Posteingang Outlook 2016 organisieren

Posteingang Outlook 2016 organisieren

Es geht um die Vielzahl von E-Mails, die täglich das Postfach erreichen. Auf welche Art und Weise lassen sich die E-Mails ablegen bzw. organisieren, um sie bei Bedarf wieder zu finden?

Im Video wird erklärt, wie mit Ordnern und Regeln E-Mails abgelegt werden können.

HINWEIS: Diese Funktionen sind ab Outlook 2010 möglich.

VIDEO Posteingang Outlook 2016 – Organisieren

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Ordner erstellen

Ausgangspunkt ist der Ordner POSTEINGANG. Je nach Aufgabenstellung ist es hilfreich, Unterordner anzulegen. Es gibt dafür leider keinen allgemeingültigen Königsweg. Es kommt immer auf den Einzelfall an.

Ein Ordner kann erstellt werden per Rechtsklick auf POSTEINGANG, in der folgenden Dialogbox wählt man „Neuer Ordner…“ und vergibt einen Namen.

E-Mails manuell in Ordner verschieben nach Absendern

Dazu ist es nützlich, wenn der Posteingang nach der Absender-Spalte sortiert ist. Einfach auf das Wort VON mit der linken Maustaste klicken und die Spalte ist aufsteigend sortiert. Ein erneuter Klick sortiert die Spalte absteigend.

Um alle E-Mails eines Absenders manuell zu verschieben, genügt es, die blaue Kopfzeile per drag and drop in den gewünschten Ordner zu verschieben.

Regel erstellen

Mit einer Regel werden automatisch alle E-Mails, die einem bestimmten Kriterium entsprechen automatisch in einen Ordner verschoben. Alternativ kann eine  eine andere Aktion durchgeführt werden. Im folgenden Beispiel sollen alle E-Mails mit einer Größe zwischen 1-9 MB in einen extra Ordner verschoben werden.

DATEI – Regeln und Benachrichtigungen

Der Einstieg erfolgt über den Befehl DATEI – Regeln und Benachrichtigungen.

Es empfiehlt sich, die Regel ohne Vorlage zu beginnen, damit stehen später alle möglichen Aktionen zur Verfügung.

Im Video werden E-Mails gesucht die eine Größe von 1-9 MB aufweisen. Diese sollen dann in den Ordner „GROßE DATEIEN“ verschoben werden.

 

Kriterium wählen (Bedingung)

Die gewünschte Größe wird im unteren Teil der Dialogbox vorgegeben per Klick auf den blauen Link.

Im nächsten Schritt wird die Aktion ausgewählt, die von der Regel durchgeführt wird.

Aktionen auswählen

Hier wir bestimmt, was mit den E-Mails passieren soll, die das Kriterium erfüllen. In den meisten Fällen sollen die E-Mails in einen bestimmten Ordner verschoben werden. Denkbar wäre auch, dass unerwünschte E-Mails gleich gelöscht werden.

Regel anwenden

Im letzten Schritt wird festgelegt, dass die Regel auf bereits vorhandene E-Mails angewendet werden soll. 

Mit dem Befehl „Fertig stellen“ werden alle E-Mails mit der Größe zwischen 1-9 MB in den Ordner „Große Dateien“ verschoben.

Alle neu eingehenden E-Mails mit dieser Größe werden danach sofort den Zielordner verschoben. Auch hier zeigt eine blaue Zahl die ungelesenen E-Mails an.

E-Mail mit Farbe hervorheben

Eine weitere Möglichkeit, den Posteingang zu organisieren besteht im Einsatz von Farben.

Hier sollen alle E-Mails in grün gezeigt werden, wenn der Betreff das Word „Seminar“ enthält.

Register ANSICHT:  Ansichtseinstellungen

In der Bedingten Formatierung werden die notwendigen Parameter definiert.

Bedingung festlegen

Im nächsten Schritt wird die Bedingung definiert wann dieses Format Gültigkeit hat. Hier soll im Betreff oder Nachrichtentext das Word „Seminar“ vorhanden sein.

 

Zusammenfassung

Für die Organisation des Posteingangs in Outlook 2016 haben Sie zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie mittels Anlage von Ordnern die E-Mails nach Projekten, Themen oder anderen Kriterien ablegen. Die Ablage kann manuell erfolgen mit drag and drop oder durch Erstellen von Regeln,

Als zweite Option können E-Mails farblich hervorgehoben werden.

HINWEIS: Diese Funktionen sind ab Outlook 2010 möglich.

Ich wünsche viel Erfolg beim Organisieren in Outlook.

