PowerPoint Inhaltsverzeichnis aus Folienüberschriften mit Seitenzahlen

PowerPoint Inhaltsverzeichnis aus Folienüberschriften mit Seitenzahlen

gilt für PowerPoint 2010 in einem Extra-Video

und

PowerPoint 2013 bis 2019

PowerPoint Inhaltsverzeichnis aus Folienüberschriften mit Seitenzahlen erstellen wir in dieser Beschreibung für die Programmversionen PowerPoint 2010 und PowerPoint 2013/2016/2019. Die kleinen Abweichungen bei der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses in PowerPoint ab 2013 sind in ROT dargestellt. Die Abweichungen betreffen die Umstellung auf die Gliederungsansicht und wieder zurück zur Folienansicht, die wir für die Erstellung des PowerPoint Inhaltsverzeichnis benötigen. Zur Programmversion PowerPoint 2010 ist ein Extra-Video in Arbeit.  

Video Power Point ab 2013 (im Video wird Version 2019 gezeigt)

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Video PowerPoint 2010

 

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Die Gliederungsansicht in PowerPoint 2010 aktivieren

In PowerPoint 2010 aktivieren Sie die Gliederungsansicht mit einem Klick auf den Reiter Gliederung.

gliederungsansicht powerpoint 2010

Die Gliederungsansicht ab PowerPoint 2013 aktivieren

Ab PowerPoint 2013 müssen Sie dafür in das Register ANSICHT wechseln und dort die Gliederungsansicht mit einem Klick wählen.

Wechsel Gliederungsansicht PowerPoint 2013

Die Gliederung reduzieren – alle Ebenen reduzieren

Zunächst sehen Sie alle Folien mit dem gesamten Text, den Unterpunkten. Die Unterpunkte rereduzieren Sie mit einem Rechtsklick auf die Gliederungsansicht. In dem neuen Fenster wählen Sie „Gliederung reduzieren“ und „alle Ebenen reduzieren“.

Der markierte Text muss kopiert werden.

Für das Inhaltsverzeichnis eine neue Folie erstellen

Jetzt sind nur noch die Überschriften der einzelnen Folien zu sehen. Markieren Sie bitte die Überschriften und kopieren Sie mit einem Rechtsklick. Wechsel zurück in die Folienansicht. Ab PowerPoint 2013 im Register Ansicht (was ja aktuell noch aktiv ist) auf den Punkt NORMAL klicken und nun bitte in das START-Register wechseln. Erzeugen Sie im START Register eine neue Folie mit dem Design Titel und Inhalt.

Wechsel Gliederungsansicht PowerPoint 2013

Kopierte Überschriften einfügen

Bitte in den Textbereich mit der rechten Maustaste klicken und mit dem Einfügen-Befehl die zuvor kopierten Überschriften einfügen. Zum Schluß überlegen Sie sich einen aussagekräftigen Folientitel. In diesem Artikel sind die Überschriften „Inhaltsverzeichnis“ , „Inhalte“ oder „Inhaltsangabe“ naheliegend, wenn auch nicht besonders kreativ. Aber darum geht es in diesem Beitrag auch nicht. Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen und viel Erfolg.

Wechsel Gliederungsansicht PowerPoint 2013

Seitenzahlen einfügen wird ausführlich im Video beschrieben. Der Text dazu kommt.

Danke und viel Erfolg mit PowerPoint

Ihr Othmar Wrana

Word-Feldfunktionen – Datum und Währungszeichen im Serienbrief darstellen

Word-Feldfunktionen – Datum und Währungszeichen im Serienbrief darstellen

Es geht mal wieder um die Word Feldfunktionen. Im Beispiel sehen Sie eine unspektakuläre Versicherungsbescheinigung. Darin soll lediglich der Name des Kunden, das Eintrittsdatum, die Versicherungsnummer und die monatliche Prämie abgebildet werden. Eigentlich nicht weiter kompliziert.

