Zahlenformatierungsprobleme in Serienbriefen mit Word 365 und Excel-Daten – Ursachen und Lösungen

von | 02/08/2024 | Excel 365, Word | 0 Kommentare

Zahlenformatierungsprobleme in Serienbriefen mit Word 365 und Excel-Daten

 

Video-Beitrag:
Zahlenformatierungsprobleme in Serienbriefen mit Word 365 und Excel-Daten

Zahlenformatierungsprobleme in Serienbriefen mit Word 365 und Excel-Daten: Ursachen und Lösungen

Das Erstellen von Serienbriefen in Microsoft Word ist eine gängige Methode, um personalisierte Dokumente effizient zu erstellen. Oftmals werden dabei Excel-Daten als Datenquelle verwendet, um Informationen wie Namen, Adressen oder andere individuelle Daten einzufügen. Ein häufig auftretendes Problem dabei ist die fehlerhafte Formatierung von Zahlen aus Excel, insbesondere bei der Verwendung von Word 365. Dieser Blogartikel befasst sich mit den Ursachen und möglichen Lösungen für dieses Problem.

Ursachen der Formatierungsprobleme

Zahlenformatierungsprobleme bei Serienbriefen können aus verschiedenen Gründen auftreten. Hier sind einige der häufigsten Ursachen:

1. Unterschiedliche Datenformate: Excel und Word verwenden unterschiedliche Standards zur Darstellung von Zahlenformaten. Während Excel Zahlen in einem bestimmten Format anzeigen kann, übernimmt Word diese Formate nicht immer korrekt.

2. Standardmäßige Konvertierung: Wenn Excel-Daten in einen Word-Serienbrief importiert werden, konvertiert Word diese Daten standardmäßig in Text. Dabei können Formatierungen wie Währungs- oder Prozentzeichen verloren gehen.

3. Regionale Einstellungen: Die regionalen Einstellungen in Windows und den Office-Programmen können ebenfalls eine Rolle spielen. Unterschiedliche Ländereinstellungen für Zahlen, Datumsformate und Währungen können zu Missverständnissen bei der Datenübernahme führen.

Typische Szenarien

Um das Problem zu veranschaulichen, betrachten wir zwei typische Szenarien:

1. Währungsangaben: Wenn Sie in Excel eine Liste mit Beträgen in Euro haben und diese in einen Serienbrief einfügen, kann es passieren, dass Word die Beträge ohne das Euro-Symbol oder mit einer falschen Dezimaltrennung übernimmt.

2. Prozentwerte: Prozentwerte in Excel können in Word als Dezimalzahlen ohne das Prozentzeichen erscheinen. Zum Beispiel wird aus „75%“ in Excel „0.75“ in Word.

Lösungen für die Zahlenformatierungsprobleme

Es gibt verschiedene Ansätze, um diese Formatierungsprobleme zu beheben:

Verwendung von Feldfunktionen in Word

Eine der effektivsten Methoden, um die Formatierung in Word zu kontrollieren, ist die Verwendung von Feldfunktionen. Hier sind die Schritte dazu:

1. Seriendruckfeld einfügen: Fügen Sie in Ihrem Word-Dokument das gewünschte Seriendruckfeld ein.

2. Feldfunktionen anzeigen: Drücken Sie `Alt + F9`, um die Feldfunktionen anzuzeigen. Sie sehen jetzt die zugrunde liegenden Feldcodes.

3. Formatierungscode hinzufügen: Fügen Sie dem Seriendruckfeld einen Formatierungscode hinzu. Für Währungsangaben beispielsweise können Sie den Code `\# „#,##0.00 €“` verwenden. Das Feld könnte dann so aussehen: `{ MERGEFIELD Betrag \# „#,##0.00 €“ }`.

4. Feldfunktionen ausblenden: Drücken Sie erneut `Alt + F9`, um die Feldfunktionen auszublenden und die Formatierung zu überprüfen.

Anpassung der regionalen Einstellungen

Stellen Sie sicher, dass die regionalen Einstellungen in Windows und den Office-Programmen übereinstimmen:

1. Regionale Einstellungen in Windows: Öffnen Sie die Einstellungen und gehen Sie zu `Zeit & Sprache > Region`. Stellen Sie sicher, dass das Land und das Format den gewünschten Einstellungen entsprechen.

2. Office-Einstellungen: Öffnen Sie in Word die `Optionen` und gehen Sie zu `Erweitert > Allgemein`. Stellen Sie sicher, dass die Option `Spracheinstellungen für Office` korrekt konfiguriert ist.

