Excel Xverweis – die neue Funktion in Excel 365

Excel Xverweis – die neue Funktion in Excel 365

Sie sind genau richtig hier, wenn Sie die neue Funktion Excel Xverweis kennenlernen möchten. Seit einiger Zeit schon ist in der Abonnement-Version von Office 365 die neue Funktion integriert. Sie wurde im Vorfeld von Microsoft hochgelobt. Die neue Funktion Xverweis soll komfortabler und vielseitiger sein als der altbekannte SVerweis. Schauen wir uns das einmal gemeinsam an.

Zum Video – Excel Xverweis in Microsoft 365

 

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Xverweis Tabelle

Am Beispiel der Liste mit fünf Informationsspalten, möchte ich zum Namen des Mitarbeiters Schneider in der Spalte daneben den aktuellen Umsatz ausgeben. Ich benutze dazu die XVerweis-Funktion.

Xverweis – 3 Argumente

Ich gebe zunächst an, welches Kriterium ich suche. In dem Fall den Nachnamen.

Als zweites Argument den Bereich, der durchsucht werden soll – die Namensspalte, und als drittes Argument den Bereich, aus dem ich ein Ergebnis geliefert haben möchte – die Umsatzspalte. Die anderen angebotenen Argumente sind hier aktuell für uns ohne Bedeutung.

Ich bestätige das mit ENTER und bekomme das korrekte Ergebnis für Herrn Schneider, nämlich 94.143 €.

Von Links nach Rechts und umgekehrt

Ein Vorteil des XVerweises gegenüber dem Sverweis besteht darin, dass er nicht nur von links nach rechts arbeitet, sondern auch umgekehrt von rechts nach links.

Wenn ich meine Liste in eine andere Reihenfolge bringe, also den Umsatz etwa an erster Stelle habe, dann stellen Sie fest, dass das System in der Lage ist, die Argumente anzupassen. Es kann problemlos von rechts nach links durchsucht werden. Und natürlich können wir uns hierzu noch mal ganz kurz die Argumente detailliert ansehen.

  • Was wird gesucht?
  • In welchem Tabellenbereich soll er gesucht werden?
  • Aus welchem Ergebnisbereich möchte ich eine Rückgabe?

Xverweis – 2 Rückgabewerte

 

Sie können anders als bisher üblich, gleich zwei Rückgabewerte auf einmal erreichen. Allerdings müssen die beiden gewünschten Rückgabewerte unmittelbar nebeneinanderliegen.

 

Schauen wir uns das an. Ich gebe die Formel im ersten Feld ein. Natürlich wieder XVerweis, wiederum den Namen den ich suche, den Suchbereich und nun den Ergebnisbereich bzw. in diesem Fall auch gleich zwei Ergebnisbereiche, oder Rückgabematrizen. Ich markiere die beiden nebeneinanderliegenden Bereiche, bestätige mit ENTER, und habe definitiv gleich zwei Werte auf einmal gefunden.

 

Klicke ich die erste Formel an, taucht die zweite Formel in der Markierung mit auf. Markiere ich die zweite Formel, kann man beobachten, dass sie grau ist, denn die Hauptformel steht im Feld H2 in unserer Beispieltabelle.

4 Argumente

 

Ich suche nach einem Mitarbeiter mit Namen Mustermann, der sich aber in dieser Liste nicht befindet. Sicherlich kennen Sie das Problem vom SVerweis. Da taucht in der Regel eine Fehlermeldung NV auf, die man durch andere Funktionen unterdrücken kann. Beim XVerweis funktioniert das alles in einem einzigen Vorgang.

 

Welcher Name?
Was wird gesucht?
Welches Suchkriterium?
Welcher Rückgabebereich?

 

Sie erkennen schon das vierte Argument?
Wenn nicht gefunden, dann sagen Sie einfach „kein Eintrag vorhanden“ oder „Mitarbeiter nicht erfasst“.