Die Daten stammen aus einer Excel Datei. Es handelt sich um die Namen der Versicherten, den Eintrittsdaten, den Versicherungsnummern und den Prämien.

Im Word Dokument sind die Seriendruckfelder bereits eingefügt.

sendungen vorschau ergebnisse

 

Über Sendungen Vorschauergebnisse sehen die Ergebnisse längst nicht so schön aus, wie man sich das wünscht. Das Datum erscheint anders als in Excel und auch das Eurosymbol und die Nachkommastellen fehlen, was gegebenenfalls bei der Prämienberechnung wichtig werden kann.

falsche darstellung von datum und waehrung

 

VIDEO

 

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Verändern Sie den Feldschalter.

Ich wechsle wieder in die Normalansicht und klicke mit rechts in das Datenfeld EINTRITT.

Wähle dann Feldfunktionen ein aus, sodass ich sehen kann: der Name Mergefield (steht für Seriendruckfelder) und das Datenfeld EINTRITT.

Zwingend müssen wir uns an eine Syntax halten.

Nach Eintritt – eine Leertaste – Backslash – das @-Zeichen – Leertaste – Anführungszeichen und weiter wie im Text unten abgebildet.

Sieht so aus:

mergfield eintritt feldfunktion bearbeiten

 

 

Unbedingt die zweiten Anführungszeichen verwenden zum Schließen. Mit einem weiteren Rechtsklick schalte ich die Feldfunktionen wieder aus. Wenn ich jetzt die Vorschau der Ergebnisse bemühe, habe ich das korrekte Datum.

Darstellung der Monatsprämie

Mit einem Rechtsklick auf das Datenfeld „Prämie“ schalte ich die auf Feldfunktionen ein/aus.

Sieht so aus:

mergefield praemie

 

Achtung Euro-Zeichen

Das €-Zeichen ist ein Text, aber ich kann nicht innerhalb der Anführungszeichen mit weiteren Anführungszeichen arbeiten. Daher setze ich den glatten Apostroph‘ – danach das €-Zeichen – wieder ein Apostroph und anschließend das zweite Paar Anführungsstriche zum Schließen.

Die Feldfunktionen mit Rechtsklick wieder abschalten und Ergebnisse prüfen.

Zusammenfassung für Word Feldfunktionen

Rechtsklick auf das Datenfeld

Feldfunktionen bearbeiten ein/aus

 \

Symbol für den Feldtyp – entweder das @ für Datum, oder die # für das  Zahlenformat

in Anführungszeichen das gewünschte Format eingeben.

 

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg mit Word und den Serienbriefen

Ihre Cornelia Volk

Excel bedingte Formatierung – Regeln in Reihenfolge

Die Bedingte Formatierung von Excel bietet Ihnen die Möglichkeit nicht den Inhalt einer Zelle, sondern deren Aussehen, deren Format, an Bedingungen zu knüpfen. Optische Effekte in Ihrer Tabelle sind schnell eingerichtet, halten aber auch eine Überraschung vor, wenn Sie deren Reihenfolge nicht beachten.

 

Die Aufgabe einer Seminarteilnehmerin

Die hier vorliegende Fragestellung resultiert aus einem Anliegen einer Kursteilnehmerin. Die Umsatzspalte soll formatiert werden

 

Gewünschte Formatkombination:

 

Die Umsatzspalte soll formatiert werden, zunächst in dem alle Texteingaben blau gefärbt werden.

 

Dann die Umsatzwerte zwischen 90.000 und 100.000 in grün als Beispiel für Umsätze, die im Allgemeinen von den Mitarbeitern zu erwarten sind.

 

Dritte Bedingung ist eine weitere Wertebedingung: Alles über 100.000 Umsatz soll gelb abgebildet werden.

 

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Was wird gezeigt:

 

Anlegen einer neuen Formatierungsregel

Anwenden vorgegebener Möglichkeiten aus Bedingte Formatierung

Kombination mehrerer Regeln in der logischen Reihenfolge

 

Erste Excel Bedingung: Texte in Blau

Wie bekomme ich heraus, ob die Zelle einen Text, oder eine Zahl enthält?