Unser Video zeigt eine weitere Einstellungsmöglichkeit

Und nun das Thema vom Video. Hier geht es darum, das Dokumenten-Format auf Word 2010 zu verändern, diese Vorgabe gilt nur für das aktuelle Dokument. Keine dauerhafte Einstellung.

Befehlsfolge für die vorübergehende Veränderung:

Datei – Optionen – Erweitert – Kompatibilitätsoptionen

Hier wählen Sie: Dokument so gestalten als ob erstellt wurde in „Microsoft Word 2010“

Fazit

zum Thema „Zahlenformatierungsprobleme in Serienbriefen mit Word 365 und Excel-Daten“

Zahlenformatierungsprobleme in Serienbriefen mit Word 365 und Excel-Daten können frustrierend sein, lassen sich jedoch mit den richtigen Methoden beheben. Die Verwendung von Feldfunktionen in Word, die Anpassung der Datenformatierung in Excel und die Sicherstellung korrekter regionaler Einstellungen sind effektive Wege, um sicherzustellen, dass Ihre Serienbriefe korrekt formatiert sind. Die Kompatibilitätsoption ist eine zusätzliche Möglichkeit für eine korrekte Darstellung. Mit diesen Tipps und Tricks können Sie die häufigsten Fallstricke vermeiden und Ihre Dokumente professionell und korrekt präsentieren.

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Wozu verwendet man Microsoft Power BI

von | 13/07/2023 | Aktuelles, Excel, Excel 365, Power BI | 0 Kommentare

Zum Video

 

Wozu verwendet man Microsoft Power BI?

 

Brauche ich Power BI überhaupt, wenn doch bereits das gesamte Microsoft Office Paket eingesetzt wird?

Cornelia Volk erklärt im Video Microsoft Power BI. BI steht für Business Intelligence

Wir gehen der Frage nach wozu Microsoft Power BI verwendet wird, wie es eingesetzt wird? Brauche ich das, wenn ich doch das gesamte Office Paket einsetze? 

 

Power BI ist ein Teil der BI-Tools,

zu denen beispielsweise Power Pivot, MS Power Query und eben auch Power BI gehören. Allgemein gesprochen können Sie mithilfe von Power BI Rohdaten unterschiedlichster Herkunft, wie etwa Excel, Textdateien, Datenbankdateien, SQL u.s.w, also unterschiedlichste Daten zusammenführen, auswerten, und wie Sie im Video sehen werden, grafisch darstellen.

 

Was Power BI so besonders macht,

ist das Filter-Konzept, das sich am schnellsten zeigt, wenn man eine Auswahl trifft. Die Elemente interagieren miteinander. Wenn ich also bestimmte Auftragsnummern auswähle, werden genau diese Auftragsnummern abgebildet. Im Gegenzug hebe ich eine Filterung wieder auf und klicke ich an anderer Stelle auf einen Kreis-Sektor. Dass die Dinge miteinander interagieren, was man übrigens auch beeinflussen kann, das ist schon mal ein wesentlicher Aspekt, den Sie mit Excel als alleinige Anwendung so nicht erreichen können.

Natürlich könnten wir dynamische Datenquellen für die Diagramme festlegen, aber dass ich in einem Diagramm ein Element anklicke und die anderen Elemente meines Excel-Dashboards, das ist bei Excel so nicht möglich. 

Wenn Sie Interesse haben, wird es bald ein zweites Video geben, in dem Cornelia schlaglichtartig ein paar Berechnungsarten vorstellt, das heißt kurz die Berechnungsprinzipien zeigt.

Lassen Sie sich Schritt für Schritt im Video an Power BI heranführen. Es wird Ihnen in jedem Fall ein Überblick über die Leistungsfähigkeit von Power BI geben.

Weiterhin viel Spaß und viel Erfolg.

Ihr Othmar Wrana

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Layout von Pivot Tabellen ändern in Excel 365

von | 10/02/2022 | Excel 365, Microsoft 365 | 0 Kommentare

Layout von Pivot Tabellen ändern in Excel 365

 

Die Darstellung einer Pivot Tabelle kann vielfältig geändert werden. Durch Reduzieren und Erweitern einzelner Felder erreichen Sie eine große Übersichtlichkeit in der Pivot Tabelle. Wozu das überhaupt?

Ansprechende Berichte für eine schnelle und einfache Erfassung von Zahlen und Fakten

Mit Pivot Tabellen analysieren Sie Daten blitzschnell und gewinnen damit auch wichtige Informationen. Gerade im Berufsleben beruhen wichtige Erkenntnisse auf diesen Zahlen. Damit den weitreichenden Entscheidungen Rechnung getragen wird, bieten gerade Pivot Tabellen viele Optionen, die Ergebnisse übersichtlich aufzubereiten und mit wenigen Klicks, ein ansprechendes Layout zu gestalten.

