Formate übertragen in Excel, Word und PowerPoint

Formate übertragen mit Cornelia Volk

Cornelia zeigt, wie Sie in Excel, PowerPoint und Word Formatierungen übernehmen können. 
Wie immer haben wir Text und Video für Sie bereitgestellt.

Formate übertragen im Excel Programm

Wenn Sie in Excel Formate übertragen, werden die Textformate komplett übernommen, also Schriftart, Größe und die Attribute wie fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen u.s.w.

Weiterhin die Zahlenformate wie die Währungskennung, Anzahl von Dezimalstellen, Datumsformate, benutzerdefinierte Zahlenformate und natürlich Formateinstellungen, die für die ganze Zelle vorgenommen werden: Rahmen, Teillinien, Füllfarbe und Ausrichtung.

Stellen Sie ein Format Ihrer Wahl zusammen: Füllfarbe, das Schriftattribut fett, Schriftgrößen, weiterhin ein tausender Format, aber ohne Nachkommastellen, und es sollte auch ein Rahmen nicht fehlen.

Wenn Ihnen dieses Format nun gefällt und Sie es für viele Felder übernehmen möchten, markieren Sie es zunächst. Beginnen Sie an der Quelle. Im Register START den FORMATPINSEL  einmal anklicken. Das Format wird genau einmal übertragen.

Wenn Sie jetzt gleich mehrere Zellen formatieren möchten, können Sie das einfach tun, indem Sie die Maustaste nicht loslassen. Aber was ist mit Zellen, die vereinzelt eine besondere Formatierung erhalten sollen und nicht hintereinander liegen.

 

Zellen formatieren, die möglicherweise weit auseinanderliegen.

Klicken Sie den FormatPinsel doppelt an. Das bedeutet, er bleibt aktiv und Sie können das Format beliebig oft übertragen auf einzelne Zellen, oder zusammenhängende Bereiche und natürlich sogar in andere Tabellen.

 

Es gibt noch eine Besonderheit bei Excel

Ein ausgewähltes Format hätten Sie gerne für die ganze Liste übernommen? Das kann man sicherlich einfach überstreichen mit dem FormatPinsel. Aber nehmen wir mal an, Sie hätten eine sehr, sehr lange Liste. Dann wollen Sie vermutlich nicht mit dem Formatpinsel überstreichen.

 

Dazu ein TIPP.

Ich beginne wieder an der Quelle und markiere mein Wunschformat. Aktivieren Sie den Formatpinsel. Jetzt markieren Sie nicht die Felder, sondern halten zwei Tasten fest und tippen eine dritte Taste an. Die STRG + Shift (Umschalttaste, die sie für Großbuchstaben brauchen), halten Sie fest und tippen den Absatzpfeil an. Die ganze Liste stellt sich im zuvor gewählten Format dar.

Formate übertragen in PowerPoint

Welche Möglichkeiten gibt es in PowerPoint?

 

Auch in PowerPoint übertragen Sie immer sämtliche Formate des Objektes in einem Schritt. Bei PowerPoint und Word übertragen sie die Textformate genau wie bei Excel, Schriftart, Größe, Attribute. Bei Objekten etwa die Füllfarben, die Linienfarben, Strichtyp, Formeffekte und immer noch für viele neu bei 2016, oder PowerPoint 365: Sie können auch Animationseffekte übertragen.

 

Das Zeichenformat lässt sich ganz einfach kopieren. Erst wieder den Mustertext markieren (die Quelle), den Pinsel aktivieren und wenn nur eine Übertragung stattfinden soll, dann einfach ins Ziel klicken. Auch hier hätten wir mit einem Doppelklick arbeiten können und der Pinsel bleibt aktiv. Hinterher entweder mit einem Klick, oder mit Escape

diese Funktion ausschalten.

 

Wenn Sie einen ganzen Absatz markieren, übernimmt PowerPoint auch die Absatzformate. Leider ein bisschen ungewünscht auch die Schrift. Das muss man wissen: Die Funktion hat sich nach dem ersten Texteintrag gerichtet. Ich übernehme und damit eben nicht nur die Absatzformate, wie etwa die Nummerierung oder Aufzählung, sondern bei PowerPoint auch sofort die Schrift.

 

Wenn Sie nun die unterschiedlichen Objekte ansehen, formatieren Sie vielleicht eines mit einem Formeffekt, das Ihnen nett erscheint, mit einer anderen Schriftfarbe vielleicht, auch mit einer Linie, die Sie jetzt mal schwarz setzen. Wenn Sie das Quellobjekt markiert haben, klicken Sie den FormatPinsel ruhig doppelt, und übertragen das Format auf andere Objekte.

