Wie in Word die Seitennummerierung nach Abschnittswechsel fortgesetzt werden kann

Vor vielen Monaten stellten wir ein Video ein (ist unten verlinkt), in dem per Abschnittswechsel unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen realisiert werden konnten. Danach erreichten uns einige Anfragen, wie in Word die Seitennummerierung nach dem Abschnittswechsel fortgesetzt werden kann. Die Seitennummerierung beginnt immer von Vorne und ist nicht fortlaufend.

In diesem Video sehen Sie, wie Sie Seitenzahlen so formatieren, dass Word wieder fortlaufend nummeriert.

Video Seitennummerierung nach Abschnittswechsel

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Vorhandene Seitennummer markieren

Klicken Sie doppelt in die Fusszeile, wenn dort die Seitennummer steht, damit dieser Bereich im Dokument bearbeitet werden kann. 

Seitenzahlen formatieren

Wieder ein Doppelklick auf die „falsche“ Seitennummer.

Rechtsklick auf die Seitennummer.

Klicken Sie im darauffolgenden Fenster auf „Seitenzahlen formatieren“.

Seitennummerierung fortsetzen

Im neuen Fenster „Seitenzahlenformat“ klicken Sie im unteren Drittel „Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt“. Mit Klick auf OK ist Ihr Wunsch übernommen und die Nummerierung setzt sich richtig fort.

Seitennummerierung mit BEGINNEN BEI

Versteht sich von selbst, dass genau dieser Weg auch gegangen wird, wenn man eine ganz andere Seitennummerierung wünscht. Dafür sagen Sie WORD im letzten Fenster „Seitenzahlenformat“ mit „Beginnen bei“ die gewünschte Seitennummer und Word setzt genau mit der Zahl fort. Kleine Wünsche erfüllt Word sofort.

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Word-Feldfunktionen – Datum und Währungszeichen im Serienbrief darstellen

Es geht mal wieder um die Word Feldfunktionen. Im Beispiel sehen Sie eine unspektakuläre Versicherungsbescheinigung. Darin soll lediglich der Name des Kunden, das Eintrittsdatum, die Versicherungsnummer und die monatliche Prämie abgebildet werden. Eigentlich nicht weiter kompliziert.

Die Daten stammen aus einer Excel Datei. Es handelt sich um die Namen der Versicherten, den Eintrittsdaten, den Versicherungsnummern und den Prämien.

Im Word Dokument sind die Seriendruckfelder bereits eingefügt.

 

Über Sendungen Vorschauergebnisse sehen die Ergebnisse längst nicht so schön aus, wie man sich das wünscht. Das Datum erscheint anders als in Excel und auch das Eurosymbol und die Nachkommastellen fehlen, was gegebenenfalls bei der Prämienberechnung wichtig werden kann.

 

VIDEO

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Verändern Sie den Feldschalter.

Ich wechsle wieder in die Normalansicht und klicke mit rechts in das Datenfeld EINTRITT.

Wähle dann Feldfunktionen ein aus, sodass ich sehen kann: der Name Mergefield (steht für Seriendruckfelder) und das Datenfeld EINTRITT.

Zwingend müssen wir uns an eine Syntax halten.

Nach Eintritt – eine Leertaste – Backslash – das @-Zeichen – Leertaste – Anführungszeichen und weiter wie im Text unten abgebildet.

Sieht so aus:

 

Unbedingt die zweiten Anführungszeichen verwenden zum Schließen. Mit einem weiteren Rechtsklick schalte ich die Feldfunktionen wieder aus. Wenn ich jetzt die Vorschau der Ergebnisse bemühe, habe ich das korrekte Datum.

Darstellung der Monatsprämie

Mit einem Rechtsklick auf das Datenfeld „Prämie“ schalte ich die auf Feldfunktionen ein/aus.

Sieht so aus:

 

Achtung Euro-Zeichen

Das €-Zeichen ist ein Text, aber ich kann nicht innerhalb der Anführungszeichen mit weiteren Anführungszeichen arbeiten. Daher setze ich den glatten Apostroph‘ – danach das €-Zeichen – wieder ein Apostroph und anschließend das zweite Paar Anführungsstriche zum Schließen.

Die Feldfunktionen mit Rechtsklick wieder abschalten und Ergebnisse prüfen.

