Word Serienbrief Datumsformat ändern

Word Serienbrief Datumsformat ändern

Gilt für alle Word Versionen.
Vorab: Word Serienbrief Datumsformat ändern Sie hier nicht mit dem oft beschriebenen Weg über die Tastenkombination ALT+F9, den Bearbeitungsmodus für die Feldfunktion. Dieser Weg ist selbstverständlich nicht falsch und muss für jede Tabelle immer wieder neu beschritten werden.

Es gibt noch einen anderen Weg, um das Datumsformat zu ändern.

Eine globale und dauerhafte, einmalige Einstellung nehmen Sie in den Optionen von Word vor. Ohne Programmierung bzw. ohne in jedem neuen Brief wieder die Feldfunktion mit ALT+F9 anzupassen! Seit vielen Jahren geben wir diese Information in unseren Seminaren und Coachings so weiter und die Anwender bewerteten den Tipp, den wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen, für hilfreich und ausreichend. Probieren Sie es aus! Man kann Word zwingen, DDE zu nutzen und das stellen wir hier vor.

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Dazu noch ein Zitat von Microsoft:“ Word stellt bei einer Seriendruck-Operation die Verbindung zur Datenquelle standardmäßig über OLEDB her. Sie können Word veranlassen, DDE (Dynamic Data Exchange) zu verwenden und mithilfe von Programmcode auf die Daten zuzugreifen.“ https://support.microsoft.com/de-de/kb/304387

Problembeschreibung

Datumsangaben im Word Serienbrief entsprechen nicht dem gewünschten Format. Sehr häufig stammen diese Informationen aus einer Excel-Datenquelle. In Ihrer Excel-Tabelle haben Sie geprüft, dass alle Formate und Angaben stimmen. Tag und Monat zweistellig, das Jahr vierstellig jeweils getrennt durch einen Punkt. Also warum kommt das in Word nicht so an?

Lösung für das Word Serienbrief Datumsformat ändern:

Eine Einstellung in den Word Optionen tragen Sie nach –  und verknüpfen Ihren Serienbrief einmal neu. Wir haben darüber einmal ein Video erstellt und die einzelnen Schritte zusätzlich im Beitrag schriftlich fixiert. Es ist wirklich leicht zu erledigen.

Schritt für Schritt

  • Datei – Optionen – Im Fenster Word Optionen „Erweitert“
  • Scrollen Sie nun abwärts zum Absatz „Allgemein“ (befindet sich ca. im unteren Drittel)
  • Häkchen setzten vor „Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.
  • Und bestätigen mit OK
dateiformatkonvertierung-beim-oeffnen-bestaetigen.jpg

Dateiformatkonvertierung

Dies ist eine allgemeine Programmeinstellung – eine einmalige Einstellung und immer aktiv.

  • Schließen Sie nun das Dokument und öffnen Sie es erneut
  • Die anschließende Word Meldung „Der Befehl kann nicht ausgeführt werden…“ schließen Sie mit einem Klick auf OK.
der-befehl-kann-nicht-ausgefuehrt-werden
  • Das Fenster …SQL-Befehl… bitte mit Klick auf Nein übergehen – den Vorgang nicht fortsetzten.
sql-befehl-verneinen

Neuer Anfang mit dem Word Serienbrief Datumsformat ändern

Wir verknüpfen die Verbindung zu der Excel-Tabelle neu:

  • Register Sendungen
  • Empfänger auswählen
  • Excel-Tabelle auswählen
  • Das Fenster „Datenquelle bestätigen“ folgt und bietet zunächst OLEDB an. Das werden wir nun ändern.
  • Bitte setzten Sie ein Häkchen bei „Alle anzeigen“.
  • Scrollen Sie runter und wählen „MS Excel-Arbeitsblätter über DDE“
  • Mit OK bestätigen
excel-arbeitsblaetter-ueber-dde

Das war´s zum Thema Word Serienbrief Datumsformat ändern.

Im folgenden Fenster bestätigen Sie mit OK „Gesamtes Tabellenblatt“. Zum Schluss überprüfen Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf „Vorschau Ergebnisse“ im Register Sendungen. Die Datumsangaben gelangen so in das Word Serienbriefdokument, wie sie auch in Excel aussehen.

Viel Spaß und Erfolg mit Word und besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Word Serienbrief erstellen mit Anrede

Word Serienbrief erstellen mit Anrede

wir zeigen Ihnen, wie sie einen Word Serienbrief erstellen mit Anrede. Dafür lesen Sie hier im Text weiter oder schauen sich das Lern-Video zu Thema Word Serienbrief erstellen mit Anrede an.

Für alle Serientexte, gleichgültig ob Briefe oder Etiketten sind zwei Komponenten wichtig. Die erste Komponente ist das Hauptdokument – in unserem Fall handelt es sich hierbei um einen Brief. Der Brief enthält alle feststehenden Eintragungen wie etwa Absender mit Logo, Adressfeld, das natürlich noch leer ist und der feststehende Text. Die zweite Komponente bildet die Datenquelle. Die Datenquellen können unterschiedlicher Herkunft sein, wie etwa eine Word-Tabelle, eine Kontaktliste aus Outlook, eine Excel-Tabelle oder eine Access-Kontaktdatenbank. Die Datenquelle enthält dann die variablen Daten also Name, Vorname und Anschrift der Empfänger.

Das fertige Produkt nennt man Seriendruckdokument. Eine Kombination aus dem Hauptdokument und der Adressenliste.