Ihr Othmar Wrana

Outlook 2016 für Einsteiger

Outlook 2016 für Einsteiger

 

Das Video behandelt das Thema Outlook 2016. Es ist gedacht für Anwender, die von Programmen wie Groupewise oder Lotus Notes auf Outlook umsteigen oder für Anwender ohne Outlook Vorkenntnisse.

VIDEO Outlook 2016 – Einsteiger

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Aufbau Oberfläche in Outlook 2016

Sie sehen zunächst den typischen Aufbau wie bei allen Office-Programmen, d. h. oben die Register wie Senden, Empfangen usw., darunter das Menü-Band mit den diversen Symbolen. Im linken Teil des Bildschirms wird die Ordnerstruktur von Outlook gezeigt und am unteren Teil des Bildschirmes werden die Symbole für E-Mail, Kalender und Personen oder Kontakte angezeigt. Der Hauptteil des Bildschirms zeigt die eingegangenen E-Mails; die blauen E-Mails sind noch ungelesen. Diese Bildschirmansicht kann beliebig verändert werden.

Befehl ANSICHT

Dazu dient im Programm der Befehl Ansicht. Viele Anwender wollen am rechten Bildschirmrand die E-Mail gleich lesen können. Das geschieht über den Befehl Lesebereich. Der Fensterbereich kann beliebig größer oder kleiner gemacht werden. Eine zweite Möglichkeit der Vorschau besteht in der Anzeige von maximal drei Zeilen der E-Mail. Dazu dient der Befehl Nachrichten Vorschau. Sofern man mit diversen Terminen oder Aufgaben arbeitet kann neben dem Lesebereich auch die Aufgabenleiste gezeigt werden.

E-Mail erstellen

Wie wird nun in Outlook eine E-Mail erstellt?

Wir beginnen beim Befehl Start und dem Symbol neue E-Mail. Es erscheint das E-Mail-Fenster, um eine Nachricht zu schreiben. Mit dem Befehl AN verzweige ich zu meinem Adressbuch – hier meine Kontakte.

In einer Firma wird die globale Adressliste mit allen Mitarbeitern der Firma gezeigt. Als Empfänger wähle ich Anna Müller per Doppelklick aus. Sie erscheint im Feld AN. Soll eine Kopie an  Othmar Wrana gesendet werden, klicke ich auf den Namen und dann auf CC. Mit OK wird die Box beendet.

Anlagen anhängen

Der Betreff enthält meine Einladung zum Outlook Seminar. Danach wird der Text geschrieben. Was sind nun Besonderheiten beim E-Mail-Versand? Sie haben bei Outlook die Möglichkeit, Dateien anzuhängen. Dafür dient das Symbol der Büroklammer für Datei anfügen. In der neuen Outlook Version sieht man die letzten 10 Dateien, mit denen man gearbeitet hat.

Für andere Dateien gehen Sie über den Befehl Diesen PC durchsuchen; der typische Windows Explorer wird gezeigt. Neben der Datei-Anlage erlaubt Outlook auch jedes andere Element anzufügen.

Kalender anfügen

Der Empfänger soll meine freien Termine im Kalender sehen. Dazu dient der Befehl Element anfügen – Kalender. Der Empfänger soll für die nächsten sieben Tage sehen, wie ich verfügbar bin.

 

SENDEN 

Die ganze Nachricht soll mit der Wichtigkeit hoch gesendet werden. Dazu dient im Menüband der Befehl Wichtigkeit hoch. Die E-Mail erhält ein rotes Ausrufezeichen beim Empfänger.
Klicken Sie auf den Befehl SENDEN.

Die gesendete E-Mail befindet sich im Ordner Gesendete Objekte.

PowerPoint Trigger Funktion

PowerPoint Trigger Funktion animieren.

Wir stellen Ihnen die PowerPoint Trigger Funktion vor.

Sie möchten ein Textfeld oder bestimmte Punkte in einer Landkarte ein- und ausblenden. Einzelobjekte wie Texte, Symbole, oder Fotos können vielseitig animiert werden, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu steigern. Die Objekte geraten beim Klicken oder auch automatisch eines nach dem anderen in Bewegung – aber immer in derselben Reihenfolge.

Wenn Sie statt des einfachen Klicks eigene Trigger zum Starten der Einzelanimationen verwenden, können Sie die Wünsche Ihrer Zuschauer aufgreifen und die Bestandteile Ihrer Folien entsprechend individuell ein- oder ausblenden!

Wie Sie die Funktion umsetzen, erfahren Sie in unserem kostenlosen Video Tutorial zum Thema „Elemente mit der PowerPoint Trigger Funktion animieren“.

