Excel Xverweis – die neue Funktion in Excel 365

Sie sind genau richtig hier, wenn Sie die neue Funktion Excel Xverweis kennenlernen möchten. Seit einiger Zeit schon ist in der Abonnement-Version von Office 365 die neue Funktion integriert. Sie wurde im Vorfeld von Microsoft hochgelobt. Die neue Funktion Xverweis soll komfortabler und vielseitiger sein als der altbekannte SVerweis. Schauen wir uns das einmal gemeinsam an.

Zum Video – Excel Xverweis in Microsoft 365

 

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Xverweis Tabelle

Am Beispiel der Liste mit fünf Informationsspalten, möchte ich zum Namen des Mitarbeiters Schneider in der Spalte daneben den aktuellen Umsatz ausgeben. Ich benutze dazu die XVerweis-Funktion.

Xverweis – 3 Argumente

Ich gebe zunächst an, welches Kriterium ich suche. In dem Fall den Nachnamen.

Als zweites Argument den Bereich, der durchsucht werden soll – die Namensspalte, und als drittes Argument den Bereich, aus dem ich ein Ergebnis geliefert haben möchte – die Umsatzspalte. Die anderen angebotenen Argumente sind hier aktuell für uns ohne Bedeutung.

Ich bestätige das mit ENTER und bekomme das korrekte Ergebnis für Herrn Schneider, nämlich 94.143 €.

Von Links nach Rechts und umgekehrt

Ein Vorteil des XVerweises gegenüber dem Sverweis besteht darin, dass er nicht nur von links nach rechts arbeitet, sondern auch umgekehrt von rechts nach links.

Wenn ich meine Liste in eine andere Reihenfolge bringe, also den Umsatz etwa an erster Stelle habe, dann stellen Sie fest, dass das System in der Lage ist, die Argumente anzupassen. Es kann problemlos von rechts nach links durchsucht werden. Und natürlich können wir uns hierzu noch mal ganz kurz die Argumente detailliert ansehen.

  • Was wird gesucht?
  • In welchem Tabellenbereich soll er gesucht werden?
  • Aus welchem Ergebnisbereich möchte ich eine Rückgabe?

Xverweis – 2 Rückgabewerte

 

Sie können anders als bisher üblich, gleich zwei Rückgabewerte auf einmal erreichen. Allerdings müssen die beiden gewünschten Rückgabewerte unmittelbar nebeneinanderliegen.

 

Schauen wir uns das an. Ich gebe die Formel im ersten Feld ein. Natürlich wieder XVerweis, wiederum den Namen den ich suche, den Suchbereich und nun den Ergebnisbereich bzw. in diesem Fall auch gleich zwei Ergebnisbereiche, oder Rückgabematrizen. Ich markiere die beiden nebeneinanderliegenden Bereiche, bestätige mit ENTER, und habe definitiv gleich zwei Werte auf einmal gefunden.

 

Klicke ich die erste Formel an, taucht die zweite Formel in der Markierung mit auf. Markiere ich die zweite Formel, kann man beobachten, dass sie grau ist, denn die Hauptformel steht im Feld H2 in unserer Beispieltabelle.

4 Argumente

 

Ich suche nach einem Mitarbeiter mit Namen Mustermann, der sich aber in dieser Liste nicht befindet. Sicherlich kennen Sie das Problem vom SVerweis. Da taucht in der Regel eine Fehlermeldung NV auf, die man durch andere Funktionen unterdrücken kann. Beim XVerweis funktioniert das alles in einem einzigen Vorgang.

 

Welcher Name?
Was wird gesucht?
Welches Suchkriterium?
Welcher Rückgabebereich?

 

Sie erkennen schon das vierte Argument?
Wenn nicht gefunden, dann sagen Sie einfach „kein Eintrag vorhanden“ oder „Mitarbeiter nicht erfasst“.