 

Bei PowerPoint übertragen Sie jetzt auch Animationseffekte. Im Video hat das Objekt einen Animationspfad. Um diesen zu übertragen, markieren Sie das Objekt und sorgen dafür, dass Sie wirklich auf dem Register Animationen stehen. Denn der normale, herkömmliche Format Pinsel überträgt keine Animation. Diesen Schalter finden Sie im Register Animationen „Animation übertragen“.

 

Doppelklick erlaubt eine Mehrfachübertragung. Hier gibt es sogar eine Tastenkombination ALT + SHIFT + C.

 

Das ist eine Bedienmöglichkeit, die PowerPoint sogar über Excel hinaushebt. Sie können bei PowerPoint und Word, Formate auch über TASTEN-KOMBIS übertragen.

 

Markieren Sie die Quelle und leiten die Kopie ein mit der Tastenkombination STRG – SHIFT – C.  STRG – Shift -V überträgt dann.

 

Das kennen Sie bestimmt: STRG + C zum Kopieren von Objekten aller Art, genauso wie STRG + V zum Einfügen. Halten Sie dabei die Shift-Taste (Umschalttaste) fest, übertragen Sie das Format.

Formate übertragen in WORD

Es wird Sie nicht überraschen. Auch hier können Sie Schriftart, Größe, Attribute übernehmen. Darüber hinaus ganz interessant: Absatzformate gibt es mehrere. Die Ausrichtung, links-, rechts zentrierter Blocksatz, Dinge wie Nummerierung, Aufzählung und die zugehörigen Zeichen, die verschiedenen Einzüge, die Zeilenabstände und natürlich auch hier etwa Rahmen.

 

Markieren des Quelltextes. Pinsel anklicken und mit einem Klick an ein anderes Ziel übernehmen. Pinsel doppelt anklicken für viele einzelne Übertragungen.

 

Abschalten mit Escape, oder mit einem Klick auf den Pinsel.

 

Wie bei PowerPoint können Sie auch bei Word das Format mithilfe einer Tastenkombination übertragen.

 

Immer zuerst die Quelle markieren

Mit STRG – SHIFT + C kopieren Sie

Mit STRG – SHIFT + V das markierte Format übertragen.

 

WORD Absatzformate übernehmen.

Markieren Sie den ganzen Absatz. Übertragen Sie das das Format und oh – verlieren dabei die Schrift, die Sie vorher ausgezeichnet hatten.  

 

Es gibt bei WORD einen Extrakniff.

 

Es gibt bei Word die Möglichkeit, gezielt nur die Absatzformate zu übernehmen. Dazu schalten Sie die Sonderzeichen ein, also Absatzformate, Leerzeichen und Tabsprünge.

 

Wenn Sie nur die Absatzmarke markieren und den Pinsel einzeln, oder doppelt, anklicken, können Sie ganz ausgewählt nur das Absatzformat übertragen.

 

Wenn Sie also in einem älteren Dokument ein Absatzformat finden, an dem ein Kollege vielleicht lange getüftelt hat, bis alles stimmte, dann muss ich nicht nachsehen, mit welchem Einzug, mit welchem Zeilenabstand das Ganze eingerichtet ist, sondern übertrage gezielt nur die Absatzformate.

 

Vielen Dank fürs Zuschauen und viel Spaß mit dem Ausprobieren.

 

Cornelia Volk

Excel kompakt Grundlagen-Teil 3-SVERWEIS

Excel Grundlagen kompakt erklärt – ein 3-teiliger Kurs 

Hier Teil 3 – SVERWEIS und WVERWEIS

  1. Teil: Dateneingabe und Ausfüllfunktionen
  2. Teil: Wenn Funktionen
  3. Teil: Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS 

Excel Grundlagen Kompakt erklärt richtet sich nicht an absolute Neulinge. Sie sollten schon mit Excel gearbeitet haben. Es ist aber auch kein tiefer gehendes Fachwissen nötig und ein Excel Power-User müssen Sie auch nicht sein. Ich habe in den drei Teilen  zusammengefasst, welche Aufgaben immer wieder in den Inhouseschulungen anstehen.

Außerdem möchte ich meinen Teilnehmern die Excel Grundlagen quasi zum Nachlesen/Nachhören zur Verfügung stellen.