Zusammenfassung für Word Feldfunktionen

Rechtsklick auf das Datenfeld

Feldfunktionen bearbeiten ein/aus

 \

Symbol für den Feldtyp – entweder das @ für Datum, oder die # für das  Zahlenformat

in Anführungszeichen das gewünschte Format eingeben.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg mit Word und den Serienbriefen

Ihre Cornelia Volk

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Dateipfad in Fußzeile einfügen mit Word 2016

Den Dateipfad fügen wir mit einem Schnellbaustein in Fußzeile und sorgen für eine fast automatische Anpassung der Pfadinformation mit der Druckvorschau-Funktion, wenn das Dokument in einen anderen Ordner gespeichert wird, oder einfach umbenannt werden muss. So ist der Dateipfad in der Fußzeile immer aktuell abgebildet.

Wir beginnen …

Dokument zuvor speichern.

1. Doppelklick in Fußzeile
2. Damit öffnet sich das Register Kopf-und Fußzeilentools
3. Klicken Sie auf Dokumentinformationen.
4. Klicken Sie auf „Feld“ – oder gleich auf „Dateipfad“

Nach Klick auf Feld öffnet sich das gleichnamige Fenster

Hier nehmen Sie Einstellungen vor:
Kategorien belassen Sie auf Alle
Feldname: wählen Sie FileName
Feldoptionen: Häkchen setzten vor Pfad zum Dateinamen hinzufügen
Mit Klick auf OK schließen Sie diese Aktion ab.

Ergebnis: Der Dateiname/Dateipfad erscheint nach Klick auf OK in der Fußzeile

Formatieren und vor dem Versenden an den Empfänger den Pfad unsichtbar machen

Noch etwas formatieren, z. B. Schrift kleiner und in Grau und die Information in der Fußzeile ist dezenter. Das nur für die eigenen Unterlagen, Abheften in Mustermappe oder die Ablage. Ihre Formatierung wird beim Speichern des Bausteins übernommen. Nur für die Versendung an einen Empfänger, stellen Sie die Fußzeile einfach auf eine weiße Farbe um und der Pfad ist nicht mehr sichtbar.

Neuen Baustein erstellen für Dateipfad einfügen in Fußzeile

1. Text in Fußzeile markieren. Nur dann können Sie weitermachen.
2. Mit der Tastenkombination  ALT F3 rufen Sie das Fenster auf Neuen Baustein erstellen
3. Bausteinname vergeben z. B. fussdateipfad. Sie können auch eine Abkürzung wählen, wie fdp.
4. Mit OK

Baustein aufrufen mit Tastenkombination Baustein-Name und F3

Tippen Sie den Namen des Bausteins, so wie Sie ihn gerade vergeben haben (in unserem Beispiel fussdateipfad und ohne irgendein Zeichen dazwischen gleich hinterher die Taste F3. Fügen Sie im Dokument, dort wo sich der Cursor befindet, die Information des abgespeicherten Bausteins ein. Im Beispiel wäre natürlich die Fußzeile die beste Wahl. Ihrer Fantasie sind hier kaum „Baustein-Grenzen“ gesetzt. Dieses gezeigte Beispiel für Dateipfad einfügen in die Fußzeile ist übertragbar auf weitere Baustein-Szenarien.

Druckvorschau aktualisiert die Pfadinformationen

Word ist standardmäßig so eingestellt, dass Feldinhalte beim Drucken aktualisiert werden. Die Druckvorschau tut es auch. Dafür nehme ich grundsätzlich das Symbol für die „Seitenansicht und Drucken“ in die Schnellzugriffsleiste auf. Die Druckvorschau verlasse ich mit der ESC-Taste und kontrolliere die aktualisierten Felder.

Beispiel: Pfad in der Fußzeile aktualisieren nach Umbenennung/Wechsel Ablageort:

Ich habe das Dokument etwas in der Überschrift geändert. Mit „Speichern unter“ in einen Cloud-Pfad abgelegt und den Dateinamen ebenfalls geändert. Nach einem Klick auf das Symbol „Seitenansicht und Drucken“ in der Schnellzugriffsleiste wurde der Pfad automatisch aktualisiert.

Baustein verändern, oder den Namen des Bausteins vergessen?

