Outlook Signaturen exportieren in anderen PC

von | 26/04/2021 | Outlook | 0 Kommentare

Lesedauer 3 Minuten

Outlook Signaturen exportieren in anderen PC oder Laptop

 

Outlook bietet keine Möglichkeit, Signaturen von einem PC auf einen anderen PC zu übertragen, z. B. beim Umzug auf einen neuen Rechner. Wer keine spezielle Software einsetzt, zum Beispiel MoBackup, kann das Problem relativ einfach lösen unter Zuhilfenahme eines USB-Sticks. Sollen Signaturen auf einen anderen PC übertragen werden, muss dazu der Inhalt des Ordners SIGNATURES kopiert werden, um ihn anschließend in den anderen Computer/Userprofil einzufügen.

Der Ordner Signatures

 

Ich zeige hier und im Video, wie ich Signaturen von meinem Computer unter dem User „Othmar1“ in einen anderen Computer bzw. in ein anderes Userprofil exportiere.

Der Ordner SIGNATURES befindet sich bei der Standardinstallation von Outlook 365 in folgendem Pfad:

C:\Users\<Ihr Name>\AppData\Roaming\Microsoft

Für <Ihr Name> steht  der Name, mit dem Sie sich in Windows angemeldet haben.  Der AppData-Ordner ist Bestandteil Ihres User-Profils und der Eigenen Dateien. Allerdings nicht sichtbar in den Standardeinstellungen. Das könnte man ändern. Allerdings ist dieser Ordner nicht ohne Grund unsichtbar und meistens haben Sie als User in den Firmen keinen Zugriff auf diesen Ordner.

Wie komme ich nun in den Signatures Ordner?

 

  1. Geben Sie in das Suchfeld unten links in der Startleiste (Lupe) folgende Suchphrase ein: %appdata%\microsoft\signatures
  2. Bestätigen Sie mit ENTER.

 

Sie gelangen direkt zu den einzelnen Signaturen, also dem kompletten Inhalt des Ordners Signatures, auch wenn dieser Ordner in der Regel ausgeblendet ist.

Zum Video Outlook Signaturen exportieren

 

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

TIPP

Den Backslash \ stellen Sie dar mit der Tastenkombination AltGr + ß

oder

Sie kopieren einfach die Suchphrase: Markieren – STRG C + STRG V

Schritt für Schritt den Ordner Signatures exportieren

 

Wie oben beschrieben, steuern Sie den Ordner Signatures an.

  1. Kopieren Sie den kompletten Inhalt des Ordners Signatures z.B. auf einen USB-Stick, mit dem Shortcut STRG+A für alles markieren – Rechtsklick auf die Markierung – Senden an den Stick, der im PC steckt.
  2. Im anderen Computer steuern Sie ebenfalls wieder diesen Pfad an: C:\…\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
  3. Kopieren Sie nun die Inhalte vom Stick in den Ordner Signatures des anderen Computers.  Achten Sie darauf in den richtigen USER-Ordner zu kopieren, falls dort mehrere Nutzer angemeldet sind.
  4. Damit sind alle Outlook Signaturen exportiert auf einen weiteren Computer.

Das gleiche Verfahren gilt auch, wenn Sie die Signaturen einem anderen Nutzer zukommen lassen möchten. Also derselbe Computer, aber einem anderen Nutzer.

HINWEIS: In Firmen dürfen häufig keine Sticks o.ä. Datenträger angeschlossen werden. Fragen Sie Ihre Admins!

 

Viel Erfolg

Ihr Othmar Wrana

Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

von | 12/05/2020 | Microsoft 365, Outlook | 0 Kommentare

Lesedauer 5 Minuten

Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

 

Der Titel lässt es erahnen. Hier geht es nicht um Einstellungen des Kontos in der Desktop-Version, sondern um Einstellungsmöglichkeiten in der Cloud. In diesem Beitrag/ Video werden keine Postfach-Einrichtungen erläutert (POP und IMAP etc.), sondern Einstellungen für Optik und Funktionen, wie Signaturen etc.

Viele von Ihnen kennen bereits die Einstellungen. Wenn man erst einmal den Weg gefunden hat, richten Sie auch eine Signatur problemlos ein. 

Mit einem Klick auf das Einstellungsrad in der obersten Menüleiste finden Sie die Einstellungen, die Ihnen in der Cloud das Outlook-Leben erleichtern können. Sie sehen die sogenannten Schnelleinstellungen. Stellen Sie hier den  „Dunkler Modus“ ein und schalten die „Desktop-Benachrichtigungen“ für ungestörtes Arbeiten einfach ab. Mit einem Klick auf „Alle Anzeigen“ öffnen Sie weitere Designs. Ein einfaches Scrollen führt Sie in die Einstellungen wie  „Unterhaltungsansicht“ und „Lesebereich“. Gerade beim Online-Arbeiten haben wir nicht immer größere Bildschirmansichten zur Verfügung und umso wichtiger ist eine komfortable Ansicht.

Am Ende der Outlook Einstellungen befindet sich der Link zu Alle Outlook -Einstellungen anzeigen. Dieser Punkt führt uns in weitere Einstellungsmöglichkeiten, auf die ich nur kurz eingehe.