VIDEO Power Point Trigger Funktion

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Links zu PowerPoint Trigger Funktion

Grundlegende Informationen zu Animationen in PowerPoint 2010. In diesem Video von Microsoft wird Ihnen gezeigt, wie Sie Grafikelementen oder Textaufzählungen einfache Animationseffekte hinzufügen.

Weitere Informationen von Microsoft Support zum Thema „Auslösen eines Animationseffekts„.

 

OneNote ist mehr als ein langweiliges Notizbuch-Einblicke in OneNote

Was ist OneNote?

Vielleicht haben Sie sich schon mal gefragt, was OneNote eigentlich ist? Was mache ich mit OneNote? Die Antwort klingt ein bisschen ernüchternd. Naja, man legt Notizbücher an. Dabei ist OneNote viel mehr als ein langweiliges Notizbuch.

Cornelia Volk hat für den Blick in OneNote ein kleines YouTube Video gemacht. Wer möchte, schaut sich auch das E-Book im Flip-Format dazu an.

Hier können Sie das OneNote E-Book als Flipbook starten

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von book.designrr.co zu laden.

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YouTube Video über die Inhalte dieses Beitrags über OneNote

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Was kann OneNote?

One Note ist eines dieser kostenfreien Goodies, auf die sich zwei Blicke zu werfen lohnt. Sie importieren Inhalte aus anderen Dateien, wie Texte, Bilder oder Videos u.v.m. Die digitalen Notizen bündeln jede Form von Zettelwirtschaft, können Kalender ersetzen und Hefte. Sie müssen sich nur darauf einlassen.

Inhalte aus anderen Dateien importieren

Darüber hinaus können Sie auf unterschiedlichste Weise Inhalte aus anderen Dateien importieren, den Inhalt einkopieren, eine Anlage erstellen oder einen Link erstellen.

Tabellen, Bilder Screenshots, Audio und Video

OneNote nimmt auch die unterschiedlichsten Arten von Objekten auf, sei es Tabellen, die sie neu anlegen, sei es gegebenenfalls auch eine eingebettete Tabelle, die sie aus Excel abrufen und in OneNote aufbewahren möchten. Natürlich auch Bilder und Screenshots.

Medieninhalte können Sie aufnehmen, beispielsweise eine Audioaufzeichnung, oder eine Videoaufzeichnung.

Zusammenarbeit mit anderen Office-Programmen

Haben Sie alle Arten von Inhalten gesammelt und strukturiert, dann sind Sie sicherlich auch an der Ausgabe interessiert. Sie können ihre einzelnen Abschnitte nach Word geben, Sie können Sie drucken, Sie können mit Outlook zusammenarbeiten – und das ist längst nicht alles, was die Zusammenarbeit betrifft.

Team-Freigabe

Sie können solche Notizbücher auch für ihr Team freigegeben und können Sie gemeinsam nutzen und haben jederzeit die Möglichkeit, sich einen Verlauf anzeigen zu lassen.

Zusammenarbeit mit anderen Office-Programmen

Haben Sie alle Arten von Inhalten gesammelt und strukturiert, dann sind Sie sicherlich auch an der Ausgabe interessiert. Sie können ihre einzelnen Abschnitte nach Word geben, Sie können Sie drucken, Sie können mit Outlook zusammenarbeiten – und das ist längst nicht alles, was die Zusammenarbeit betrifft.

Mein erstes Notizbuch

Wenn Sie ein neues Notizbuch eröffnen möchten, dann meldet es sich sofort mit einem neuen leeren Abschnitt. Der ist vergleichbar mit einem Kapitel.

Der Cursor blinkt in dieser großen leeren Seite, und sie können dort den Seitentitel aufnehmen, indem sie ihn eintragen. Eine Eigentümlichkeit von OneNote besteht darin, dass jedes Mal beim Erstellen eines neuen Abschnitts, gegebenenfalls auch innerhalb dieses Abschnitts einer neuen Seite, dass jedes Mal ein Datums- und Zeitstempel aufgenommen wird. Das ist natürlich auch nur Text. Wenn sie möchten, könnten Sie den selbstverständlich markieren und löschen.

Der Cursor meldet sich direkt unter dem ersten Textelement, aber sie können an einer beliebigen Stelle beginnen. Das ist etwas, was OneNote von anderen Programmen unterscheidet. Wenn Sie Text eintragen, öffnet sich ein Textcontainer. Natürlich können Sie die Größe eines solchen Containers jederzeit erweitern, indem sie einfach wie bei Word zum Beispiel, Absatzschaltungen vornehmen.

Wir ändern den Titel in „Erste Eingabe“, schon um nur zu zeigen, dass das jeder Zeit zu ändern ist.

