicht vorhandenes Element wird nicht möglich sein.

Word Querverweise ähnlich wie ein Hyperlink

Querverweise in Word darf man sich vorstellen ähnlich wie einen Hyperlink. Sie haben gewissermaßen ein Sprungziel oder Verweisziel auf beispielsweise eine Überschrift, oder eine Tabelle innerhalb eines Dokumentes. Der Querverweis stellt eine Verknüpfung zu einem Ziel innerhalb des Dokumentes dar, also eine interne Verknüpfung. Mit einem Hyperlink verknüpfen Sie auf ein anderes Dokument. Eine externe Verknüpfung.

Ein Video zu diesem Thema sagt mehr als tausend Worte.

Viel Erfolg beim Arbeiten mit der Funktion Word Querverweise.

Video zu Word Querverweise erstellen

Word Abbildungsverzeichnis erstellen und aktualsieren

Word Abbildungsverzeichnis erstellen

Fotos, Tabellen oder Abbildungen können in einem Word Dokument in ein separates Verzeichnis eingebunden werden. Wichtig ist diese Funktion vor allem zu jeder wissenschaftlichen Arbeit, denn dazu gehört unbedingt ein Abbildungsverzeichnis s.auch auch unter dem externen Link Studium und PC

Haben Sie erst einmal ein solches Verzeichnis erstellt, werden Ihre Abbildungen, Fotos oder Illustrationen automatisch mit aktualisiert, sobald Sie ein Element auf z. B. eine andere Seite verschieben. Dazu mehr am Ende dieses Beitrages unter der Überschrift Word Abbildungsverzeichnis aktualisieren.

Unser Text im Video ist wieder ein Beispieltext mit den üblichen Fotos von Windows. Aber daran sollten Sie sich nicht stören, denn es geht um das Prinzip, das Ihnen von Cornelia Volk vorgestellt wird.

VIDEO

 

Vorbereitungen für das Abbildungsverzeichnis mit Word

Bevor Sie ein Word Abbildungsverzeichnis erstellen können, sind zwei unbedingt erforderliche Schritte notwendig.

  1. Schritt: Jedes Element (Fotos, Illustrationen, Tabellen etc.) erhält eine Beschriftung.
  2. Schritt: Diese Beschriftungen werden in einem Verzeichnis zusammengeführt.

Schritt 1: Grafiken u.a. Elemente beschriften
Markieren Sie das Bild mit einem Rechtsklick und wählen im darauffolgenden Fenster den Menüpunkt „Beschriftung einfügen“ oder etwas ausführlicher: Klicken auf das Register VERWEISE: Beschriftung einfügen.

Im neuen Fenster BESCHRIFTUNG nehmen Sie nun Einstellungen vor. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben dem Feld Bezeichnung. Sie können die Vorschläge von Word annehmen, oder Sie wählen mit einem Klick auf „NEUE BEZEICHNUNG“ Ihre eigenen Vorstellungen einer Bezeichnung.

beschriftung-word-abbildungsverzeichnis

Hier im Beispiel wählen wir „Illustration“. Fügen Sie noch ein Stichwort hinter der Bezeichnung ein, z. B. „Tulpe“. Im Beispiel sieht das so aus:

beispiel beschriftung

Genauso so führen Sie das für alle anderen Abbildungen durch.

Für Ihr Word Abbildungsverzeichnis haben Sie Ihren ersten Schritt abgeschlossen.

Abbildungsverzeichnis zweiter Schritt:
Beschriftungen im Verzeichnis zusammenführen.

Für das Verzeichnis wird in unserem Beispiel eine neue Seite am Ende benötigt.
Mit der Tastenkombination STRG + Ende,  oder per scrollen, springen Sie zum Ende Ihres Dokumentes und fügen eine leere Seite ein. Soll das Abbildungsverzeichnis an einer anderen Stelle stehen, klicken Sie mit dem Cursor an die Stelle, wo sie es einfügen möchten. Sie können an dieser Stelle noch eine Überschrift eingeben, wie „Übersicht aller Illustrationen“.

Mit einem Klick unter VERWEISE – Abbildungsverzeichnis einfügen – wird Ihr Verzeichnis erstellt. Im Fenster Abbildungsverzeichnis können Sie das Verzeichnis formatieren. Experimentieren Sie ruhig einmal, was Ihnen für Ihr Dokument am besten gefällt.

Word Abbildungsverzeichnis aktualisieren

Wie am Anfang dieses Beitrages angekündigt, gehen wir noch einen Schritt weiter und zeigen Ihnen was passiert, wenn Sie im Nachhinein eine Grafik ändern und an andere Stelle im Dokument verschieben müssen – und was Sie dabei beachten müssen.

Wie bei allen Verzeichnissen, werden die Seitenzahlen auch jetzt automatisch angepasst. Sollten Sie eine Abbildung von der ersten Seite auf die letzte Seite bringen wollen, wird das im Abbildungsverzeichnis registriert. Allerdings achten Sie bitte unbedingt darauf, die komplette Bezeichnung der Abbildung ebenfalls zu markieren, also nicht nur das Bild, bevor Sie die Abbildung an das Ende, oder wo auch immer, im Text bewegen wollen. Nur so kann das Abbildungsverzeichnis „Ihnen folgen“ und die Seite richtig im Abbildungsverzeichnis darstellen.

Nach der Bilderverschiebung ist noch eine Aktion erforderlich, nämlich eine Aktualisierung des Word Abbildungsverzeichnisses.

Sie erledigen das mit „Tabelle aktualisieren“ im Register VERWEISE.
Im neuen Fenster „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“ wählen Sie aus, ob nur die Seitenzahlen zu aktualisieren sind, oder ob das gesamte Verzeichnis eine Aktualisierung nötig hat. Das wäre der Fall, wenn Sie beispielsweise die Bezeichnungen geändert hätten. Mit OK bestätigen und das Word Abbildungsverzeichnis ist aktualisiert.

Viel Erfolg beim Word Abbildungsverzeichnis erstellen.

Weitere Links zum Thema Abbildungsverzeichnis mit Word

Microsoft: Erstellen eines Abbildungsverzeichnisses