Vorlagen in Outlook 365 erstellen

von | 22/03/2022 | Outlook | 0 Kommentare

Vorlage in Outlook 365 erstellen

 

Mit folgenden Schritten wird eine Outlook 365 Vorlage erstellt:

  1. Start – Neue E-Mail
  2. Schreiben der E-Mail mit dem gewünschten Inhalt.
  3. Bei Bedarf anfügen einer Anlage
  4. Das Speichern erfolgt über „Datei“ – „Speichern unter“ – Name für die Vorlage eintragen
  5. „Dateityp“ muss die „Outlook-Vorlage“ sein. Die Erweiterung lautet .oft
  6. Speicherort ist der Ordner „Templates“ 
  7. Speichern

     

    Damit ist die Outlook Vorlage erstellt.

Das Video zum Thema Vorlagen in Outlook 365 erstellen

Mit der Outlook-Vorlage eine E-Mail erstellen

 

Jetzt soll die Vorlage genutzt werden, um eine E-Mail zu erstellen.

Vorgehensweise:

  1. Menü Start
  2. Punkt „Neue Elemente“
  3. Weitere Elemente
  4. Formular auswählen

Speicherort ist „Vorlagen im Dateisystem“

 

Vor dem Versand der E-Mail, kann der Vorlageninhalt beliebig verändert und angepasst werden.

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E-Mails im Posteingang farbig hervorheben und E-Mail Postfach organisieren

von | 08/09/2020 | Outlook | 9 Kommentare

E-Mail Postfach organisieren. Im Posteingang werden E-Mails farbig markiert

Gilt für Outlook 363/2016

Bei der täglichen E-Mail Flut kann es vorkommen, dass eine wichtige Nachricht übersehen wird. Die Lösung: Verpassen Sie bestimmten E-Mails eine Farbe im Posteingang. Das ist nur eine Maßnahme, mit der Sie Ihr E-Mail Postfach organisieren.

Aufgabe: Zum Beispiel sollen von bestimmten Personen eingehende E-Mails rot gekennzeichnet werden.

 

Das Video zum Thema

Achtung Phishing – bitte wachsam bleiben

Wir unterstützen Betrugstest.com und möchten Sie sensibilisieren, Merkmale von Phishing-Mails zu erkennen.

Aus diesem Grund zeigen wir am Ende dieses Beitrags eine Infografik von betrugstest.com zu diesem Thema.  Die Infografik vermittelt einfach und bildhaft wichtige Informationen, die Sie im Ernstfall vor Pishing-Mails schützen können.

Springen Sie direkt dorthin.

Die Vorgehensweise, um E-Mails farbig zu markieren

1. Wählen Sie das Register Ansicht
2. Ansichtseinstellungen

Sie erhalten die folgende Dialogbox

3. Wählen Sie den Punkt Bedingte Formatierung

Es folgt diese Dialog-Box; die vorhandenen Regeln können nicht gelöscht werden, aber sie könnten bei Bedarf anders formatiert werden.

4. Mit Hinzufügen vergeben Sie einen Namen und wählen die gewünschte Formatierung aus.

Es kann eine Schrift-Farbe gewählt werden, sowie die Schriftgröße und der Schriftschnitt.

5. Legen Sie im letzten Schritt fest

welche Bedingung gelten soll, um die E-Mail farblich zu kennzeichnen. Hier soll ein bestimmter Absender hervorgehoben werden.

Mit dem Befehl BEDINGUNG folgt die Box wie rechts zu sehen

Die Adresse wird unter Von ausgewählt.  Schließend Sie den Dialog mit Ok.

Im Beispiel werden eingehende E-Mails von Othmar Wrana jetzt rot hervorgehoben, wenn die von Ihnen festgelegte Bedingung erfüllt ist.

Im Video zeige ich ein weiteres Beispiel für die Hervorhebung einer Betreffzeile. Diese Maßnahmen bilden nur einen kleiner Teil vieler Möglichkeiten, den E-Mail Posteingang zu organisieren.

Gutes Gelingen und Spaß mit Outlook

Ihr Othmar Wrana

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Achtung Phishing – Wachsam bleiben

 


(via www.betrugstest.com)

Posteingang Outlook 2016 organisieren

von | 15/01/2020 | Outlook | 0 Kommentare

Posteingang Outlook 2016 organisieren

Es geht um die Vielzahl von E-Mails, die täglich das Postfach erreichen. Auf welche Art und Weise lassen sich die E-Mails ablegen bzw. organisieren, um sie bei Bedarf wieder zu finden?