Egal wo Sie sich im Dokument befinden, gehen Sie zum Suchfeld und geben dort das Wort „Baustein“ ein.

Schnellbausteine suchen – Organizer für Bausteine.

Hier finden Sie Ihren gespeicherten Baustein und können Änderungen vornehmen oder löschen, wenn er nicht mehr benötigt wird

Außerdem haben Sie die Möglichkeit mit einem Doppelklick in die Fußzeile wieder die Kopf- und Fußzeilentools aufzurufen. Dort finden Sie ebenfalls die Schnellbausteine und den Organizer für Bausteine. s. auch oben im Bild

Weitere Links zum Thema Dateipfad in Fußzeile einfügen.

Schnellbausteine Microsoftseiten: Gilt für Outlook 2016 Word 2013 Outlook 2013 Word 2010 Outlook 2010 https://support.office.com/de-de/article/Schnellbausteine-4FFEF7C5-7596-4E95-9FAF-41C771847A7B

Webauftritt von Sabine Simon – Beispiele Textbausteine:  http://www.organisation-mit-sabine.de/b%C3%BCro/beispiel-textbausteine/

Danke für Ihre Aufmerksamkeit, viel Erfolg und Spaß mit Word.

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Gut zu wissen: Die AutoKorrektur-Liste gilt global für alle Office-Programme, die dieses Feature unterstützen. Sowohl die Funktion der AutoKorrektur als auch die Funktion der Schnellbausteine können kurze und lange Textpassagen, formatierte Texte, Formulare, Bilder, Formeln, komplizierte Wörter und Tabellen abspeichern. Sie haben richtig gelesen – auch die AutoKorrektur kann das alles!

Bedeutung der Felder im Fenster „Neuen Baustein erstellen“

Name
Geben Sie hier das Kürzel ein, mit dem zukünftig der Baustein aktiviert werden soll.

Katalog
Schnellbausteine ist der allgemeine Katalog, wenn Sie hier keine anderen Angaben machen. Hinter dem Drop Down Feld verbergen sich andere Kataloge wie Kopfzeilen, Fußzeilen, Inhaltsverzeichnisse etc.

Kategorie
Sortierkriterium. Legen Sie eigene Kategorien an, wenn Sie wollen.

Beschreibung:
Wird im Organizer angezeigt. Kann bei der späteren Identifizierung helfen.

Speichern in
Building Blocks bedeutet, dass Sie einen benutzerdefinierten Speicherort für alle Bausteine verwenden;
dieser Speicherort steht immer zur Verfügung.

Wählen Sie Normal im Drop Down Feld, speichern Sie ebenfalls benutzerdefiniert. Steht auch immer zur Verfügung. Aber – Hat sich die Normal.dotx auch schon mal bei Ihnen verabschiedet? BuildingsBlocks ist sicherer und diese Datei kann auch weitergegen werden.

Optionen
Nur Inhalt einfügen bedeutet= ohne Absatzschaltung und Seitenwechsel.
Inhalt in eigenem Absatz einfügen= es wird automatisch eine Absatzschaltung angehängt.
Inhalt auf eigener Seite einfügen= es wird automatisch danach ein Seitenwechsel erzeugt.
In allen drei Fällen wird die Formatierung immer berücksichtigt.

Schnellbaustein einfügen

Kürzel eingeben (xyz wie im Beispiel oben) und sofort die Taste F3 tippen. Der Textbaustein ist im Word Dokument eingefügt.

Den längeren Weg des Einfügens gehen Sie analog zum Erstellen des Bausteins über
EINFÜGEN > Schnellbausteine > Organizer für Bausteine.

Dieser Weg bietet sich vor allem an, wenn man das Kürzel vergessen hat. Mit einem Klick in die Spalte „NAME“ sortieren Sie alphabetisch alle Kürzel und in der Vorschau sehen Sie, um welchen Text es sich handelt. Außerdem verwalten Sie hier Ihre Textbausteine, wie im nächsten Punkt beschrieben.

Schnellbausteine verwalten mit dem Organizer für Bausteine

Um den Textbaustein bzw. Schnellbaustein zu ändern oder zu löschen, klicken Sie auf
„Einfügen -> Schnellbausteine  -> Organizer für Bausteine.