Excel Kurs aufbereitet in acht Teilen und auch Gratis:  DIGITALE-OFFICE-UNI.DE

Excel Grundlagen Kompakt erklärt – SVERWEIS 

Im dritten Teil dieser Videoserie gehe ich in knapp 9 Minuten auf die Funktionen SVERWEIS und auch WVERWEIS ein. Zwei Funktionen um eine Tabelle nach Werten zu durchsuchen und Werte ausgeben zu lassen.

Auch der dritte Teil ist kostenlos. Ich erinnere noch einmal daran, dass dieser dreiteilige Videokurs „Excel Grundlagen kompakt erklärt“ bald auch einen Platz finden wird in meiner Office-Uni. Dort sind diese 60 Minuten in kleinere Kapitel aufgeteilt und stellt rein optisch eher den Kurs-Charakter dar.

Regelmäßige Informationen über neue Kurse und andere Veröffentlichungen verpassen Sie nicht, wenn Sie meinen Newsletter bestellen.

Vorschau auf die Digitale-Office-Uni.de

Video Excel Grundlagen-Teil 3- VERWEIS und WVERWEIS

Download der Excel Dateien in zwei Formaten

Im Video zeige ich Ihnen in einer Excel-Tabelle die wichtigsten Grundfunktionen von Excel. Deshalb verzichte ich in diesem Text auf ausführlichere Beschreibungen.

Ich arbeite mit der Office 2016 Version.

Den Download der Datei biete ich für die SVERWEIS Funktionen nur in *.xlsx an

 

Der Lohn meiner Bemühungen

Ich freue mich sehr, wenn ich als Belohnung ein YOUTUBE Abo und einen Daumen nach Oben bekäme. 

PowerPoint 2016 passende Farben mit Pipette per Mausklick übertragen

In PowerPoint 2016 passende Farben mit der Pipette einfach per Mausklick übertragen

Immer die passende Farbe – ohne langes Suchen – einfach per Mausklick übertragen. Das war bzw. ist auch in den Vorgängerversionen von PowerPoint möglich.

Einen ähnlichen Beitrag haben wir hier bereits veröffentlicht.

Cornelia Volk zeigt in PowerPoint 2016/365, wie Sie passende Farben mit der Pipette aus einem Logo oder Bild aufnehmen und per Mausklick übertragen können. So stellen Sie Objekte, oder die Schrift in Ihrer Präsentation exakt in der Farbe dar, die beispielsweise Ihrem Firmenlogo entsprechen.  Farben im Unternehmen sind Bestandteil der CI (Corporate Identity) einer Firma. Also Grund genug, in Folien immer die richtigen Farben zu wählen.

Objekt-Farben mit der Pipette wählen

Schritt 1.
Zunächst das Zielobjekt markieren.

Schritt 2.
Für die Füllfarbe eines Objektes gehen Sie über Start und wählen den Schalter Fülleffekt. Dort finden Sie die Pipette, die Sie mit einem Klick aktivieren.

Schritt 3.
Danach führen Sie den Mauszeiger auf das Quellobjekt. In unserem Video ist es das Logo, von dem wir die Farbe nehmen möchten. Wenn sich in dem angefügten Quadrat die richtige Farbe zeigt, übernehmen Sie diese mit einem Klick. Nebenbei bemerken sie, dass auch die RGB Kombination angezeigt wird. Das markierte Zielobjekt (aus Schritt 1) füllt sich automatisch mit der gewählten Farbe.

Schritte 1 und 3 für jedes einzelne Objekt wiederholen. Die Farbaufnahme ist immer gleich, ob aus einem Logo oder einem Bild.

Schriftfarbe mit der Pipette 

In gleicher Weise lassen sich auch Schriftfarben übernehmen.

Achtung: nicht mit der Pipette aus der Füllfarbe arbeiten, sondern mit der Pipette aus der Schriftfarbe.

Schritt 1.
Markieren Sie den Text, der in einer Farbe dargestellt werden soll.

Schritt 2.
Gehen Sie wieder über Start und wählen nun die Pipette aus der Schriftfarbe

Schritt 3.
Anschließend am Quellobjekt (aus dem Logo oder dem Bild) mit einem Klick die passende Farbe aufnehmen. Das war es schon. Die Farbe wird auf den gewählten Text übertragen.