Warum kann ich in der Beispieltabelle nicht einfach nach „k.A“ suchen lassen?

Letztere Frage: In der Tabelle der Fragestellerin, wurde nicht immer k.A eintragen, sondern manchmal auch „keine Angaben“ oder „keine Info“. Die Texte stimmten nicht überein.

 

Für eine solche Fragestellung bietet Excel die Funktion ISTTEXT

isttext

 

 

Die Auswertung ergibt „falsch“ bei den Umsatzwerten. Denn diese Zellen enthalten wirkliche Umsatzzahlen. Die Annahme, dass es sich bei „k.A“ um einen Text handelt, bestätigt sich mit „wahr“.

Also beginnen wir mit der Abfrage: Handelt es sich um Texte?

Im Menü START finden Sie den Schalter bedingte Formatierung. Keine der gebotenen Möglichkeiten ist passend. Wir müssen eine neue Regel erstellen, und zwar auf Basis einer Formel.

(an der Stelle muss natürlich alles getippt werden. Wenn ich die erste Zielzelle anklicke, ergänzt innerhalb der bedingten Formatierung Excel immer die Dollarzeichen für absolute Adressen, die ich zunächst entferne.)

Formatieren – das gewünschte zarte blau für den Hintergrund.

Alle Zellen der Spalte D sind blau gefärbt, ob die Annahme Text wahr oder falsch ist.

Zweite Bedingung: Umsatzwerte zwischen 90.000 und 100.000 in Grün.

Sie können sich an den vorgegebenen Möglichkeiten bedienen

Menü START – Bedingte Formatierung – Regeln zum Hervorheben von Zellen Zwischen – wenn der Betrag zwischen 90.000 und 100.000 ist, soll das Feld grün gefärbt werden. 

 

Dritte Bedingung: Alles über 90.000 in Gelb

Alles über 90.000 Umsatz soll Gelb dargestellt werden. Wie zuvor bei der zweiten Regel, gehe ich über den
Schalter „Bedingte Formatierung“ – größer als

Was ist nun passiert? Alles GELB?

Wir haben schon die richtigen Regeln, aber in der falschen Reihenfolge.

alles gelb

alles gelb

 

Im Manager für Regeln zur bedingten Formatierung ändern Sie diese Reihenfolge.

Der Bereich markieren.

Menü START-Bedingte Formatierung-Regeln verwalten

Sie befinden sich nun im Manager für Regeln.

Das System zeichnet die Regeln in der Reihenfolge auf, in der ich sie eintrage, d. h. die zuletzt gesetzte Regel steht ganz oben und wird damit als erste Regel ausgeführt. GELB!

Verschieben die Regeln

Als erstes soll das System prüfen, ob die Zelle einen Text enthält. Wenn ja – blau färben. Diese Regel wird nach oben geführt.

Wenn erste Regel nicht zutrifft, folgt die zweite Regel: Hier soll geprüft werden, ob der Inhalt zwischen 90.000 und 100.000 liegt und damit grün gefärbt wird. Positionieren Sie die 2. Regel unter die 1. Regel.

Jetzt folgt die 3. Regel, die prüfen wird, ob es sich um einen Wert größer als 100.000 handelt, um die Zellen gelb zu färben. Diese Regel steht nun an letzter Position.

Alle Zellen sind richtig eingefärbt.

farbige zellen in excel

 

Fazit

Bei der Kombination mehrerer Regeln müssen sie auch immer die Logik bedenken und gegebenenfalls die Reihenfolge ändern.

Viel Spaß und Erfolg mit Excel

Ihre Cornelia Volk

Formate übertragen in Excel, Word und PowerPoint

Formate übertragen mit Cornelia Volk

Cornelia zeigt, wie Sie in Excel, PowerPoint und Word Formatierungen übernehmen können. 
Wie immer haben wir Text und Video für Sie bereitgestellt.