Argumente zusammengefasst

 

Suchbereich – Suchmatrix – Ergebnisbereich und die Alternativausgabe – hier noch mal deutlich zum Anschauen. Die Alternativausgabe muss in Anführungszeichen stehen, wenn sie aus einem Text besteht. Textanteile in Formeln werden immer in Anführungszeichen gesetzt. Hätte ich lediglich eine Null haben wollen, hätte ich auf die Anführungszeichen verzichten können.

Vergleichsmodus

 

Nun hatten sie allerdings sicherlich schon bemerkt, dass es noch deutlich mehr Argumente gibt. Und genau genommen fehlen uns noch zwei, die ich auch hier kurz darstellen möchte. Den Vergleichsmodus und den Suchmodus stelle ich in einer neuen Beispieltabelle vor.

 

Bezüge, die Mitarbeiter erhalten und Steuersätze, die darauf angewendet werden. Auch hier stellen sie fest, es wird von rechts nach links gesucht.

 

Ich beginne mit meinem Xverweis. Gebe einen Bezug an, der natürlich nicht bis auf Euro und Cent innerhalb der Liste wieder auftauchen muss. Trage meine Suchmatrix ein. Anschließend den Ergebnisbereich. Wenn nicht gefunden, könnte ich einfach eine Null eintragen.

 

Ich möchte nun die letzten beiden Argumente vorstellen. Verzichte ich auf das Argument NULL, muss ich die leere Position mit einem Semikolon vorgeben.

 

Wir erhalten den Vergleichsmodus.

Eine 0 erfordert die exakte Übereinstimmung, die in der Regel in einer solchen Liste nicht gegeben ist.

 

Eine -1 erfordert die exakte Übereinstimmung oder nächst kleineres Element

Eine 1 erfordert die exakte Übereinstimmung oder nächst größeres Element

Eine 2 Platzhalterzeichenübereinstimmung.

 

Suchmodus

 

Dieses letzte Argument -Platzhalterzeichenübereinstimmung- ist zweifellos in besonders langen Listen praktisch. Ich kann den Suchmodus vorgeben, d. h. die Reihenfolge, in der die Liste durchsucht werden soll.

Vom ersten bis zum letzten Element. Das wird allgemein der Fall sein, unter Umständen auch mal von unten nach oben.

Man kann auch eine Binärsuche durchführen. Die Binärsuche erfordert eine spezielle Sortierung.

Wenn wir das jetzt nach dem Gedächtnis nachtragen, wäre das eine NULL für nicht gefunden, eine EINS für den Vergleichsmodus, denn ich möchte entweder die exakte Übereinstimmung, oder den nächsthöheren Steuersatz und schließlich eine EINS für den Suchmodus und stelle sicher, dass in jedem Fall auch eine sehr lange Liste komplett von oben nach unten durchsucht wird.

Zusammenfassung sämtlicher Argumente, die der XVerweis für sie bereithält.

  • Suchwert
  • Suchbereich
  • Ergebnisbereich
  • Alternativausgabe (lässt man sie weg, ersetzt man sie durch ein leeres Semikolon. Es wird automatisch eine Null gesetzt)
  • Vergleichsmodus (was soll geschehen, wenn der exakte Eintrag nicht zu finden ist?)
  • Suchmodus

Vielen Dank fürs Zuschauen.

Viel Spaß und Erfolg mit der neuen Funktion Xverweis in Excel 365

Cornelia Volk

 

Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

 

Der Titel lässt es erahnen. Hier geht es nicht um Einstellungen des Kontos in der Desktop-Version, sondern um Einstellungsmöglichkeiten in der Cloud. In diesem Beitrag/ Video werden keine Postfach-Einrichtungen erläutert (POP und IMAP etc.), sondern Einstellungen für Optik und Funktionen, wie Signaturen etc.

Viele von Ihnen kennen bereits die Einstellungen. Wenn man erst einmal den Weg gefunden hat, richten Sie auch eine Signatur problemlos ein. 

