Excel sortieren Funktion in Excel 365

In diesem Beitrag wird die neue Funktion SORTIEREN in der Excel 365 Version vorgestellt. Entscheidend dabei ist die Möglichkeit, die Daten nicht im aktuellen Bereich zu sortieren, sondern die Sortierung in einem neuen Bereich vorzunehmen. Der neue Bereich ist verknüpft mit den Original Daten, so dass bei einer Änderung in den Original-Daten auch der neue sortierte Bereich sofort aktualisiert wird. (Dynamische Verbindung)

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Die Syntax der SORTIEREN-Funktion:

Die Funktion besitzt folgende Argumente

  1. Matrix: Der Zellbereich, der sortiert zurückgegeben werden soll
  2. Sortierindex Die Spalte nach der sortiert werden soll; Standardwert 1

bedeutet, es wird nach der ersten Spalte der Matrix sortiert.

  1. Sortierreihenfolge 1= aufsteigende Sortierung; -1 = absteigende Sortierung
  2. Nach Spalte WAHR = nach Spalten sortieren. FALSCH = nach Zeilen sortieren

Statt WAHR kann auch 1 eingetragen werden, statt Falsch gilt der Wert 0

Die Argumente 2-4 sind optional.

Werden diese Argumente nicht benutzt, wird die neue Tabelle immer aufsteigend nach der ersten Spalte sortiert.

Eine Spalte aus einer Matrix in einen neuen Bereich sortieren

Ziel ist es, die Spalte „NAME“ in ein neues Tabellenblatt sortiert zu übernehmen. (s. rechte Tabelle)

Diese Tabelle wurde als dynamische Tabelle formatiert mit dem Befehl: „Als Tabelle formatieren“. Zunächst soll nur die Name-Spalte in ein neues Blatt kopiert und sortiert werden.

Sortierfunktion

Beginn auf einem neuen Blatt mit der  Funktion „SORTIEREN“ in A2 .

Die Spaltenüberschrift wird manuell eingetragen.

Vorgehensweise

Nach Aufruf der Funktion SORTIEREN markiere ich die gesamte Tabelle. Als Matrix wird der Tabellenname mit dem Parameter ALLE gezeigt. Da ich nur die Namen-Spalte sortieren möchte, ändere ich ALLE in NAME ab.

Das nächste Argument „Sortierindex“ wird hier zunächst übersprungen durch Eingabe eines Semikolons.

Es folgt die Sortierfolge, hier „Aufsteigend“. Dafür steht die 1. Für „Absteigend“ sortieren ist der Parameter „-1“ einzutragen.

Das letzte Argument entscheidet, ob Spalten oder Zeilen sortiert werden sollen. Da hier die Zeilen sortiert werden sollen, kommt das Argument „Falsch“ oder „0“ zum Einsatz.

Mit Enter wird die Funktion abgeschlossen und die Namen-Spalte ist aufsteigend sortiert in einem neuen Tabellenblatt.

Was sind die Vorteile?

Wenn im Original-Blatt ein neuer Name eingetragen wird, z. B. „Musterfrau“, dann wird der neue Name sofort in die neue Liste richtig einsortiert. Beispiel: Neue Einträge sind Musterfrau und Aab, am Ende der Ursprungstabelle. Wird im Original ein Name nur korrigiert, erscheint die Korrektur auch in der sortierten Liste.

In der sortierten Tabelle sind die neuen Namen richtig „einsortiert“.

SORTIEREN mit SORTIER-INDEX

Im nächsten Fall soll nicht nur eine Spalte sortiert werden, sondern die gesamte Tabelle. Ich starte einen neuen Bereich und erstelle zunächst nur die Überschriften pro Spalte.

Die Funktion SORTIEREN besitzt bekanntlich folgende Argumente:

Die Funktion SORTIEREN wird gestartet, entweder per Assistent oder manuelle Eingabe.

Im ersten Schritt wird die gesamte Tabelle markiert.

Der Parameter #ALLE übernimmt auch die Spalten Überschriften.

Der Parameter #Daten übernimmt nicht die Spalten-Überschriften, sondern nur die Daten.

Bedeutung der letzten 3 Argumente

4 = Sortierindex; d. h. es wird nach der 4. Spalte der Original-Matrix sortiert

1 = Sortierreihenfolge; 1 bedeutet aufsteigend sortieren;  -1 bedeutet absteigend sortieren

0 = Es wird nach Zeile sortiert; dafür kann auch das Wort „Falsch“ eingetragen werden. Wird der Wert 1 eingetragen, wird nach Spalten sortiert.

Funktions-Assistent

Sofern mit dem Funktions-Assistenten gearbeitet wird, hat die Funktions Eingabe dieses Aussehen.

Zusammenfassung

Der Nutzen dieser SORTIEREN-Funktion liegt u. a. darin, dass die Originaldaten unverändert bestehen bleiben können, also in der ursprünglichen Eingabe-Reihenfolge. In einem neuen Bereich können jetzt diese Daten beliebig sortiert werden. Da die neue Tabelle dynamisch mit den Original-Daten verknüpft ist, werden Korrekturen sofort in die neue, sortierte Tabelle übernommen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit der neuen SORTIEREN Funktion von Excel 365

Ihr Othmar Wrana

Othmar Wrana

Damals wie heute übe ich meinen Beruf als Microsoft Office Trainer mit Leidenschaft aus und die positiven Feedbacks der Teilnehmer/innen bestärken mich immer wieder auf´s Neue. Ich freue mich darüber, dass ich meinen großen Erfahrungsschatz aus drei Jahrzehnten mit Ihnen teilen darf. Ich kann bestätigen, dass ein lebenslanges Lernen ein Garant für den Erfolg ist – aber es muss auch Spaß machen. Deshalb eine Empfehlung: LERNEN Sie, bilden Sie sich weiter – ein Leben lang – und haben Sie Freude an Ihrer Arbeit, dann kommt der Erfolg fast von alleine.

Mit herzlichen Grüßen aus Wiesbaden
Ihr Othmar Wrana

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