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Formate übertragen im Excel Programm

Wenn Sie in Excel Formate übertragen, werden die Textformate komplett übernommen, also Schriftart, Größe und die Attribute wie fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen u.s.w.

Weiterhin die Zahlenformate wie die Währungskennung, Anzahl von Dezimalstellen, Datumsformate, benutzerdefinierte Zahlenformate und natürlich Formateinstellungen, die für die ganze Zelle vorgenommen werden: Rahmen, Teillinien, Füllfarbe und Ausrichtung.

Stellen Sie ein Format Ihrer Wahl zusammen: Füllfarbe, das Schriftattribut fett, Schriftgrößen, weiterhin ein tausender Format, aber ohne Nachkommastellen, und es sollte auch ein Rahmen nicht fehlen.

Wenn Ihnen dieses Format nun gefällt und Sie es für viele Felder übernehmen möchten, markieren Sie es zunächst. Beginnen Sie an der Quelle. Im Register START den FORMATPINSEL  einmal anklicken. Das Format wird genau einmal übertragen.

Wenn Sie jetzt gleich mehrere Zellen formatieren möchten, können Sie das einfach tun, indem Sie die Maustaste nicht loslassen. Aber was ist mit Zellen, die vereinzelt eine besondere Formatierung erhalten sollen und nicht hintereinander liegen.

 

Zellen formatieren, die möglicherweise weit auseinanderliegen.

Klicken Sie den FormatPinsel doppelt an. Das bedeutet, er bleibt aktiv und Sie können das Format beliebig oft übertragen auf einzelne Zellen, oder zusammenhängende Bereiche und natürlich sogar in andere Tabellen.

 

Es gibt noch eine Besonderheit bei Excel

Ein ausgewähltes Format hätten Sie gerne für die ganze Liste übernommen? Das kann man sicherlich einfach überstreichen mit dem FormatPinsel. Aber nehmen wir mal an, Sie hätten eine sehr, sehr lange Liste. Dann wollen Sie vermutlich nicht mit dem Formatpinsel überstreichen.

 

Dazu ein TIPP.

Ich beginne wieder an der Quelle und markiere mein Wunschformat. Aktivieren Sie den Formatpinsel. Jetzt markieren Sie nicht die Felder, sondern halten zwei Tasten fest und tippen eine dritte Taste an. Die STRG + Shift (Umschalttaste, die sie für Großbuchstaben brauchen), halten Sie fest und tippen den Absatzpfeil an. Die ganze Liste stellt sich im zuvor gewählten Format dar.

Formate übertragen in PowerPoint

Welche Möglichkeiten gibt es in PowerPoint?

 

Auch in PowerPoint übertragen Sie immer sämtliche Formate des Objektes in einem Schritt. Bei PowerPoint und Word übertragen sie die Textformate genau wie bei Excel, Schriftart, Größe, Attribute. Bei Objekten etwa die Füllfarben, die Linienfarben, Strichtyp, Formeffekte und immer noch für viele neu bei 2016, oder PowerPoint 365: Sie können auch Animationseffekte übertragen.

 

Das Zeichenformat lässt sich ganz einfach kopieren. Erst wieder den Mustertext markieren (die Quelle), den Pinsel aktivieren und wenn nur eine Übertragung stattfinden soll, dann einfach ins Ziel klicken. Auch hier hätten wir mit einem Doppelklick arbeiten können und der Pinsel bleibt aktiv. Hinterher entweder mit einem Klick, oder mit Escape

diese Funktion ausschalten.

 

Wenn Sie einen ganzen Absatz markieren, übernimmt PowerPoint auch die Absatzformate. Leider ein bisschen ungewünscht auch die Schrift. Das muss man wissen: Die Funktion hat sich nach dem ersten Texteintrag gerichtet. Ich übernehme und damit eben nicht nur die Absatzformate, wie etwa die Nummerierung oder Aufzählung, sondern bei PowerPoint auch sofort die Schrift.