Im Video wird erklärt, wie mit Ordnern und Regeln E-Mails abgelegt werden können.

HINWEIS: Diese Funktionen sind ab Outlook 2010 möglich.

VIDEO Posteingang Outlook 2016 – Organisieren

Ordner erstellen

Ausgangspunkt ist der Ordner POSTEINGANG. Je nach Aufgabenstellung ist es hilfreich, Unterordner anzulegen. Es gibt dafür leider keinen allgemeingültigen Königsweg. Es kommt immer auf den Einzelfall an.

Ein Ordner kann erstellt werden per Rechtsklick auf POSTEINGANG, in der folgenden Dialogbox wählt man „Neuer Ordner…“ und vergibt einen Namen.

E-Mails manuell in Ordner verschieben nach Absendern

Dazu ist es nützlich, wenn der Posteingang nach der Absender-Spalte sortiert ist. Einfach auf das Wort VON mit der linken Maustaste klicken und die Spalte ist aufsteigend sortiert. Ein erneuter Klick sortiert die Spalte absteigend.

Um alle E-Mails eines Absenders manuell zu verschieben, genügt es, die blaue Kopfzeile per drag and drop in den gewünschten Ordner zu verschieben.

Regel erstellen

Mit einer Regel werden automatisch alle E-Mails, die einem bestimmten Kriterium entsprechen automatisch in einen Ordner verschoben. Alternativ kann eine  eine andere Aktion durchgeführt werden. Im folgenden Beispiel sollen alle E-Mails mit einer Größe zwischen 1-9 MB in einen extra Ordner verschoben werden.

DATEI – Regeln und Benachrichtigungen

Der Einstieg erfolgt über den Befehl DATEI – Regeln und Benachrichtigungen.

Es empfiehlt sich, die Regel ohne Vorlage zu beginnen, damit stehen später alle möglichen Aktionen zur Verfügung.

Im Video werden E-Mails gesucht die eine Größe von 1-9 MB aufweisen. Diese sollen dann in den Ordner „GROßE DATEIEN“ verschoben werden.

 

Kriterium wählen (Bedingung)

Die gewünschte Größe wird im unteren Teil der Dialogbox vorgegeben per Klick auf den blauen Link.

Im nächsten Schritt wird die Aktion ausgewählt, die von der Regel durchgeführt wird.

Aktionen auswählen

Hier wir bestimmt, was mit den E-Mails passieren soll, die das Kriterium erfüllen. In den meisten Fällen sollen die E-Mails in einen bestimmten Ordner verschoben werden. Denkbar wäre auch, dass unerwünschte E-Mails gleich gelöscht werden.

Regel anwenden

Im letzten Schritt wird festgelegt, dass die Regel auf bereits vorhandene E-Mails angewendet werden soll. 

Mit dem Befehl „Fertig stellen“ werden alle E-Mails mit der Größe zwischen 1-9 MB in den Ordner „Große Dateien“ verschoben.

Alle neu eingehenden E-Mails mit dieser Größe werden danach sofort den Zielordner verschoben. Auch hier zeigt eine blaue Zahl die ungelesenen E-Mails an.

E-Mail mit Farbe hervorheben

Eine weitere Möglichkeit, den Posteingang zu organisieren besteht im Einsatz von Farben.

Hier sollen alle E-Mails in grün gezeigt werden, wenn der Betreff das Word „Seminar“ enthält.

Register ANSICHT:  Ansichtseinstellungen

In der Bedingten Formatierung werden die notwendigen Parameter definiert.

Bedingung festlegen

Im nächsten Schritt wird die Bedingung definiert wann dieses Format Gültigkeit hat. Hier soll im Betreff oder Nachrichtentext das Word „Seminar“ vorhanden sein.

 

Zusammenfassung

Für die Organisation des Posteingangs in Outlook 2016 haben Sie zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie mittels Anlage von Ordnern die E-Mails nach Projekten, Themen oder anderen Kriterien ablegen. Die Ablage kann manuell erfolgen mit drag and drop oder durch Erstellen von Regeln,

Als zweite Option können E-Mails farblich hervorgehoben werden.

HINWEIS: Diese Funktionen sind ab Outlook 2010 möglich.

Ich wünsche viel Erfolg beim Organisieren in Outlook.

Ihr Othmar Wrana

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