Ein gleichnamiges Fenster öffnet sich und ist selbsterklärend. Hier werden die Textbausteine verwaltet und organisiert. Wie bereits zuvor beschrieben sortieren Sie mit Klick auf die Spalte „NAME“ die Bausteine alphabetisch. Aktivieren Sie Ihren entsprechenden Textbaustein mit einem Klick, um ihn unter „Eigenschaften bearbeiten“ zu löschen, oder zu korrigieren.

Word Textbausteine mit der AutoKorrektur-Option erstellen

1. Text und/oder andere Elemente wieder markieren.
2. Gehen Sie in der Menüleiste über
   DATEI > OPTIONEN > DOKUMENTPRÜFUNG > AUTOKORREKTUR-OPTIONEN
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Während der Eingabe ersetzen“, wenn es nicht bereits aktiviert ist.
4. Im neuen Fenster stehen bereits die Zeilen Ihres zuvor markierten Textes. Links daneben im Feld „Ersetzen“ geben Sie ein Kürzel ein, das zukünftig für das wiederkehrende Element eingegeben wird.
5. Hinzufügen und mit OK speichern.

Textbausteine aus der Liste der AutoKorrektur einfügen

Gehen Sie zurück zum Dokument und tippen das soeben vergebene Kürzel gefolgt von
ENTER oder
LEERZEICHEN oder
TAB ein.

Damit haben Sie den Schnellbaustein in der AutoKorrektur-Liste ausgelöst.

Beispiele für Schnellbausteine mit AutoKorrektur-Option erstellt

Tabellen-Baustein

• ERSTELLEN:
  Tabelle markieren und Baustein wie folgt abspeichern.
  Datei > Optionen > Dokumentprüfung > AutoKorrektur-Optionen.
  Vergeben Sie im Feld „Ersetzten“ einen Namen für die Tabelle z.B. tavers.
  Gleichzeitig aktivieren Sie die Option „Formatierter Text“ falls nicht schon geschehen, damit die Tabellenformatierungen übernommen werden.
• EINFÜGEN:
  Gebe ich in meinem Dokument die Zeichen tavers ein, gefolgt von einem Leerzeichen (oder ENTER oder TAB), erhalte ich meine Tabelle.

Formel-Zeichen-Baustein

• ERSTELLEN:
  Wenn Sie häufig Formeln schreiben müssen, z.B. ein CO₂ – mit der tiefen 2,
  markieren Sie die 3 Zeichen ohne irgendwelche anderen Absatzzeichen.
  Speichern im Feld „Ersetzen“ unter dem Kürzel co2 (ohne die Tieferstellung) und der Option „Formatierter Text“. Sonst wird die tiefgestellte 2 nicht abgespeichert.
  EINFÜGEN:
  Schreiben Sie einfach CO2 (groß- oder kleingeschrieben nicht wichtig) gefolgt von dem Leerzeichen.

Bilder-Baustein

• ERSTELLEN:
  Fügen Sie ein Bild in das Dokument.
  Bild markieren
  Wieder üblichen Weg in die AutoKorrektur wählen.
  Ein Kürzel in das Feld „Ersetzen“ wählen und ansonsten alle Felder freilassen. Das Bild sehen Sie nicht, sondern lediglich einen Platzhalter. „Formatierter Text“ bitte aktivieren.
  Mit OK bestätigen zum Abspeichern.
• EINFÜGEN:
  Einfach das Kürzel eingeben und mit Leertaste folgen. Bild drin.

AutoText-Schnellbaustein anlegen mit ALT + F3

Bei der Auswahl der Elemente gibt es keine Einschränkungen.

Text oder irgendein anderes Element markieren und mit der Tastenkombination 

das Fenster „Neuen Baustein erstellen“ aufrufen.
Mit dem Eintippen des Kürzels (Name für den Baustein) und mit OK erzeugen Sie ganz schnell einen für alle Vorlagen gültigen allgemeinen Autotext.

Achtung. Ich würde auf jeden Fall bei „Speichern in“ umstellen auf Building Blocks. Der Aufruf mit ALT+F3 liefert nämlich AutoText und das Speichern in die Vorlage Normal.dotx. Der Baustein wird aber trotzdem im „Organizer für Bausteine“ aufgerufen, auch wenn unter Normal.dotx gespeichert wurde. Schon passiert? Nicht so tragisch, denn auch den Speicherort können Sie nachträglich ändern im „Organizer für Bausteine“ mit „Eigenschaften bearbeiten„.