 

Wenn Sie nun die unterschiedlichen Objekte ansehen, formatieren Sie vielleicht eines mit einem Formeffekt, das Ihnen nett erscheint, mit einer anderen Schriftfarbe vielleicht, auch mit einer Linie, die Sie jetzt mal schwarz setzen. Wenn Sie das Quellobjekt markiert haben, klicken Sie den FormatPinsel ruhig doppelt, und übertragen das Format auf andere Objekte.

 

Bei PowerPoint übertragen Sie jetzt auch Animationseffekte. Im Video hat das Objekt einen Animationspfad. Um diesen zu übertragen, markieren Sie das Objekt und sorgen dafür, dass Sie wirklich auf dem Register Animationen stehen. Denn der normale, herkömmliche Format Pinsel überträgt keine Animation. Diesen Schalter finden Sie im Register Animationen „Animation übertragen“.

 

Doppelklick erlaubt eine Mehrfachübertragung. Hier gibt es sogar eine Tastenkombination ALT + SHIFT + C.

 

Das ist eine Bedienmöglichkeit, die PowerPoint sogar über Excel hinaushebt. Sie können bei PowerPoint und Word, Formate auch über TASTEN-KOMBIS übertragen.

 

Markieren Sie die Quelle und leiten die Kopie ein mit der Tastenkombination STRG – SHIFT – C.  STRG – Shift -V überträgt dann.

 

Das kennen Sie bestimmt: STRG + C zum Kopieren von Objekten aller Art, genauso wie STRG + V zum Einfügen. Halten Sie dabei die Shift-Taste (Umschalttaste) fest, übertragen Sie das Format.

Formate übertragen in WORD

Es wird Sie nicht überraschen. Auch hier können Sie Schriftart, Größe, Attribute übernehmen. Darüber hinaus ganz interessant: Absatzformate gibt es mehrere. Die Ausrichtung, links-, rechts zentrierter Blocksatz, Dinge wie Nummerierung, Aufzählung und die zugehörigen Zeichen, die verschiedenen Einzüge, die Zeilenabstände und natürlich auch hier etwa Rahmen.

 

Markieren des Quelltextes. Pinsel anklicken und mit einem Klick an ein anderes Ziel übernehmen. Pinsel doppelt anklicken für viele einzelne Übertragungen.

 

Abschalten mit Escape, oder mit einem Klick auf den Pinsel.

 

Wie bei PowerPoint können Sie auch bei Word das Format mithilfe einer Tastenkombination übertragen.

 

Immer zuerst die Quelle markieren

Mit STRG – SHIFT + C kopieren Sie

Mit STRG – SHIFT + V das markierte Format übertragen.

 

WORD Absatzformate übernehmen.

Markieren Sie den ganzen Absatz. Übertragen Sie das das Format und oh – verlieren dabei die Schrift, die Sie vorher ausgezeichnet hatten.  

 

Es gibt bei WORD einen Extrakniff.

 

Es gibt bei Word die Möglichkeit, gezielt nur die Absatzformate zu übernehmen. Dazu schalten Sie die Sonderzeichen ein, also Absatzformate, Leerzeichen und Tabsprünge.

 

Wenn Sie nur die Absatzmarke markieren und den Pinsel einzeln, oder doppelt, anklicken, können Sie ganz ausgewählt nur das Absatzformat übertragen.

 

Wenn Sie also in einem älteren Dokument ein Absatzformat finden, an dem ein Kollege vielleicht lange getüftelt hat, bis alles stimmte, dann muss ich nicht nachsehen, mit welchem Einzug, mit welchem Zeilenabstand das Ganze eingerichtet ist, sondern übertrage gezielt nur die Absatzformate.

 

Vielen Dank fürs Zuschauen und viel Spaß mit dem Ausprobieren.

 

Cornelia Volk

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