Ordner erstellen

Ausgangspunkt ist der Ordner POSTEINGANG. Je nach Aufgabenstellung ist es hilfreich, Unterordner anzulegen. Es gibt dafür leider keinen allgemeingültigen Königsweg. Es kommt immer auf den Einzelfall an.

Ein Ordner kann erstellt werden per Rechtsklick auf POSTEINGANG, in der folgenden Dialogbox wählt man „Neuer Ordner…“ und vergibt einen Namen.

E-Mails manuell in Ordner verschieben nach Absendern

Dazu ist es nützlich, wenn der Posteingang nach der Absender-Spalte sortiert ist. Einfach auf das Wort VON mit der linken Maustaste klicken und die Spalte ist aufsteigend sortiert. Ein erneuter Klick sortiert die Spalte absteigend.

Um alle E-Mails eines Absenders manuell zu verschieben, genügt es, die blaue Kopfzeile per drag and drop in den gewünschten Ordner zu verschieben.

DATEI – Regeln und Benachrichtigungen

Der Einstieg erfolgt über den Befehl DATEI – Regeln und Benachrichtigungen.

Es empfiehlt sich, die Regel ohne Vorlage zu beginnen, damit stehen später alle möglichen Aktionen zur Verfügung.

Im Video werden E-Mails gesucht die eine Größe von 1-9 MB aufweisen. Diese sollen dann in den Ordner „GROßE DATEIEN“ verschoben werden.

Kriterium wählen (Bedingung)

Die gewünschte Größe wird im unteren Teil der Dialogbox vorgegeben per Klick auf den blauen Link.

Im nächsten Schritt wird die Aktion ausgewählt, die von der Regel durchgeführt wird.

Aktionen auswählen

Hier wir bestimmt, was mit den E-Mails passieren soll, die das Kriterium erfüllen. In den meisten Fällen sollen die E-Mails in einen bestimmten Ordner verschoben werden. Denkbar wäre auch, dass unerwünschte E-Mails gleich gelöscht werden.

Regel anwenden

Im letzten Schritt wird festgelegt, dass die Regel auf bereits vorhandene E-Mails angewendet werden soll. 

Mit dem Befehl „Fertig stellen“ werden alle E-Mails mit der Größe zwischen 1-9 MB in den Ordner „Große Dateien“ verschoben.

Alle neu eingehenden E-Mails mit dieser Größe werden danach sofort den Zielordner verschoben. Auch hier zeigt eine blaue Zahl die ungelesenen E-Mails an.

E-Mail mit Farbe hervorheben

Eine weitere Möglichkeit, den Posteingang zu organisieren besteht im Einsatz von Farben.

Hier sollen alle E-Mails in grün gezeigt werden, wenn der Betreff das Word „Seminar“ enthält.

Register ANSICHT:  Ansichtseinstellungen

In der Bedingten Formatierung werden die notwendigen Parameter definiert.

Bedingung festlegen

Im nächsten Schritt wird die Bedingung definiert wann dieses Format Gültigkeit hat. Hier soll im Betreff oder Nachrichtentext das Word „Seminar“ vorhanden sein.