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Im Register “Sendungen” wird der Seriendruck gestartet

Wie im Bild unten wählen Sie im Menü Sendungen “Seriendruck starten”.
Wir wählen hier als Serientext den Brief aus.
Danach die Empfängerliste.
Wir bleiben im Menü Sendungen und klicken auf “Empfänger” wählen.
Wie oben bereits beschrieben könnte das zum Beispiel auch eine Wordtabelle sein. In unserem Beispiel ist es eine Excel-Tabelle, die wir nun mit unserem Brief verbinden möchten.

Das System erkennt die entsprechenden Tabellennamen. Unsere Datei enthält nur eine Tabelle, nämlich die mit den Daten.
Wichtig ist es, dass die erste Datenreihe auch wirklich passende Feldnamen/Spaltenüberschriften aufweist. Für den Fall, dass Sie Ihre eigene Datenquelle noch einmal auf Richtigkeit prüfen möchten, stellen wir einen Link auf die Microsoft Support Seite ein. Vorbereiten einer Excel-Datenquelle für einen Seriendruck

Serienbriefregel in Word: Wenn…Dann…Sonst

Bitte bleiben Sie im Menü Sendungen.
Klicken Sie auf “Regeln” und wählen “Wenn… Dann… Sonst…”
Sie sehen ein neues Fenster “Bedingungsfeld einfügen: Wenn”

Hier füllen Sie die Felder aus. Wir setzen als Platzhalter die Spaltenüberschriften oder Feldnamen unserer Excel-Tabelle ein. Üblicherweise beginnt das Adressfeld mit der Anrede, also Herr oder Frau. Im Fenster “Bedingungsfeld einfügen: Wenn” werden wir nun unsere Bedingungen fixieren, damit sich Frau und Mann in entsprechender Anrede wiederfindet.

Sie haben die Möglichkeit die Felder auszuwählen, als da wären Name, Vorname, Straße, Ort und weiter unten ein Anredefeld. In dieser Anredespalte haben wir lediglich ein kleines “m” eingetragen, wenn es sich um einen männlichen Empfänger handelt, bzw. ein “w” für die Empfängerinnen. Das kleine “m” und das kleine “w” ist Bestandteil unserer Exceltabelle.

Daten für den Seriendruck richtig vorbereiten

Nochmals, weil wichtig. Das kann in Ihrer Tabelle völlig anderes erfaßt worden sein. Wir legen Ihnen ans Herz, Ihre Daten für den Seriendruck aufzubereiten, denn hier liegen meistens die Fehler, warum es nicht klappen will. Seriendruckfunktionen stehen und fallen mit der Datenquelle. Vorbereiten einer Excel-Datenquelle für einen Seriendruck.

Unsere Regel muß nun lauten:
wenn im Feld Anrede der Inhalt aus einem kleinen m besteht,
dann soll Word bei der aktuellen Cursorposition Herrn eintragen
sonst Frau.

Standard Seriendruckfeld – Adressfeld vervollständigen

Im Anschluss daran wählen wir ein Standard Seriendruckfeld, ohne Regel, nämlich einfach Vorname Leertaste und Name. Sie beobachten, dass möglicherweise die Schrift unterschiedlich ist. Es empfiehlt sich Schriftart und Größe zu prüfen und ggf. auf die Seriendruckfelder zu übertragen. Wir haben die Anreden, Name und Vorname und lassen jetzt die Straße folgen, anschließend die Postleitzahl und durch eine Leertaste getrennt den Ort. Damit hätten wir das Adressfeld komplett.

Briefanrede im Word Serienbrief personalisieren

Eine Regel für die Briefanrede, die jeweils “sehr geehrter Herr” oder “sehr geehrte Frau” lauten soll.

Dafür richten Sie ebenfalls eine Regel ein:
wenn der Inhalt der Datenspalte Anrede gleich m ist,
dann soll der feste Eintrag “Sehr geehrte” mit einem “r” ergänzt werden – eine Leertaste – und Herr,
sonst soll eine Leertaste geschaltet und Frau eingetragen werden.

Dazu natürlich dann wieder der Name über das “Seriendruckfeld” einfügen.

Sicherheitshalber das Format prüfen und ggf. ändern.

Vorschau Word Serienbrief erstellen mit Anrede

Wir können uns jetzt das aktuelle Ergebnis über das Register “Sendungen” in der Vorschau anzeigen lassen. Die Vorschau ist auch sinnvoll, um Tippfehlern vorzubeugen. Korrigieren Sie wenn nötig.

serienbrief-vorschau

Serienbrief Vorschau

 

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse am Thema Word Serienbrief erstellen mit Anrede und wünschen viel Spaß und Erfolg mit Word.

Outlook Serienmail ohne Anrede

Outlook Serienmail ohne Anrede

Die Outlook Serienmail ohne Anrede wäre nicht so ansprechend, oder? Es geht hier auch nicht darum, auf die Anrede gänzlich zu verzichten. Vielmehr möchten wir Ihnen im Video vorstellen wie es aussehen könnte, die Serienmail mit einer ganz anderen Anrede zu versenden.

Oft sehen wir “sehr geehrte Frau Schmidt” und “sehr geehrter Herr Müller”. Im Video Mit Outlook Serienmail erstellen zeigen wir Ihnen die übliche Anrede. Sofern man in den Outlook-Kontakten jeden Datensatz mit Herr und Frau vervollständigt hat. Aber, solche vollständigen Datensätze begegnen uns eher in den Excel- und Word-Tabellen und Access-Datenbanken. Weniger in den Outlook-Kontakten.

Alternativer Vorschlag: Guten Tag Helga Schmidt – Guten Tag Wolfgang Müller

Herr und Frau ist in diesem Fall egal, allerdings benötigen Sie Vorname und Nachname.

Im Video zeigen wir kurz für 4 Minuten, wie man es genau macht.