TIPP: Pipette Textfüllung und Pipette Füllung in die Schnellzugriffsleiste legen

Wenn ich viele Farben übernehmen möchte, oder die Pipette häufiger gebraucht wird, legen Sie die Pipette wie jeden anderen Schalter in die Schnellzugriffsleiste. Rechtsklick auf das Pipettensymbol und anschließend wählen Sie den Befehl „zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“. Sie können BEIDE Pipetten hinzufügen. Zu unterscheiden sind Sie, wenn Sie mit der Maus darüberfahren: Pipette Textfüllung und Pipette Füllung. Der Text ist selbsterklärend.

Meine Schnellzugriffsleiste sitzt unterhalb des Menübandes. Im Original sitzt sie oberhalb des Menübandes. Ändern können Sie das mit einem Klick auf das kleine DropDown Symbol rechts außen auf der Schnellzugriffsleiste – Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Das DropDown-Feld klappt auf und ganz unter wählen Sie den Punkt „Unter dem Menüband anzeigen“.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg mit PowerPoint und bedanke mich für´s Zuschauen.

 

Kopfzeilen und Fußzeilen für jede Seite anders erstellen

Um in einem Word-Dokument verschiedene Kopf- oder Fußzeilen zu nutzen, muss mit Abschnittsumbrüchen gearbeitet werden. Das sind Seitenumbrüche mit zusätzlichen Abschnitten.

 

Der Abschnittwechsel ist einfacher zu verstehen, wenn Sie ihn nutzen wie ein Seitenumbruch. Das ist der Abschnittswechsel auch. Und zusätzlich definieren Sie einen Abschnitt.

 

Das alleine ist nur die „halbe Miete“. Der zweite Teil besteht darin, die Seiten voneinander zu trennen, die Verknüpfung aufzuheben, damit die einzelnen Kopf- und Fußzeilen unabhängig voneinander geschrieben werden können.

 

Wenn man sich das einmal verinnerlicht hat, ist es ganz einfach mit den individuellen Kopfzeilen und Fußzeilen.

 

Zusammenfassend geht es um zwei Arbeitsschritte:

  1. Abschnittsumbrüche einfügen
  2. Deaktivierung bzw. Entknüpfung der Funktion „Wie vorherige“ im jeweiligen Abschnitt der Seite, sowohl für die Kopfzeile, als auch für die jeweilige Fußzeile.

Abschnittsumbrüche einfügen

Den Befehl finden Sie in Word 2016 unter dem Menüpunkt „Layout„. 

In älteren Word-Versionen war das der Befehl „Seitenlayout“.

Abschnittsumbruch einfügen:

  1. Am Ende der Seite oder dort, wo auch immer Sie einen Umbruch „Abschnittsumbruch“ platzieren möchten, positionieren Sie den Cursor und führen den Befehl aus:
    LAYOUT – Umbrüche – Abschnittsumbrüche – Nächste Seite

Es erfolgt nicht nur der Seitenwechsel, es wird auch ein neuer Abschnitt eingefügt und Sie befinden sich sofort auf der darauffolgenden Seite. Im Beispiel hier auf Seite 2.

Klicken Sie nun in die Kopfzeile der neuen Seite. Sie erkennen in der Benennung Kopfzeile -Abschnitt 2- ganz genau, um welchen Abschnitt es sich handelt. Weiter rechts steht das, was wir deaktivieren wollen „Wie vorherige“.

„Wie vorherige“ gilt es zu entknüpfen bzw. zu deaktivieren.

 

Doppelklick in die Kopfzeile aktiviert nicht nur die Kopfzeile, sondern liefert Ihnen gleich das passende Menü „Kopf- und Fußzeilentools und hier speziell „Entwurf“.

Ein Linksklick auf den Befehl „Mit vorheriger verknüpfen“; deaktiviert die Verknüpfung „Wie vorherige“. Irgendwie ist es sperrig, oder? Wenn dort stünde „vorherige Verknüpfung deaktivieren“ wäre es einleuchtender.

Das die Seite von der vorherigen Seite entknüpft wurde, erkennen Sie nun an der fehlenden Beschreibung im Abschnitt.

Für jede Seite die Schritte „Abschnittsumbruch einfügen“ und „Entknüpfen“ wiederholen.

Nun können Sie auf der zweiten Seite die Kopfzeile anderes gestalten, als auf der vorherigen Seite.

Jeden dieser Schritte müssen Sie für jede Seite wiederholen und übrigens auch für die Fußzeilen, sofern Sie diese ebenfalls individuell gestalten möchten. Für ein mehrseitiges Dokument bedeutet das im Nachhinein ganz schön Arbeit.

Viel Erfolg und Spaß mit Word.

Barbara Wrana