Die Entscheider, die mit diesen Daten arbeiten, benötigen für eine schnelle und einfache Erfassung eine visualisierte Aufbereitung der Zahlen.

Im Video zeige ich die wichtigsten Layout-Optionen, wie die Daten und Fakten auf unterschiedliche Art und Weise dargestellt werden können.

Tabelle

Zum Video

 

Eine ganz normale Pivot Tabelle

Zunächst erstelle ich eine Pivot Tabelle über

Einfügen – Pivot Table.

Die Daten sind bereits korrekt eingetragen.
Das Fenster wird nur noch mit OK bestätigt.

Jahreszahlen in Spalte A ergänzen

Nun möchte ich die Tabelle in Spalte A ergänzen um die Jahreszahlen.

Feld Jahr nach Zeilen ziehen und für die Optik sieht es besser aus, wenn ich die Jahreszahlen vor den Verkäufern darstellen lasse. Dafür schiebe ich das Feld Jahr nach oben vor dem Feld Verkäufer.

Ich will auch die Filialen sehen in der Spalte A

Das Feld Filiale nach Zeilen ziehen und vor Verkäufer platzieren. Damit habe ich eine plausible Pivot Tabelle nach Jahreszahlen, den Filialen und den dazugehörigen Verkäufern.

Diese Optik lässt sich nun völlig anders darstellen

Über den Befehl

Entwurf in der Menüleiste – zum Befehl Berichtslayout – Im Tabellenformat anzeigen

Menü Berichtslayout

Menü Berichtslayout

Ich produziere für alle drei Felder (Jahreszahl, Filiale und Verkäufer) drei Spalten. 

Reduzieren und Erweitern

Diese Darstellung kann beliebig verändert werden, indem man Felder reduziert oder erweitert. Das geschieht am einfachsten mit einem Rechtsklick auf das Minuszeichen.

Reduzieren am Dresden: Hier möchte ich nur noch die Filialen sehen – keine Verkäufernamen.

  1. Rechtsklick auf – vor Dresden
  2. Befehl Erweitern/Reduzieren
  3. Befehl Gesamte Feld reduzieren

Jahreszahl reduzieren

Genauso kann ich die Jahreszahlen ebenfalls völlig reduzieren lassen. Per Rechtsklick auf das Minuszeichen etc.

Die Schritte gehen Sie weiter wir oben beschrieben.

Ich habe nur noch die Jahreszahlen und die Stückzahlen am Bildschirm

 

Felder erweitern

Die Schritte analog wie beim Reduzieren, nur heißt es jetzt im letzten Schritt „Gesamtes Feld erweitern“. 

Am Beispiel der Jahreszahl sieht das Ergebnis so aus:

Jahreszahl erweitern in Excel 365

Jahreszahl erweitern in Excel 365

Erweitern zu Verkäufern

Wenn ich am Beispiel von Dresden die Verkäufer wieder sichtbar machen möchte, gehe ich den Weg wir oben beschrieben bis zum letzten Befehl: „Erweitern zu Verkäufer“

Ergebnis nur für Dresden in diesem Beipsiel

erweitern verkäufer nur für dresden

erweitern verkäufer nur für dresden

 

Berichtslayout

Sie erhalten mit dem Befehl

Entwurf  – Berichtslayout  – Kurzformat das Standard-Layout. „Im Tabellenformat anzeigen“ stellt eine erweiterte Ansicht dar, in der Sie Felder reduzieren/erweitern können.

Menü Berichtslayout

Menü Berichtslayout

 

Viel Spaß mit Excel Pivot Tabellen in Office 365 und bis zum nächsten Mal

Ihr Othmar Wrana

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Rechnen in Pivot Tabellen Excel 365

von | 09/02/2022 | Excel 365, Microsoft 365 | 0 Kommentare

Excel 365 – Rechnen in Pivot Tabellen 

 

Die Tabelle zeigt diverse Produkte, Verkäufer/innen, Umsatz- und Mengenangaben. Wir berechnen den Gesamtumsatz pro Verkäufer/in. Jeder Verkäufer/in erhält 10 Prozent Bonus (oder Provision) vom Umsatz – natürlich nach Abzug von 3 Prozent Stornovorbehalt.

Sie benötigen dafür die Pivot Tabelle und drei Formeln zur Berechnung der Nettoauszahlung an die Verkäufer/innen.

Zum Video

 

Pivot Tabelle in Excel 365 erstellen und 3 Formeln

 

Wir berechnen den Gesamtumsatz pro Verkäufer/in.