Alle Outlook 365 Einstellungen

 

Wie bereits oben beschrieben, mit einem Klick auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen öffnet sich ein neues Fenster. Es besteht aus 3 Spalten.

Die linke Spalte nimmt die Komponenten auf wie Allgemein, E-Mail, Kalender, Personen und im Bild „Premium“. Hier im letzten Punkt handelt es sich rund um die Funktionen in Ihrem Abonnement, sofern vorhanden. Im Bild darunter findet man diesen Punkt nicht. Mit einem Klick auf die jeweilige Komponente öffnen sich in der zweiten Spalte die dazugehören Details, oder Unterpunkte, die Sie einstellen können.

Zum Schluss finden Sie den Link „Schnelleinstellungen anzeigen“, der Sie wieder zurückführt.

Im Punkt „E-Mail“ sind folgende Outlook 365 Einstellungen hervorzuheben

 

  • Signatur einrichten über „Verfassen und Antworten“
  • Vorgaben für das Teilen (Freigeben) von Dokumenten
  • Die umfangreiche Regelerstellung
  • Weiterleitung von E-Mails an andere Postfächer
  • Automatische Antworten bei Abwesenheit.

 

Zum Punkt „Regeln“ werde ich ein EXTRA-Video erstellen. Regeln sind sehr umfangreich!

Das nur um die wichtigsten Outlook 365 Einstellungen Punkte zu nennen.

Video Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Weiterführender Link zu Outlook 365 Einstellungen

Ändern von Kontoeinstellungen in Microsoft 365 Business

 

Viel Erfolgt mit Outlook 365 wünscht Ihnen

Othmar Wrana

Das könnte Sie auch interessieren

Outlook 365 ONLINE E-Mail schreiben

von | 06/03/2020 | Outlook | 0 Kommentare

Lesedauer 6 Minuten

E-Mail schreiben Outlook 365 online

 

Es geht um die Variante Outlook 365 ONLINE. Die Online-Variante unterscheidet sich etwas vom offline installierten Outlook 365. Auf das grundsätzliche E-Mail schreiben gehe ich im Video ein. Ich beschreibe es aber nicht schriftlich, weil es so unterschiedlich zur Offline-Installation nicht ist.  Hier geht es vor allem um die kleinen Unterschiede der Online-Variante von Outlook 365 zur Offline-Installation.

Das Video zu Outlook 365 Online

 

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Immer wieder das BCC-Feld – wo ist das in Outlook 365 online?

 

Die Blind-Carbon-Copy, das BCC-Feld, wird häufig falsch oder gar nicht genutzt. Dabei ist vor dem Hintergrund der steigenden Datenschutzmaßnahmen dieses eine Feld besonders wichtig – und dabei am einfachsten umzusetzen. Nur wo ist es? Direkt vor Ihrer Nase und trotzdem gibt es zahlreiche Anfragen, wie das BCC-Feld sichtbar wird. 

Oben rechts im Nachrichtenfenster klicken Sie auf BCC. Möglich ist auch, dass Sie dort noch das CC-Feld einstellen müssen, falls Sie Outlook 365 Online zum ersten Mal einrichten oder starten.

Das Drei-Punkt-Menü 

Das Drei-Punkt-Menü befindet sich an zwei Stellen im Nachrichtenfenster. Erste Stelle wir oben im Bild direkt neben dem Papierkorb (Verwerfen) und an der zweiten Stelle unten in der sog. Statuszeile.

Mit Klick auf die 3 Punkte erhalten Sie weitere Befehle wie z.B.  E-Mail als Entwurf speichern, eine Signatur einfügen, die Wichtigkeit festlegen oder Nachrichten Optionen bestimmen.

Nachrichten formatieren

Es gibt neue Möglichkeiten eine E-Mail in Outlook 365 Online optisch zu gestalten, die in der Offline-Variante von Outlook nicht gegeben sind. Standardmäßig ist unten die Formatierungsleiste eingeblendet. Wer das abstellen möchte, bedient den Schalter Formatierungsoptionen ausblenden.

Emojis und Gifs einfügen

In der Statusleiste, unterhalb der Formatierungsleiste, finden Sie die Emojis und Gifs. Die Handhabung ist selbsterklärend und gehört zu den Zeitdieben 😉

Interessant ist der EDITOR-Stift. Hier verbirgt sich eine Korrekturhilfe für Rechtschreibung und Grammatik.

Speicherorte in Outlook 365 Online

Dateianhänge speichern Sie nach wie vor auf Ihren Laufwerken oder in der Cloud – ein Cloudspeicherorte wie OneDrive zum Beispiel.  Andere Cloudspeicher wie BOX, Dropbox und Google Drive können nur angesprochen werden, wenn eine entsprechende Installation dieses Cloudspeichers vorhanden ist. 

  1. Anfügen
  2. Cloudspeicherorte durchsuchen
  3. Konto hinzufügen

Selbstverständlich können Sie aus dem Cloudspeicher umgekehrt Dateien hochladen um sie mit Ihrer E-Mail zu versenden.

Viel Spaß und Erfolg mit Outlook 365 in der Online-Variante

Ihr Othmar Wrana

Das könnte Sie auch interessieren