Outlook Regeln erstellen

Outlook Regeln erstellen

Erhalten Sie viele E-Mails als Kopie, die sogenannten  „CC-Mails“? Manchmal sind sie gar nicht wichtig und einige CC-Mails muss man nicht sofort lesen, sondern vielleicht erst viel später, wenn es im Büro etwas ruhiger zugeht. Die Absender von CC-E-Mails möchten sicher gehen, dass ALLE die Informationen erhalten und setzten Sie einfach auf die „CC-Liste“. Leider ist dieser Absender nicht der einzige Absender mit „ganz wichtigen“ Infos und so verstopfen unzählige E-Mails Ihr Postfach. Die CC-Funktion in Outlook derart missbraucht, führt zu diesem hausgemachten Datenmüll, der mit Outlook Regeln erstellen beseitigt werden kann.

Alle CC E-Mails werden automatisch beim Abholen in einen Unterordner verschoben. Bestimmt fallen Ihnen noch mehr mögliche „Störenfriede“ ein, die Sie erst einmal am liebsten aus Ihrem Postfach verbannen würden. Dann klappt es wieder mit dem Überblick im Outlook-Postfach.

Mit Outlook Regeln erstellen ist wirklich nicht schwer. Wir stellen Ihnen den Regelassistenten vor. Weiter unten im Text stellen wir Ihnen noch weitere mögliche Regeln vor und geben Tipps, was Sie unbedingt beachten sollten, bevor Sie Regeln in Outlook erstellen.

Regelassistent in Outlook 2007 erreichen Sie unter EXTRAS  > REGELN
Outlook Versionen 2013 und 2016 sind identisch mit 2010

Wir zeigen Ihnen im Video eine Regelerstellung in Outlook 2010 die dafür sorgt, dass alle E-Mails, die Ihnen als Kopie zugesandt werden, in einen dafür bestimmten Extra-Ordner automatisch abgelegt werden. Prinzipiell können Sie danach selbstverständlich andere Regeln erstellen.

Ein Beispiel wäre, immer einen bestimmten Absender, wie die E-Mails eines Kollegen, gleich in den dafür vorgesehen Ablageordner zu sortieren. In unserem Video geht es um die einfache Regel ohne Ausnahme.

Ordner erstellen:

Zunächst erstellen Sie bitte im Posteingang einen Unterordner mit der gewünschten Bezeichnung, in unserem Beispiel ist das „CC“, das übrigens für Carbon Copy steht. Der Ordner CC ist noch ohne Inhalt. Das Erstellen des neuen Ordners kann auch im weiteren Verlauf der Regelerstellung im Assistenten vorgenommen werden. Muss also nicht unbedingt gleich am Anfang geschehen.

CC Ordner im Posteingang anlegen

Regelassistenten aktivieren:

Der Regelassistent wird aktiviert mit einem Klick im
Register Start > Regeln > Regel erstellen – im neuen Fenster Klick unten rechts auf  > erweiterte Optionen.

Regelassistent in Outlook 2007 erreichen Sie unter EXTRAS –REGELN, Outlook Versionen 2013 und 2016 sind identisch mit 2010.

Welche Bedingungen möchten Sie überprüfen:

Schritt 1: Sie sehen in dieser Dialogbox welche Bedingungen Outlook prüfen kann, wenn eine Email eintrifft. In unserem Fall soll geprüft werden, ob mein Name im Feld CC enthalten ist. Daher wird diese Option aktiviert. WEITER…

CC regel im Regelassistenten anlegen

Was soll mit dieser Nachricht passieren:

Schritt1: Ich will diese Email in einen ZIEL Ordner verschieben und wähle daher die erste Option aus.
Schritt 2: Nun muss noch der Zielordner bestimmt werden, dies geschieht im unteren Teil der Dialogbox. Mit einem KLICK auf das blaue Wort ZIELORDNER werden alle vorhandenen Ordner gezeigt. Gut, wenn Sie jetzt wie im Absatz oben „Ordner erstellen“ bereits einen Unterordner erstellt haben. Andernfalls klicken Sie jetzt bitte auf den Button „NEU“ und legen jetzt einen Ordner an. Ich wähle hier den Ordner CC aus und bestätige mit OK. WEITER…

was soll mit der Nachricht passieren

Möchten Sie Ausnahmen festlegen?

