Teilergebnis in Excel

Wir zeigen Ihnen, wie Sie schnell und unkompliziert Ihre Datensatzlisten mit Hilfe der Funktion Teilergebnis in Excel auswerten können.

Im Video üben wir mit einer Beispieltabelle. Sie erstellen ein

1. Teilergebnis in Excel für die Umsatzzahlen der Mitarbeiter pro Gebiet.
2. Das Hinzufügen einer Auswertung zu einem bestehenden Teilergebnis wie z.B. Mittelwert und höchster Umsatz anzeigen lassen.
3. Seitenumbrüche zwischen Gruppen einfügen – für lange Datensatzlisten

Teilergebnis in Excel für die Umsatzzahlen der Mitarbeiter pro Gebiet

Erste Voraussetzung:

Die Spalte, nach der Sie auswerten möchten, muss sortiert vorliegen. Also klicken Sie irgendwo in einen Bereich dieser Spalte (im Beispiel ist es B) und über „DATEN“ im Menü klicken Sie auf den Button „aufsteigende Sortierung“.

Zweite Voraussetzung:

Füllen Sie ein Dialogfeld aus – wieder über „DATEN“ –  in der Befehlsgruppe „Gliederung“ befindet sich der Schalter „TEILERGEBNIS“. Excel schlägt vor, die Datensätze nach der ersten Spalte, also nach dem Namen zusammen zu fassen. Wir werden aber nach „Gebiet“ auswerten und wählen Gruppieren nach Gebiet. Im Feld „Unter Verwendung von:“ belassen wir es bei der Summe.

Excel schlägt als Auswertungsfeld die letzte Spalte vor, in diesem Fall den Umsatz, was an dieser Stelle auch korrekt ist. Mit einem Klick auf OK schließen Sie ab und erhalten Ihr erstes Teilergebnis in Excel.

Gliederungssymbole und Hierarchieebenen in Teilergebnisse

Im linken Rand von Excel erkennen Sie nun Gliederungssymbole. Excel hat hier drei Hierarchieebenen erkannt. Standardmäßig wird immer die niedrigste Ebene angezeigt, also sehen Sie im Moment alle Einzelheiten. Mit einem Klick auf die zweite Ebene, bekommen Sie lediglich Ihre Zusammenfassung, die Gruppensummen bzw. die Teilergebnisse. Schalten Sie mit einem Klick in die erste Ebene, sehen Sie lediglich den Gesamtbetrag.

Möchten Sie ein Ergebnis genauer betrachten, klicken Sie auf das PLUS-Zeichen bei z.B. Rheinland-Pfalz und haben nun den Blick auf die Umsätze der Mitarbeiter dieses Bundeslandes.

Tabelle wieder in den Ursprungszustand zurück versetzen

Im Menü DATEN > in der Befehlsgruppe „Gliederung“ befindet sich der Schalter „TEILERGEBNIS“. Den klicken Sie wieder an, wie schon zur Erstellung. Im neuen Fenster „Teilergebnisse“ klicken Sie auf das Feld „ Alle entfernen“. Ihre Tabelle befindet sich sofort wieder im Ursprungszustand.

Das Hinzufügen einer Auswertung zu einem bestehenden Teilergebnis

wie z.B. Mittelwert und höchster Umsatz anzeigen lassen.

Bleiben wir noch einen Moment bei den weiteren Möglichkeiten und klicken noch einmal auf den Schalter Teilergebnis.

Sie können unter verschiedenen statistischen Funktionen wählen. Im Video stellt Ihnen Cornelia Volk den Mittelwert vor und fügt eine zusätzliche Auswertung hinzu – das beste/höchste Umsatz-Einzelergebnis.

Wichtiges zu beachten: wenn Sie eine Auswertung in einer Tabelle hinzufügen möchten, ist eine Einstellung entscheidend: Entfernen Sie das Häkchen vor „ Vorhandene Teilergebnisse ersetzen“. In unserem Beispiel bedeutete das Vergessen dieser Einstellung, dass nur der Mittelwert angezeigt würde.

Abschließend auf OK klicken und sich dem linken Rand zuwenden, der um eine weitere Gliederungsebene erweitert wurde. Diese Auswertung hat nun 4 Ebenen. Klicken Sie sich doch mal durch die Ebenen und schauen sich das Ergebnis an.

Seitenumbrüche zwischen Gruppen einfügen bei langen Datensatzlisten

Die Funktion „Teilergebnis “ in Excel bietet bei langen Datensatzlisten auch die Möglichkeit, zwischen den einzelnen Gruppen Seitenumbrüche einzusetzen.

In unserer Beispieltabelle sind alle vorherigen Gruppierungen gelöscht. Bitte klicken Sie nun erneut auf „Teilergebnis“ und gruppieren im Fenster nach Gebiet – Summe – Umsatz, so wie oben bereits beschrieben.

Zusätzlich setzten Sie nun ein Häkchen vor „Seitenumbrüche zwischen Gruppen einfügen“. Mit OK bestätigen Sie diese Auswahl und erkennen an den gestrichelten Linien die Seitenumbrüche. Selbstverständlich noch besser zu erkennen in der Seitenansicht.