Unterschiede Schnellbausteine, AutoKorrektur und AutoText

Der erste Unterschied betrifft das Speichern der Bausteine.

Die Schnellbausteine werden in einer Vorlage gespeichert. Entweder in der Vorlage wie das Dokument, das gerade geöffnet ist (Normal.dotx), oder in einer externen Vorlage (Building Blocks). Die Bausteine können mit der Datei Building Blocks weitergegeben werden.

Das können Sie mit der Autokorrektur-Liste nicht. Die Einträge in der Liste der AutoKorrektur können per Programmierung ausgelesen werden, würde an dieser Stelle jetzt zu weit führen. 

Der zweite Unterschied liegt in der Übersicht der angelegten Textbausteine

Große Mengen von Schnellbausteinen sind übersichtlich im Organizer abgelegt. Das heißt zum Beispiel Bausteine für Briefe sind der Kategorie Briefe zugeordnet. Bausteine für Verträge sind in der Kategorie Verträge abgelegt. Die Kategorisierung ist ein starkes Sortierwerkzeug. Eine Vorschau ermöglicht es Ihnen, Bausteine schneller wiederzufinden. Die Namensvergabe erfolgt in aussagekräftigen Wörtern.

Bei der AutoKorrektur gibt es nur eine Liste und die kann ziemlich lang werden. Die Übersicht ist nicht so gut, es sei denn, Sie haben lediglich ein paar Kürzel, die sich übrigens alphabetisch in die Liste einreihen. Die Namensvergabe der Kürzel sollte kryptisch erfolgen und ist beim Suchen damit schwieriger aufzufinden. Eine Vorschau fehlt gänzlich. Eine Kategorisierung ist nicht möglich.

Der dritte Unterschied liegt in der Praxis

Ein Schnellbaustein wird aktiviert, wenn Sie die Taste F3 bedienen. Sie können also als Kürzel klare Namen verwenden wie z.B. im Bild unten „Der zweite Unterschied“. Gebe ich das so ein, gefolgt von der F3-Taste, legt mein Schnellbaustein los. Übrigens AutoText (Schnellbaustein mit ALT + F3 gespeichert) weist die Eigenschaften von Schnellbausteinen auf, bis auf die beschriebenen Einstellungen für Katalog und Speichern in.

Mache ich das Gleiche mit der AutoKorrektur, darf ich nie in einem Fließtext mit z.B.  „der zweite Unterschied“ beginnen. Weder im Fließtext noch als Überschrift. Sie erinnern sich – es reicht eine Leertaste oder eine Entertaste, um diesen Schnellbaustein zu starten. Der Vorteil bei der AutoKorrektur ist die Schnelligkeit während des Schreibens. Genau hier liegt auch ein Nachteil.

Fazit Word Textbausteine erstellen

Alles Super-Tools, oder? Trotzdem prüfen Sie am besten vorher, was Ihnen in der Handhabung besser liegt. Fragen Sie sich, ob es lediglich einige wenige Bausteine geben wird, oder doch eine umfangreichere Sammlung. Weiter bedenken Sie, ob Sie Ihre Bausteine wieder neu eingeben wollen oder können, wenn die Normat.dotx sich wieder mal verabschiedet hat. Bei einem Versionswechsel !!! von Word, oder wenn aus irgendeinem Grunde haben wir alle schon einmal die Vorlage Normal.dotx neu erstellen müssen. Wie wichtig ist Ihnen die Möglichkeit der Weitergabe umfangreicher Textbausteine an die Kollegen?

Selbstverständlich steht es Ihnen frei, alle Funktionen für die automatische Texteingabe einzusetzen. Die eine Funktion schließt die andere Funktion nicht aus.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg mit WORD.
Ihre Barbara Wrana

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Alle Maße und Abstände für Lochmarke und Falzmarken.

Bei unseren Briefen handelt es sich um das Format Din A 4 in den Maßen 210 × 297 mm. Es gibt zwei DIN Typen für die Falzmarken.