Jeder Verkäufer/in erhält 10 Prozent Bonus (oder Provision) vom Umsatz – natürlich nach Abzug von 3 Prozent Stornovorbehalt.

Sie benötigen dafür die Pivot Tabelle und drei Formeln zur Berechnung der Nettoauszahlungen an die Verkäufer/innen.

 

Erste Formel: 10% Bonus vom Umsatz

=Umsatz*10%

 

Zweite Formel: 3% Stornovorbehalt vom Umsatz

=Umsatz*3%

 

Dritte Formel: Auszahlung des Bonus abzüglich des Stornovorbehaltes

=Bonus-Storno

 

Ergebnis: Fertige Tabelle nach Berechnungen

 

Erstellen einer Pivot Tabelle

 

über EINFÜGEN  – PIVOT TABLE 

Das darauffolgende Fenster „PivotTable aus Tabelle oder Bereich“ ist bereits ausgefüllt und wird nur mit OK bestätigt.

Umsätze der Verkäufer

Das Feld Verkäufer wird auf die ZEILEN gezogen. Der Umsatz wird in die WERTE platziert.

Gleich formatiert in Euro und ohne Dezimalstellen.

Die Pivot-Tabelle

10 % Bonuszahlungen berechnen

Der beschriebene Weg wiederholt sich nun 3 Mal für alle Formeln. Nur die Berechnung ist anders.

Aufgabe:
10 Prozent vom Umsatz als Bonuszahlung (Provision) soll pro Verkäufer/in ausgezahlt werden.

Formel:
Feldname: Bonus
=Umsatz*10%

 

6 Schritte über den Befehl

  1. PivotTable-Analyse – Gruppen – Berechnetes Element
  2. Das Feld muss einen Namen bekommen. Hier den Namen Bonus
  3. Die Formel beginnt in Excel immer mit =
  4. Den Begriff Umsatz kann ich per Doppelklick in die Zeile Formel eintragen lassen.
  5. Multiplizieren * mit 10 %
  6. Mit OK bestätigen.

 

Prüfen Sie in der Pivot Tabelle die neue Spalte namens „Summe von Bonus“.

Stornovorbehalt vom Umsatz

Die Verkäufer müssen einen Stornovorbehalt hinterlegen in Höhe von 3 Prozent vom Umsatz. Der Stornovorbehalt wird selbstverständlich vor Auszahlung des Bonus (Provision) einbehalten.

 

Feldname:
Storno

Formel
=Umsatz*3%

 

Formel erstellen s. Schritte 1-6

Erneut eine Formel erstellen über Felder Elemente und Gruppen.

Berechnetes Feld lautet Storno 

Umsatz wieder per Doppelklick übernehmen und die Formel vollenden mit *3%.

Mit OK bestätigen und Sie erhalten eine neue Spalte „Summe von Storno“

Wie hoch ist der Nettobonus – was wird ausbezahlt?

 

Aufgabe:
Die dritte Formel errechnet den Nettobonus. Gleicher Weg wie zuvor, nur eine andere Berechnung

 

Formel:
Name: Nettobonus
=Bonus-Storno

 

Formel erstellen mit Schritte 1-6

Klicken Sie auf „Felder Elemente und Gruppen“ auf das „Berechnete Feld“.

Feldname: Nettobonus

Bonus per Doppelklick – das MINUS-Zeichen – Doppelklick Storno

und mit OK bestätigen

Tippfehler Feld Nettobonus korrigieren

 

Ich klicke auf den Befehl „Felder Elemente und Gruppen“ auf das berechnete Feld. Hier öffne ich die Dropdown-Liste und klicke auf den falsch geschriebenen Namen. Der Name muss gelöscht werden mit Klick auf den Button Löschen. Schreiben Sie den Namen nun richtig. Die Formel bleibt bestehen. Mit Hinzufügen und OK füge ich das korrigierte Feld in die Tabelle.

Die fertige Pivot Tabelle in Excel 365

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Tabelle

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Excel 365 Pivot Tabellen Grundlagen

von | 20/10/2021 | Excel 365, Microsoft 365 | 0 Kommentare

Excel 365 Pivot Tabellen Grundlagen

 

behandelt im ersten Teil meiner geplanten Mini-Video-Serie die Voraussetzungen für Pivot-Tabellen. Anschließend erstelle ich eine Verkaufsübersicht von diversen Produkten aus unterschiedlichen Jahren und Monaten. Dazu Umsatzzahlen und Stückzahlen in der Spalte Mengen.

Die Tabelle und ein PDF wird am Ende des Beitrags als Download angeboten.

Zum Video

 

Was sind Pivot Tabellen?