Die Registerlaschen, die unter Umständen an die Tabellenregister und Grafikregister von Excel erinnern, Register können Sie jederzeit auch mit einem Rechtsklick anklicken und umbenennen. In unserem Video nennen wir die Registerlasche „Probe“.

Wenn wir nun mit Word, mit Excel, mit PowerPoint gearbeitet hätten, die ersten Gedanken festgehalten, die ersten Korrekturen aufgenommen hätten, dann würden Sie spätestens jetzt normalerweise speichern.

OneNote kann automatisch speichern.

Einstellungen nehmen Sie vor über Datei und weiter über die Optionen.

Sie haben sehr viel mehr Möglichkeiten, das Speichern zu regulieren.

Wie bei allen Programmen sind die Einstellungen in den Dateioptionen für die Anpassung zuständig. Im Untermenü „Speichern und Sichern“ legen Sie fest, wo die verschiedenen Elemente von OneNote abgelegt werden.

  • Schnelle Notizen. Das ist etwas, was wir sicherlich in einem ausgiebigeren Blick auf OneNote uns genauer anschauen werden,
  • Sicherungsordner.
  • Standardspeicherort.

Diese drei Orte werden bei der Installation von OneNote automatisch vorgegeben, können aber jederzeit geändert werden.

Weiterhin können Sie die Intervalle regeln, in denen OneNote dieses spezielle Notizbuch speichern soll. Das reicht von Zeiträumen von 1 Minute bis hin zu sechs Wochen. Im Video haben wir uns für 10 Minuten entschieden.

Auch Notizbücher, die sie nicht lokal, sondern etwa in SharePoint abgelegt haben, können gesichert werden. Legen Sie automatisch noch zusätzliche Sicherungskopien an.

In unserem Video stellen wir ein, dass jedes Mal, wenn im Hintergrund gespeichert wird auch noch zwei weitere Sicherungskopie erstellt wird. Und das geschieht, wie beschrieben, alle 10 Minuten im Hintergrund.

Ich kann das Notizbuch auch aktuell sichern lassen.

Formatieren und den Zeitstempel wieder reinholen

Nachdem die Speichermodalitäten geklärt sind, bearbeiten wir im Video das Notizbuch weiter. Der Text im Textcontainer schieben wir an die gewünschte Stelle.

Sie können auch formatieren, aber nicht alle Möglichkeiten von Word sind vorhanden. OneNote ist ja ein Universalprogramm, kein spezialisiertes Textprogramm. Dennoch sind die wichtigsten Einstellmöglichkeiten jederzeit vorhanden und ich kann formatieren, ohne mich darum kümmern zu müssen, ob die Änderungen gespeichert werden.

Wenn der Datums- und Zeitstempel nun doch wieder zu sehen sein soll (am Anfang haben wir ihn gelöscht), dann klicken Sie an die gewünschte Position. Das darf übrigens überall sein!

Über das Register Einfügen, mit Klick auf Datum und Uhrzeit
tragen Sie den verlorenen Zeitstempel wieder ein.

Zusammenfassung für OneNote:

 

OneNote haben Millionen Menschen auf ihrem PC vorinstalliert. Kaum einer weiß wirklich, was OneNote leisten kann. Sie finden OneNote nicht nur auf dem PC, sondern auch auf Tablets und SmartPhones. Nicht nur das macht OneNote zu einem Allrounder. Es ist alles andere als ein normales Notizbuch. Es profitierte in der letzten Zeit von der Stiftebedienung der Tablets. Gedanken und Notizen festhalten. Ideen sortieren und nicht verlieren.

Sie importieren Inhalte aus anderen Dateien, wie Texte, Bilder oder Videos u.v.m.

Die digitalen Notizen bündeln jede Form von Zettelwirtschaft, können Kalender ersetzen und Hefte. Sie müssen sich nur darauf einlassen und wie für alles Neue und Unbekannte gilt: Wenn man weiß wie es geht…den Rest können Sie sich denken.

One Note ist eines dieser kostenfreien Goodies, auf die sich zwei Blicke zu werfen lohnt. Gratis-Download, Gratis-Nutzung!

Download OneNote, wie gesagt alles GRATIS

Schauen Sie mal hier: http://www.onenote.com/download

 

Wir freuen uns, wenn Sie einen weiteren Blick auf OneNote mit uns gemeinsam riskieren.

Im Video begleitet Sie Cornelia Volk. Unsere langjährige und geschätzte Kollegin mit viel Office-Erfahrung wird Sie auch durch weitere OneNote-Videos führen.

Schon jetzt freut sie sich auf einen positiven Kommentar in YouTube und/oder einen „Daumen HOCH“. Der Lohn für ihre/unsere Arbeit.

 

Viel Erfolg und Spaß mit OneNote

Ihr Othmar Wrana