Mit einem Klick auf das Einstellungsrad in der obersten Menüleiste finden Sie die Einstellungen, die Ihnen in der Cloud das Outlook-Leben erleichtern können. Sie sehen die sogenannten Schnelleinstellungen. Stellen Sie hier den  „Dunkler Modus“ ein und schalten die „Desktop-Benachrichtigungen“ für ungestörtes Arbeiten einfach ab. Mit einem Klick auf „Alle Anzeigen“ öffnen Sie weitere Designs. Ein einfaches Scrollen führt Sie in die Einstellungen wie  „Unterhaltungsansicht“ und „Lesebereich“. Gerade beim Online-Arbeiten haben wir nicht immer größere Bildschirmansichten zur Verfügung und umso wichtiger ist eine komfortable Ansicht.

Am Ende der Outlook Einstellungen befindet sich der Link zu Alle Outlook -Einstellungen anzeigen. Dieser Punkt führt uns in weitere Einstellungsmöglichkeiten, auf die ich nur kurz eingehe.

Alle Outlook Einstellungen

 

Wie bereits oben beschrieben, mit einem Klick auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen öffnet sich ein neues Fenster. Es besteht aus 3 Spalten.

Die linke Spalte nimmt die Komponenten auf wie Allgemein, E-Mail, Kalender, Personen und im Bild „Premium“. Hier im letzten Punkt handelt es sich rund um die Funktionen in Ihrem Abonnement, sofern vorhanden. Im Bild darunter findet man diesen Punkt nicht. Mit einem Klick auf die jeweilige Komponente öffnen sich in der zweiten Spalte die dazugehören Details, oder Unterpunkte, die Sie einstellen können.

Zum Schluss finden Sie den Link „Schnelleinstellungen anzeigen“, der Sie wieder zurückführt.

Im Punkt „E-Mail“ sind folgende Outlook Einstellungen hervorzuheben

 

  • Signatur einrichten über „Verfassen und Antworten“
  • Vorgaben für das Teilen (Freigeben) von Dokumenten
  • Die umfangreiche Regelerstellung
  • Weiterleitung von E-Mails an andere Postfächer
  • Automatische Antworten bei Abwesenheit.

 

Zum Punkt „Regeln“ werde ich ein EXTRA-Video erstellen. Regeln sind sehr umfangreich!

Das nur um die wichtigsten Punkte zu nennen.

Video Outlook 365 Einstellungen in der Cloud

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Weiterführender Link zu Outlook 365 Einstellungen

Ändern von Kontoeinstellungen in Microsoft 365 Business

 

Viel Erfolgt mit Outlook 365 wünscht Ihnen

Othmar Wrana

Laptop Tastatur desinfizieren in Corona-Zeiten

Desinfizierte Laptops warten auf den Einsatz

Einmal mehr achte ich darauf, dass die Tastaturen meiner Schulungs-Laptops gereinigt werden. In der Vergangenheit habe ich mich des Öfteren gefragt, ob ich das Laptop nun desinfiziert wurde oder nicht. Vorsorglich habe ich es immer gemacht, oft bestimmt auch doppelt.

Ab sofort – auch um immer ganz sicher zu sein – werden desinfizierte Tastaturen gekennzeichnet mit einer Banderole wie im Beitragsbild zu sehen, oder ich werde mir etwas anderes einfallen lassen. Denn bald werden Banderolen wahrscheinlich auch Mangelware sein.

Desinfektionstücher für Ihre Sicherheit

In jedem Fall stelle ich meinen Seminar-Teilnehmern Desinfektionstücher zur Verfügung und wer will, geht selbst noch einmal über die Tastatur – und MAUS auch bitte. Ich weiß wie wichtig es ist, den Hygieneregeln gerecht zu werden. Machen Sie auch Gebrauch davon.

Ist eine Desinfektion der Tastatur wirklich nötig?