 

Pivot Tabellen stellen nur eine andere Ansicht auf die Originaldaten dar, d. h. das Original bleibt unverändert. Die Darstellung in den Pivot Tabellen sieht aber völlig anders aus.

Voraussetzungen für Pivot Tabellen sind drei Punkte

 

  1. Zum einen müssen alle Spalten eine Beschriftung aufweisen. Das sollte generell eine Selbstverständlichkeit sein bei Tabellen.
  2. Zum zweiten darf es keine verbundenen Zellen geben
  3. Zum dritten dürfen keine leeren Spalten oder leeren Zeilen vorhanden sein.

 

Ausgangspunkt für unsere erste Pivot Tabelle soll eine Verkaufsübersicht von diversen Produkten aus unterschiedlichen Jahren und Monaten sein, dazu Umsatzzahlen und Stückzahlen in der Spalte Mengen.

Pivot-Tabelle erstellen: Eine Verkaufsübersicht von Produkten

 

Eine Frage könnte lauten: Wie viele Stücke pro Produkt wurden verkauft?

Mit dem Befehl Einfügen und dem Icon Pivot Tabelle folgt diese Dialogbox: PivotTable aus Tabelle oder Bereich

Der Datenbereich von A1 bis G131 wurde übernommen. Es ist sinnvoll, die Pivot Tabelle auf einem neuen Arbeitsblatt zu erstellen.

Das neue Blatt zeigt im rechten Teil alle Spaltenbezeichnungen der Ursprungstabelle

Spaltenbezeichnungen

Spaltenbezeichnungen

Die vier Felder

 

Im unteren rechten Teil dieses Fensters gibt es vier Felder, mit denen das Layout der Pivot Tabelle bestimmt wird.

 

  • Filter
  • Zeilen
  • Spalten
  • Werte

 

Es sollen die verkauften Stückzahlen pro Produkt gezeigt werden.

 

Dazu wird „Produkt“ in den Bereich Zeilen gezogen.

Die „Mengen“ ist ein Werte-Feld und wird in den Bereich Werte gezogen.

Fertig ist die erste Pivot Tabelle. Sinnvoll wird es sein, die Zahlen nach Bedarf zu formatieren.

 

Erste Pivot Tabelle

Sortieren und löschen

 

Die Tabelle ist zunächst alphabetisch sortiert. Man kann Pivot Tabellen generell immer neu sortieren. Auch die Umsatzspalte kann sortiert werden.

Zum Löschen der Felder werden diese einfach nach links bewegt.

Eine weitere Pivot Tabelle für die monatlichen Umsatzzahlen

 

Diese Tabelle kann einfach mit COPY an PASTE (kopieren und einfügen) erstellt werden. Dazu wird die Pivot-Tabelle markiert und kopiert und an anderer Stelle eingefügt.

 

Nun habe ich eine zweite Pivot Tabelle erstellt, zurzeit mit den exakten Daten wie die erste Pivot-Tabelle.

 

Jetzt kann ich in der neuen Tabelle die Produkte löschen und dafür die Monate per DRAG and DROP einfügen. Analog können statt der Mengen die Umsatzahlen eingefügt werden.

Was geschieht, wenn in der Originaltabelle die Daten geändert werden?

 

Die Pivot Tabelle muss manuell aktualisiert werden. Am einfachsten per Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste innerhalb der Pivot Tabelle) und dem Punkt AKTUALISIEREN.

Nun habe ich eine zweite Pivot Tabelle erstellt, zurzeit mit den exakten Daten wie die erste Pivot-Tabelle.

Jetzt kann ich in der neuen Tabelle die Produkte löschen und dafür die Monate per DRAG and DROP einfügen. Analog können statt der Mengen die Umsatzahlen eingefügt werden.

Zahlenfelder

Im Werte-Feld kann nicht nur der Umsatz gezeigt werden, sondern auch weitere Wertefelder. In diesem Beispiel kann auch das Feld Mengen im Wert-Feld eingetragen werden.

Generell sind bei Pivot Tabellen die Zahlenfelder immer geschützt gegen Eingaben, d.h. ich kann die Zahlen nicht entfernen oder überschreiben.

Textfelder können beliebig verändert werden

Ersetzen Funktion

 

Der Begriff Summe von wird automatisch erzeugt und ist so nicht gewünscht.

Ein einfacher Weg, diesen Text zu entfernen, ist die Ersetzen Funktion von Excel

Das war es schon für den ersten Teil

Im nächsten Video werde ich zeigen, wie man das Layout verändern kann und wie man spezielle Tabellen erstellt.

Viel Erfolg wünscht
Othmar Wrana

 

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