1. Typ DIN A 676: obere Faltmarke bei 8,7 cm, untere Faltmarke bei 19,2 cm.
2. Typ DIN B 676: obere Faltmarke bei 10,5 cm, untere Faltmarke bei 21 cm.

Die Lochmarke liegt immer bei 14,85 cm

Die Länge der Falzmarkenstriche betragen 0,3 cm

Die Länge des Lochmarkenstriches beträgt 0,6 cm

Der horizontale Abstand aller Marken zum linken Briefrand beträgt 0,5 cm

Im Video-Beispiel füge ich Loch- und Falzmarken für den DIN Typ B ein, weil ich diese Abstände ganz persönlich bevorzuge. Das hat einen Grund: Häufig schreibe ich Firmen an und benötige im Adressfeld eine Zeile mehr für den Firmennamen. Mit der Anrede sind es dann oft 5 Zeilen im Adressfeld. Außerdem muss ich auch ein LOGO im Briefkopf unterbringen. Die Form B eignet sich deshalb vor allem für Firmen.

Aber genug der Theorie – wenden wir uns der Praxis zu.

Öffnen sie in Word 2016 ein neues Dokument. Selbstverständlich können Sie auch gleich Ihre Briefvorlage verwenden.

Das Einfügen der Lochmarke und Falzmarken erfolgt über das Öffnen der Kopfzeile. Klicken sie doppelt in die Kopfzeile (alternativ: Menü EINFÜGEN – Kopfzeile – LEER). Befinden Sie sich in der Kopfzeile, geht es über das Menü EINFÜGEN weiter. Folgen Sie den einzelnen Schritten im unteren Bild.

Wählen Sie die einfache Linie. Zeichnen Sie durch Ziehen mit der Maus eine waagerechte Linie in den Briefkopf. Die Linie verläuft waagerecht, wenn Sie beim Ziehen die Großschreibtaste gedrückt halten. Die Länge der Linie ist völlig egal. Bleiben Sie hier und schauen an den rechten Rand von WORD. Klicken Sie auf das kleine Feld unten rechts im Modul Größe und erweitern damit die Layout-Einstellungen.

Farbe der Falzmarke und Lochmarke ändern

Es gibt vielleicht noch einen winzig kleinen Schönheitsfehler, den man getrost übersehen kann. Ich übersehe das nicht. Die Farbe dieser Markierung könnte etwas blasser oder eleganter aussehen. Ich wähle meistens ein helles oder mittleres Grau, eben noch zu sehen beim Ausdruck (ausprobieren).

Linienfarbe ändern wie im Bild:

1. Briefkopf aktivieren, sonst können Sie die Lochmarkierung nicht bearbeiten.
2. Einfachklick auf die Linie
3. Falls nicht aktiv, klicken Sie im Menü auf Zeichentools und wählen in der Gruppe Formenarten…
4. …das kleine Auswahlfeld „FORM FORMATIEREN“
5. Auf der rechten Seite befindet sich nun automatisch die Optionen für „Form formatieren“. Klicken Sie auf den Farbeimer.
6. Wählen Sie eine Farbe.
7. Schließen Sie mit Klick auf das X diese Dialogbox.

Nachträgliches Verändern der Lochmarke

Bitte denken Sie daran, dass Sie zuerst in den Briefkopf klicken müssen, sonst können Sie diese Markierung nicht bearbeiten. Die Lochmarke liegt außerhalb des Fließtextes! Läge Sie innerhalb des Fließtextes, störte sie nicht nur, sondern wäre auch schnell gelöscht bei Korrekturaktionen.

Einfügen der Falzmarken

Analog zum Einfügen der Lochmarke sind die einzelnen Schritte zum Einfügen der Falzmarken. Deshalb wird diese Beschreibung ganz kurz.

TIPP: Erstellen Sie erst nur eine Falzmarke -und zwar fix und fertig- und duplizieren Sie diese anschließend.

Die erste Falzmarke in (Farbe und) Größe von 0,3 cm optimieren. Die horizontale Position von 0,5 cm rechte Seite – vertikale Position für die erste Falzmarke von 10,5 cm rechte Seite bestimmen.

In diesem Artikel haben wir mit den Maßen vom DIN Typ B gearbeitet.

Danke und viel Erfolg mit Word.

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