Argumente zusammengefasst

 

Suchbereich – Suchmatrix – Ergebnisbereich und die Alternativausgabe – hier noch mal deutlich zum Anschauen. Die Alternativausgabe muss in Anführungszeichen stehen, wenn sie aus einem Text besteht. Textanteile in Formeln werden immer in Anführungszeichen gesetzt. Hätte ich lediglich eine Null haben wollen, hätte ich auf die Anführungszeichen verzichten können.

Vergleichsmodus

 

Nun hatten sie allerdings sicherlich schon bemerkt, dass es noch deutlich mehr Argumente gibt. Und genau genommen fehlen uns noch zwei, die ich auch hier kurz darstellen möchte. Den Vergleichsmodus und den Suchmodus stelle ich in einer neuen Beispieltabelle vor.

 

Bezüge, die Mitarbeiter erhalten und Steuersätze, die darauf angewendet werden. Auch hier stellen sie fest, es wird von rechts nach links gesucht.

 

Ich beginne mit meinem Xverweis. Gebe einen Bezug an, der natürlich nicht bis auf Euro und Cent innerhalb der Liste wieder auftauchen muss. Trage meine Suchmatrix ein. Anschließend den Ergebnisbereich. Wenn nicht gefunden, könnte ich einfach eine Null eintragen.

 

Ich möchte nun die letzten beiden Argumente vorstellen. Verzichte ich auf das Argument NULL, muss ich die leere Position mit einem Semikolon vorgeben.

 

Wir erhalten den Vergleichsmodus.

Eine 0 erfordert die exakte Übereinstimmung, die in der Regel in einer solchen Liste nicht gegeben ist.

 

Eine -1 erfordert die exakte Übereinstimmung oder nächst kleineres Element

Eine 1 erfordert die exakte Übereinstimmung oder nächst größeres Element

Eine 2 Platzhalterzeichenübereinstimmung.

 

Suchmodus

 

Dieses letzte Argument -Platzhalterzeichenübereinstimmung- ist zweifellos in besonders langen Listen praktisch. Ich kann den Suchmodus vorgeben, d. h. die Reihenfolge, in der die Liste durchsucht werden soll.

Vom ersten bis zum letzten Element. Das wird allgemein der Fall sein, unter Umständen auch mal von unten nach oben.

Man kann auch eine Binärsuche durchführen. Die Binärsuche erfordert eine spezielle Sortierung.

Wenn wir das jetzt nach dem Gedächtnis nachtragen, wäre das eine NULL für nicht gefunden, eine EINS für den Vergleichsmodus, denn ich möchte entweder die exakte Übereinstimmung, oder den nächsthöheren Steuersatz und schließlich eine EINS für den Suchmodus und stelle sicher, dass in jedem Fall auch eine sehr lange Liste komplett von oben nach unten durchsucht wird.

Zusammenfassung sämtlicher Argumente, die der XVerweis für sie bereithält.

  • Suchwert
  • Suchbereich
  • Ergebnisbereich
  • Alternativausgabe (lässt man sie weg, ersetzt man sie durch ein leeres Semikolon. Es wird automatisch eine Null gesetzt)
  • Vergleichsmodus (was soll geschehen, wenn der exakte Eintrag nicht zu finden ist?)
  • Suchmodus

Vielen Dank fürs Zuschauen.

Viel Spaß und Erfolg mit der neuen Funktion Xverweis in Excel 365

Cornelia Volk

 

Othmar Wrana

Damals wie heute übe ich meinen Beruf als Microsoft Office Trainer mit Leidenschaft aus und die positiven Feedbacks der Teilnehmer/innen bestärken mich immer wieder auf´s Neue. Ich freue mich darüber, dass ich meinen großen Erfahrungsschatz aus drei Jahrzehnten mit Ihnen teilen darf. Ich kann bestätigen, dass ein lebenslanges Lernen ein Garant für den Erfolg ist – aber es muss auch Spaß machen. Deshalb eine Empfehlung: LERNEN Sie, bilden Sie sich weiter – ein Leben lang – und haben Sie Freude an Ihrer Arbeit, dann kommt der Erfolg fast von alleine.

Mit herzlichen Grüßen aus Wiesbaden
Ihr Othmar Wrana

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