Haben Sie keine Ausnahmen, gibt es nichts einzustellen. Lesen Sie sich ruhig einmal durch, welche Ausnahmen Sie dieser Regel hinzufügen können. Im Video gehe ich nicht weiter darauf ein. WEITER…

Regelassistent – letztes Fenster:

Schritt 1: Sie können der Regel einen Namen geben für späteres leichtes Auffinden, oder einfach so stehen lassen.
Schritt 2: Legen Sie mit dem ersten Häkchen fest, dass die Regel auf bereits vorhandene E-Mails angewendet wird und mit dem zweiten Häkchen ist die Regel für die Zukunft aktiviert.

Ein Klick auf FERTIGSTELLEN

startet die Regel und alle bereits vorhandenen CC-Mails werden in den Ordner CC verschoben. Je nach Anzahl der CC Mails kann das einen kleinen Moment dauern.

Zukünftig werden alle CC-E-Mails automatisch in den CC-Ordner verschoben.

Bestimmt können Sie sich jetzt vorstellen, dass noch einige andere Regeln Ihnen die Arbeit abnehmen und erleichtern könnten im täglichen Kampf gegen die E-Mail-Fluten. Wir haben ein paar Ideen dafür, die wir Ihnen nicht vorenthalten werden.

Regel fertigstellen

Weitere Tipps gegen die E-Mail-Fluten

1. E-Mails per Regel eine Kategorie zuweisen, z.B. alle E-Mails die ein bestimmtes Projekt betreffen, werden in GRÜN dargestellt.

2. E-Mails von einer bestimmten Firma zeichnen sich meistens durch einen Domainnamen in der Emailadresse aus. Also warum nicht einen Firmenordner anlegen und alle diese E-Mails der Firma in einen Firmenordner fließen lassen?

3. Newsletter verschieben. Diese Newsletter habe ich bestellt und die will ich haben. Jedoch kann ich sie auch zu einem späteren Zeitpunkt lesen und benötige sie nicht direkt im Posteingang. Die Newsletter können gut nach den Adressen gefiltert werden. Will ich alle Newsletter gesammelt in einem Newsletter-Ordner ablegen, muss ich nach einem Stichwort suchen lassen und nicht nach Adressen filtern. Gute Stichwörter wären z.B. unsubscribe, Abmeldung, abmelden. Meistens sind diese Wörter am Ende eines (seriösen) Newsletters enthalten.

4. Regeln können auch für den Ordner „Gesendete Objekte“ erstellt werden. Zum Beispiel bei den Anfragen für Angebote. Das Schlüsselwort bleibt Ihnen überlassen, aber egal was für ein Suchwort, es kann im Betreff und im Textfeld vorkommen.

5. Nur die wichtigsten Emails sollen Sie unterbrechen dürfen. Sie können die Mailbenachrichtigungen komplett ausschalten. Die E-Mails Ihres Vorgesetzten, wichtiger Kunden oder die des Ehepartners möchten Sie schon sehen und darüber benachrichtigt werden. Mit Regeln in Outlook schalten Sie diese Benachrichtigungsfunktion partiell wieder ein.

6. Regeln für häufig wiederkehrende Aufgaben: Sie wissen am besten selbst, welche Aufgaben sich an Ihrem Arbeitsplatz ständig wiederholen. Zum Beispiel die „Anmeldung für das Seminar XY“ ausdrucken und ablegen. Die Regel könnte z.B. lauten: Alle E-Mails, die im Betreff oder Text (Bedingung mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text) die Wörter Anmeldung, Seminaranmeldung oder Seminarbestätigung enthalten, diese drucken (was soll mit der Nachricht passieren) und anschließend in den Ordner Seminaranmeldungen verschieben.

Allgemeine Informationen zum Thema Regeln erstellen in Outlook

Seien Sie so präzise wie möglich beim Formulieren Ihrer Outlook-Regeln, ohne das Kind mit dem Bade auszuschütten. Was soll das bedeuten?

Sind Sie zu genau, brauchen Sie viele einzelne Regeln. Sind Sie ungenau, erwischt es E-Mails die Sie gar nicht berücksichtigen wollten. Also überlegen Sie wirklich gut und formulieren dann die Regeln. Selbstverständlich können Sie eine bestehende Regel ändern oder löschen, falls Ihnen ein Fehler unterlaufen ist.

Wenn ich eine Regel wieder lösche, wird dann alles rückgängig gemacht?
NEIN. Jede ausgeführte Regel bleibt ausgeführt. Die Löschung einer Regel wirkt sich nur auf zukünftige E-Mails aus. Ebenso bei einer Änderung der Regel.