Ehrlich gesagt, dass Tastaturen manchen Bahnhofs-Klo in Nichts nachstehen, sollte sich herumgesprochen haben. Und ja, eine Reinigung und Desinfektion ist absolut nötig. Ich will hier nicht hundertfache wissenschaftliche Untersuchungen anführen und verlinken. Das ist langweilig

Laptop Tastaturen spielen insofern eine besondere Rolle, da sie komplex in der Montage sind und die darunterliegende Hardware keine Flüssigkeiten (auch Sprays)  verträgt. Wer baut Tastaturen für eine Reinigung aus?

 

Wie am besten Laptop Tastaturen desinfizieren?

Im Reinigen von Tastaturen liegen meine Kernkompetenzen wirklich nicht.  In jedem Fall vorher den Strom ziehen, evt. Akku entfernen. Das Laptop sollte natürlich ausgeschaltet sein.

  1. Ich drehe das Laptop um im geöffneten Zustand und klopfe auf den Boden, damit alle möglichen Krümel herausfallen
  2. Einen größeren Pinsel, so 5 cm in der Breite, ob aus dem Malerbedarf oder einer dieser teuren Antistatik-Pinsel ist egal, die Tastatur abpinseln. Losen Staub und evt. Krümel herausfegen. Extra-Tipp: Druckluft hilft ganz vorzüglich und auf den Punkt. 
  3. Einen nebelfeuchten sauberen und fusselfreien Lappen nehmen und alles abwischen.
  4. Desinfektion im Anschluss. Dabei auf ein Küchentuch die Desinfizierungsflüssigkeit geben. Ob ein Spray oder aus der Flasche ist egal. Nie direkt auf die Tastatur geben. Desinfektionstücher tun es auch.
  5. Die Maus nicht vergessen. Die externe Maus ist ebenfalls eine „Dreckschleuder“.

 

Wie oft sollten die Tastaturen gereinigt werden?

Die Fachleute sprechen von 1 mal wöchentlich, wenn man alleine am Laptop arbeitet. Tägliche Reinigung bei Nutzung von mehreren Personen.

 

Happy cleaning

Ihr Othmar Wrana

Corona Fälle in Wiesbaden und anderen Städten berechnen

Corona Fälle in Wiesbaden und anderen Städten berechnen

Corona Fälle in Wiesbaden und anderen Städten berechnen Sie mit unterschiedlichen konkreten Zahlen aus Ihrer eigenen Stadt bzw. Gemeide.

In diesem Video will ich an konkreten Zahlen von Wiesbaden zeigen, wie schnell sich der Corana-Virus ausbreiten kann, wenn man die Steigerungsraten über einen bestimmten Zeitraum fortschreibt.

Ausgangspunkt ist der 8. April mit 220 infizierten Personen mit Corana. Einen Tag später wurden 232 Personen als infiziert gemeldet. Daraus folgt ein Steigerungsfaktor von 1,05 an Corona-Infizierten.

Rechnet man mit diesem Faktor die Zahlen hoch – bis zum 30. Mai – ergeben sich 3.482 Fälle in Wiesbaden, bei einer Einwohnerzahl von ca. 295.000 Personen. Das ergibt eine Quote von Infizierten Personen von 1,18 Prozent die an Corona erkrankt sind.

Wie wirken sich 18 zusätzlich an Corona erkrankte Personen aus? 

Unterstellt man jetzt eine Zunahme von 18 Personen mehr  – vom 8. auf 9. April –  also von 232 + 18 Personen = 250 Personen, dann ergibt sich folgendes Bild:

Der Steigerungsfaktor erhöht sich nur leicht von 1,05 auf 1,14  – ABER: am 30 Mai wären ca. 170.000 Personen in Wiesbaden infiziert, also 57 %.

Daher ist für die Entscheider der tägliche Zuwachs an infizierten Personen ein wichtiges Kriterium, um die Ausgangsbeschränkungen zu überdenken.

Bleiben Sie gesund und halten Sie Abstand.
Freundliche Grüße

Othmar Wrana

Zum Video Corona Fallzahlen berechnen mit Excel

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